Проектирование и реализация системы контроля

Проектирование системы контроля осуществляется на стадии планирования деятельности организации. Наиболее важные направления контроля сосредоточены в ключевых областях механизма функционирования предприятия. К ним относят:

1. Контроль реализации установленных целей, элемен­тов реализуемой стратегии, частных политик. Наиболее важной составляющей является контроль объемов реализа­ции, частоты и среднего размера покупки. Автоматизиро­ванный контроль продаж с учетом информации за ряд предшествующих лет является важной составляющей систе­мы управления товаром.

2. Контроль исполнения операций. Обеспечивает соот­ветствие производительности труда, качества и времени исполнения операций требованиям, установленным в орга­низации. В процессе контроля определяется уровень реали­зации распоряжений, исполнение внутренних регламентов, законность совершаемых действий, соблюдение установлен­ных правил, процедур.

3. Контроль наличия и движения имущества, денежных средств торговой организации, сохранности товарно-мате­риальных ценностей.

4.2. Проектирование и реализация системы контроля 147

4. Контроль индивидуальных целей персонала органи­зации, интегрированный в систему оценки результативности работников, исполнения взятых обязательств.

5. Бюджетный контроль. Он базируется на разработке бюджетов по ключевым направлениям и позволяет повысить финансовую ответственность подразделений и специалистов за результаты деятельности.

6. Контроль качества поставляемых товаров, обслужи­вания и предоставляемых дополнительных услуг. Место и время контроля качества товаров выбирается с момента приемки товара, в точках наиболее вероятной потери каче­ства по мере его движения со склада в торговый зал.

7. Контроль товарных запасов. Цель контроля — обеспе­чение бесперебойности продажи товаров с учетом оптимиза­ции затрат, обусловленных их закупкой и хранением. Направ­ления контроля определяются по месту формирования издержек:

-контроль закупки товаров (работа с поставщиками, объемы, цена, сроки закупки);

-контроль процедуры оформления заказов, транспор­тировки товаров и их приемки;

-контроль сохранности товарных запасов и затрат на хранение (размещение товара в местах хранения, складские расходы, потери в процессе хранения — снижение качества, порча, естественная убыль, кражи);

- контроль обеспеченности товарными запасами.

8. Контроль ассортимента и системы торгового обслу­
живания. Контролю подлежит качество используемых тех­
нологий продаж товаров, широта и глубина товарного
ассортимента, адекватность системы поставок сложившему­
ся спросу, квалификация торгового персонала.

При разработке системы контроля организации принима­ется решение о видах реализуемого контроля. В соответствии со спецификой торгово-технологического процесса различают:

1. Предварительный или упреждающий контроль. Про­водится до поступления товаров в торговый зал или на ста­дии подготовки к выполнению тех или иных работ, реализа­ции процессов. Его цель — предупреждение возникновения возможных проблем. Предварительный контроль проводится в отношении:

148

Глава 4. Система внутриорганизационного контроля

-трудовых ресурсов (например, подбор исполнителей);

- материальных ресурсов (например, оценка качества товаров, подбор и профилактический осмотр оборудования);

- финансовых ресурсов (например, планирование фи­нансов).

2. Текущий или сопутствующий контроль. Осуществля­ется непосредственно в ходе работы или в процессе продажи товаров покупателям. Его проведение — чаще всего преро­гатива руководителей среднего и низовых звеньев управле­ния. Суть контроля чаще всего сводится к наблюдению за работой исполнителей. Он дает информацию для оператив­ного вмешательства в ход процессов. Объектом такого кон­троля, как правило, является торгово-оперативный и вспо­могательный персонал. Поэтому важно правильно устанав­ливать время и периодичность проведения этого вида контроля. Он проводится на основе директивной докумен­тации, письменных и устных распоряжений руководства.

3. Заключительный контроль. Проводится после завер­шения работы. Он предоставляет информацию о достигнутых результатах, служит основой будущего планирования, по­зволяет выявить проблемы и пути их решения. Заключитель­ный контроль, фиксирующий результаты работы персонала, служит основанием для поощрения работников.

Проектирование системы контроля предполагает про­работку механизма реализации его основных этапов. К ним относят: подбор контролируемых стандартов, измерение, сравнение результатов измерения со стандартами, выявле­ние причин отклонений, корректировка действий.

Установление стандартов. Стандарты должны адекват­но отражать назначение контроля, способствовать реализа­ции его цели. Например, контроль, проводимый с целью повышения эффективности труда работника, не должен сво­диться к проверке его присутствия на рабочем месте. Четкие, однозначно воспринимаемые стандарты позволяют измерить (оценить) степень их достижения. Наиболее легко поддаются измерению количественные стандарты. При необходимости использования качественных стандартов необходимо дать подробное их описание. При выборе стандартов определяют­ся сроки их достижения, размер допустимых отклонений.