Прийом відвідувачів

В усному діловому спілкуванні важливе місце посідає повсякденний контакт посадової особи з підлеглими, представниками інших установ чи фірм. Виконуючи службові обов’язки, доводиться постійно мати справу з відвідувачами.

Прийом відвідувачів передбачає:

- наявність графіка прийому із суворо регламентованими годинами, прізвища керівника або інших осіб, уповноважених вирішувати питання, з якими звертаються відвідувачі;

- неодмінне дотримання графіка прийому, неприпустимість його порушення;

- належне обладнання місця прийому, створення всіх необхідних умов для відвідувачів;

- наявність секретаря, який завжди повинен бути привітним, уважним, високо освіченою та комунікабельною особою;

- ведення журналу для запису на прийом.

Слід також пам’ятати, що існують певні вимоги й до відвідувача. Насамперед необхідно вчасно з’явитися на прийом, попросити дозволу зайти, дочекатися запрошення сісти. Далі стисло викласти суть справи, в якій прийшов, чи прохання.

Особа, яка здійснює прийом повинна привітатися з відвідувачем, запропонувати йому сісти. Підводитися чи не підводитися керівникові, власне, залежить від ситуації, характеру прийому, службового становища відвідувача, статі й т. ін. За будь-яких обставин особі, яка здійснює прийом, належить виявляти зацікавленість, бути уважною, доброзичливою, толерантною, витриманою, намагатися всіляко допомогти в розв’язанні проблеми. Щодо мови, то вживати тільки літературну мову, уникати жаргонізмів, сленгу. Не слід вдаватися до слів з відтінками іронії, зневажливості або негативної оцінки. Тон розмови має бути діловий, стриманий, спокійний, темп мовлення – неспішний.