Форми колективного обговорення професійних проблем

У процесі виробничої діяльності постійно постають питання, які для швидкого та ефективного вирішення потребують думки колективу, погляду компетентної особи, фахівця, практика. На одній із ратуш Данії написано: “Ніхто не знає так багато, як усі ми разом”. У ментальності українського народу також закладено спільне розв’язання проблеми, наприклад: “Голова добре, а дві – краще”, “Дружно люди візьмуться – гори здадуться” та ін. Тому керівникові будь-якого рівня не обійтись без використання колективного інтелекту.

Найкращим засобом вирішення багатьох питань здебільшого є, звичайно, нарада, яка передбачає спільне обговорення, вирішення певних питань, вироблення та прийняття рішень у всіх сферах громадського й політичного життя. Наради бувають запланованими, регулярними та позаплановими. З погляду мети розрізняються: оперативні (п’ятихвилинки) – призначені для передавання інформації «знизу» керівникові про стан справ, від інших видів відмінні стислістю виступів (2-3 хвилини); навчальні – надають її учасникам певні знання, підвищують їхній рівень і кваліфікацію; інформативні – знайомлять з конкретною інформацією, новими положеннями, постановами, виробничою ситуацією тощо; роз’яснювальні – мають на меті формування стратегічного й тактичного плану виробництва, переконують учасників у діяльності такого рішення, готують підстави для прийняття будь-якого важливого рішення; інструктивні – передають та деталізують вказівки та розпорядження адміністративних органів; проблемні – призначені вирішувати складні питання, ситуації, конфлікти і т. ін., що виникають під функціонування підприємства, установи або закладу; диспетчерські – переробляють інформацію та дають конкретні розпорядження. Дискусійні наради – найбільш демократичний за структурою вид наради. Кожен на такому засіданні може вільно висловлювати свої думки, навіть якщо вони не збігаються з думкою більшості чи самого керівника. Під час проведення таких нарад народжуються справді конструктивні рішення багатьох проблем. Слід пам’ятати, що оптимальна кількість учасників дискусійної наради – 10-12 осіб.

Нарада має три етапи: підготовка, проведення та оформлення результатів.

Під час проведення наради кожен з її учасників має функціональні обов’язки і права. Головуючий на нараді повинен:

- починати нараду та закінчувати її;

- стежити за правильним проведенням наради (керувати обговоренням унесених до порядку денного питань, дотримуватися регламенту, відповідності інформаційних виступів обговорюваним питанням, ставити слушні запитання, систематизувати різні погляди, вчасно робити висновки); стоячи оголошувати прізвища, посаду й тему виступу оратора, пункту порядку денного;

- створити доброзичливу атмосферу для спілкування; наприкінці наради узагальнити зроблені висновки, оголосити підсумки, назвати документи наради.

Секретар повинен підготувати необхідні документи, бо найважливішим у проведенні наради – це результат. Нарада, як і засідання та загальні збори, обов’язково протоколюється.

Окрім нарад, існують ще й інші форми використання колективного інтелекту, наприклад, збори. Ця форма передбачає спільну присутність працівників установи, закладу, організації для вирішення якого-небудь питання, обговорення нагальних проблем.

На відміну від зборів, з асідання – цеформа організації роботи певного постійного органу, підрозділу або групи. Проведення засідань, як правило, передбачено статутом або положенням про організацію установи [9].

РОЗДІЛ 2. Ділові папери як засіб писемної професійної комунікації