Создание автоматизированной информационной системы

Информационная система предприятия (НС) представ­ляет собой информационно-технологическую составляющую бизнес-процессов, направленных на реализацию функций и задач организации. Основными ее элементами являются:

5.2. Создание автоматизированной информационной системы 161

- информация, используемая в процессе реализации функций и задач пользователей;

- совокупность регламентов, определяющих порядок функционирования и развития информационной системы;

- формы документов;

- техническое обеспечение.
Автоматизированная информационная система учета и

управления (АИС) представляет собой совокупность фор­мально фиксируемых информационных процессов, направ­ленных на удовлетворение потребности в информации пользо­вателей на всех уровнях организационной структуры, функ­ционирующая на основе современных информационных технологий. АИС состоит из внешних и внутренних каналов передачи информации, систем ее обработки, накопления и предоставления. Общей целью создания АИС торгового предприятия является информационное обеспечение реализа­ции основных функций управления — планирования, орга­низации, руководства и контроля. Ее внедрение позволяет оптимизировать торгово-технологические процессы, повы­сить производительность труда персонала за счет уменьшения трудоемкости обработки документации, уменьшения коли­чества ошибок и времени на их исправление, сокращения времени движения документов и получения необходимой информации, оптимизации принятия решений за счет разно­образия форм предоставления информации, возможности моделирования и расчета различных вариантов решений. Основными составляющим АИС являются:

- технические средства (компьютеры, локальные и гло­бальные вычислительные сети);

- программное обеспечение (чаще всего стандартное, реализуемое отечественными фирмами-производителями (на­пример, «1С», «БЭСТ», «Новый Атлант» системы «Галакти­ка») и рядом зарубежных фирм;

- информационная структура организации (совокупность формальной информации, структурированной в соответствии с принятой логикой ее использования).

Основополагающими принципами функционирования АИС являются:

162

Глава 5. Связующие процессы в управлении...

1. Системность. Предусматривает совокупность инфор­мационных процессов, реализуемых в системе программ авто­матизированных задач на основе единой базы данных. Фор­мирование единой базы данных предусматривает использова­ние набора решений для ввода информации с подключенного торгового оборудования (контрольно-кассовых машин, скане­ров и принтеров штрих-кодов, электронных весов и проч.).

2. Открытость и развитие. Реализация этого принципа обеспечивается за счет использования открытой технологии, обеспечивающей совместную работу с другими программа­ми и аппаратными средствами. Используемые схемы учета корректируются в соответствии с меняющимися требовани­ями, обеспечивая тем самым адаптацию информационной системы к условиям функционирования организации.

3. Экономичность. Соотношение прибыли от внедрения АИС и затрат на ее создание, функционирование и развитие должно обеспечивать получение установленной нормы при­были.

4. Ответственность. Предусматривает наличие персо­нальной ответственности должностных лиц за формирова­ние и исполнение соответствующих документов, видов ра­бот, связанных с обработкой и предоставлением информа­ции, сроков их проведения и т. д.).

Важнейшей для торгового предприятия информацией, формируемой в базе данных, является информация об объе­ме продаж. Современные информационные технологии по­зволяют получить необходимую информацию в режиме ре­ального времени. Это обеспечивает своевременность приня­тия решений о структуре и сроках закупки товаров или о необходимости проведения мероприятий по стимулирова­нию продаж плохо продаваемого товара. Компьютерные системы позволяют оперативно регулировать перераспреде­ление товара в торговых сетях, обеспечивая тем самым наиболее полное удовлетворение спроса, дифференцирован­ного в соответствии с его территориальной спецификой.

Современная оптовая и розничная торговля использует компьютерные системы, формирующие базу данных для осу­ществления контроля запасов на основе данных складского учета и информации, считываемой непосредственно с кода

5.2. Создание автоматизированной информационной системы 163

упаковки товара в электронных кассовых терминалах. Техно-логия автоматической регистрации характеристик реализуе-мого товара раскрывает возможности для мониторинга про­даж по широкому перечню показателей, являющихся основой для маркетингового анализа факторов спроса.

Современные программные продукты позволяют пользо­вателям осуществлять совместную работу над задачей, оста­ваясь пространственно разделенными друг от друга. Опре­деленные категории персонала предприятий торговли (тор­говые агенты, бухгалтеры) могут успешно реализовывать свои функции, находясь вне рабочих помещений организа­ции. С конца прошлого столетия в России идет процесс интенсивного развития виртуальной торговли, предусматри­вающей через глобальную сеть Интернет предложение, при­ем заказов и оплату покупки.

На основе единого банка данных формируется инфор­мационно-управляющая система, включающая в себя ряд информационных подсистем, обеспечивающих принятие ре­шений в конкретной области управленческой деятельности. •К наиболее важным из них относят:

- управление маркетинговыми исследованиями;

- управление хозяйственными связями;

- управление закупками и продажами;

- управление товародвижением, товарными запасами;

- управление ассортиментом и качеством товаров;

- управление ценообразованием;

- управление персоналом;

- учет и управление финансами;

- управление материально-техническим снабжением.

Создание автоматизированной информационной систе­мы начинается с предпроектного обследования информацион­ной системы организации. Оно проводится по подразделени­ям организации и предусматривает анализ перечня задач и решений, принимаемых персоналом в соответствии с реали­зуемыми функциями, требований, предъявляемых к информа­ции. Далее анализируется входящая и выходящая информация, информация, формирующаяся на рабочих местах, формы до­кументов. Фиксируется движение информации внутри подраз­деления между рабочими местами конкретного подразделения

164

Глава 5. Связующие процессы в управлении...

и между подразделениями организации, связанными между собой решением определенной задачи. На основе полученных данных определяются основные этапы обработки информа­ции, составляется схема ее движения и перечень операций, выполняемых в процессе прохождения информации.

В процессе анализа оценивается соответствие информаци­онных потоков составу принимаемых решений, соответствие характеристик информации требованиям реализации функцио­нальных стратегий. На основе полученной информации опре­деляются основные недостатки действующей системы, необхо­димые ее корректировки (ввод новой информации и исключе­ние ненужной), вносятся изменения в операциях по обработке информации, в сроки их реализации.

Для каждого рабочего места, исходя из набора реализу­емых функций и задач, определяются информационные тре­бования, обеспечивающие эффективную их реализацию, — показатели, частота поступления информации, определяется входная и выходная информация, в случае необходимости разрабатываются ее носители (бланки, формы документов и т. д.), разрабатывается схема движения документов, обеспечи­вающая реализацию конкретной функции. Данные по под­разделениям организационной структуры предприятия исполь­зуются для разработки общей схемы документооборота.

В разрезе функций управления разрабатывается пере­чень основных операций, обеспечивающих движение инфор­мации, осуществляется распределение операций по подразде­лениям, уточняется перечень управленческих решений, прини­маемых на основе получаемой информации, координируются сроки и действия пользователей информационной системы. Далее уточняется система контроля, обеспечивающая эффек­тивное функционирование информационной системы.

Полученная информация позволяет определить:

1. Требуемый уровень решения задач, критерии эффектив­
ности их решения и соответствующие им требования к АИС.

2. Стратегические преимущества, реализация которых должна обеспечиваться в результате внедрения АИС.

3. Направления и механизм реорганизации действую­щей системы.

4. Регламенты функционирования модернизированной системы.

В.Э. Решения в практике менеджмента. Понятие и виды 165

Определение позиции администрации по перечисленным направлениям позволяет обосновать принятие решения по иыбору программной системы и внесению в нее необходимых изменений и дополнений. В рамках проекта комплексной автоматизации предприятия осуществляется оценка эффек­тивности внедрения автоматизированной информационной системы. На практике используется несколько подходов к оценке эффективности внедряемых проектов. Один из вари­антов направлен на определение устойчивых конкурентных преимуществ, приобретаемых предприятием торговли в ре­зультате внедрения системы. Параметры улучшения бизнес-процессов по направлениям деятельности предприятия вы­бираются и оцениваются его специалистами или пригла­шенными экспертами. Эффективность проекта определяется соотношением дополнительной прибыли, получаемой в ре­зультате его внедрения, и затратами на создание и эксплуа­тацию АИС. Источником прибыли является дополнительная информация, обеспечивающая повышение качества реализу­емых функций и принимаемых решений, повышение точности информации и оперативности ее представления. Затраты на создание и эксплуатацию системы складываются из затрат на проектирование, закупку компонент информационной систе­мы, проведение пуско-наладочных работ, обучение персона­ла, создание базы данных, затрат на сбор, обработку, накоп­ление и использование информации.

Внедрение автоматизированной информационной сис­темы осуществляется при активном участии будущих пользо­вателей. Это повышает качество проектных решений, помо­гает преодолеть их недоверие к надежности получаемой информации и снизить сопротивление внедрению системы.