В организационной структуре

Первичным звеном организационной структуры, за которым закрепляются конкретные функции и задачи, явля­ется должность Совокупность должностей торговой органи­зации подразделяется на три основные группы.

- административно-управленческий персонал, специа­листы и служащие,

- торгово-оперативный персонал;

- вспомогательный персонал.

Перечень должностей приводится в штатной структуре организации За каждой из них закрепляется определенный объем полномочий и ответственности Должностные пол­номочия представляют собой право совершать определен­ные действия, принимать решения по конкретному кругу вопросов, отдавать распоряжения. Работник, занявший должность, приобретает статус должностного лица. Руко­водящие должностные лица наделяются властными полно­мочиями, выражающимися в праве подписи соответствую­щих документов или дачи устных распоряжений. Властные полномочия представляют собой ограниченное право распо­ряжаться частью ресурсов организации и направлять усилия работников на решение определенных задач. Властные долж­ностные полномочия определяют объем формальной влас­ти, предоставляемой работнику должностью Их реализация должна подкрепляться другими формами власти, например авторитетом Несоответствие должностных и реальных полномочий снижает эффективность управления и может привести к вынужденному сложению должностных полно­мочий.

Различают несколько видов должностных полномо­чии распорядительные, рекомендательные, контрольно-счетные, координационные, согласительные. Распоряди­тельные полномочия предоставляют право принимать ре­шения, обязательные для исполнения Они могут быть линейными и функциональными. Линейные полномочия дают

3 2 Распределение полномочий и ответственности...

113

право непосредственного воздействия на работника или ход операции. Функциональные полномочия реализуются через право принятия специализированных решений, обя­зательных для исполнения работниками, находящимися в непосредственном подчинении линейных руководителей. Обычно такими полномочиями обладают главные специ­алисты (главный бухгалтер, главный экономист, главный технолог) и руководители служб (планового отдела, отде­ла маркетинга, отдела сбыта). Рекомендательные полно­мочия предусматривают право консультирования руково­дителей и исполнителей. Ими наделяются специалисты, референты, консультанты. Контрольно-счетные полномо­чия предоставляют право осуществлять проверку деятель­ности отдельных руководителей, исполнителей или опреде­ленных видов деятельности. Координационные полномочия наделяют правом согласовывать деятельность отдельных звеньев организационной структуры. Согласительные пол­номочия дают право выражать отношение к решениям, принимаемым в рамках линейных и функциональных пол­номочий Различают предостерегающие и блокирующие согласительные полномочия. Предостерегающие полномочия имеют форму визирования решений, принимаемых линей­ными или функциональными руководителями. Блокирующие согласительные полномочия позволяют блокировать ис­полнение принятого решения. Объем властных полно­мочий определяется сложностью, важностью и разнообра­зием реализуемых функций.

Объему полномочий соответствует конкретный объем ответственности. Ответственность представляет собой обя­зательство работника осуществлять на определенном уровне решение задач, выполнять функции и действия, предусмот­ренные данной должностью. Различают административную (должностную) и функциональную (исполнительскую) от­ветственность. Административная ответственность представ­ляет собой обязательство обеспечивать условия для осуще­ствления определенного вида деятельности. Функциональ­ная ответственность является обязательством выполнения конкретной работы с учетом установленных требований.

114

Глава 3. Основы организационного дизайна...

Она может делегироваться на нижестоящий уровень при сохранении за менеджером административной ответствен­ности.

Выделяют несколько уровней ответственности. Низкий уровень ответственности устанавливается только для испол­нителей работы, не связанной с возможностью возникнове­ния ущерба: аварий, брака, простоев, недостачи товарома-териальных ценностей. Средний уровень ответственности предусматривает возможность нанесения ущерба в результа­те неправильных действий (ответственность за денежные средства, материальные ценности, безопасность подчинен­ных, документы). Ею наделяются как руководители, так и исполнители. Высший уровень ответственности предполага­ет полную ответственность руководителя за работу органи­зации или подразделения.

В соответствии с уровнем концентрации большей части властных полномочий в организационной структуре разли­чают централизованные и децентрализованные структуры. Централизация рассматривается как сосредоточение боль­шей части полномочий и ответственности на высших уров­нях управления в едином центре. В децентрализованных структурах властные полномочия и ответственность рассре­доточиваются на средние и нижние звенья управления (вер­тикальная децентрализация) и в пределах одного уровня иерархии (горизонтальная децентрализация).

К наиболее важным преимуществам вертикальной цен­трализации относятся следующие:

1. Централизация позволяет улучшить качество реализа­ции специализированных функций за счет принятия решений более квалифицированными и опытными специалистами.

2. Повышается эффективность контроля, и обеспечива­ется координация действий персонала в направлении приня-той стратегии.

3. Централизация способствует оптимальному распре­делению товарных, трудовых и финансовых ресурсов орга­низации.

4. Снижаются затраты на единицу стоимости товара в результате централизации функций, связанных с закуп­ками товаров, информационным обеспечением, рекламной

3.3. Анализ и проектирование структуры организации 115

деятельностью и проч. Снижаются расходы на реализацию административно-управленческих функций за счет отсут­ствия их дублирования на нижних уровнях управления. К недостаткам централизации относят:

1. Снижение адаптационных возможностей организа­
ции за счет исключения низового звена, обладающего опе­
ративной информацией, из процесса принятия решений и
отсутствия возможности непосредственно на местах реаги­
ровать на изменение рыночной ситуации.

2. Ограниченные условия для развития персонала низо­
вого звена, роста квалификации, реализации внутренние
мотивов его трудового поведения.

На практике вопрос о целесообразности децентрализа-ции тех или иных функций решается на основе анализа эффективности действующей структуры организации.