Документ, його функції

Латинське слово dokument означає зразок, взірець, доказ. В українській мові це слово з’явилося у кінці ХVII – на початку ХVIII століття і позначало папери, які підтверджували чиїсь права, законність певних дій, тобто мали юридичну силу. Слово “документ” витіснило з ужитку українські – грамота, лист, листовне підтвердження, і стало засобом закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти події, розумову діяльність людини. Також це будь-яке офіційне свідчення, доказ достовірності дії, предмета, поняття.

Виходячи з визначення ОДС, документ – це письмовий діловий тест про факти, події, явища об’єктивної дійсності, який побудований за певною схемою, моделлю і виконує, крім загальної для всього стилю, конкретну, тільки йому властиву функцію. Сучасний діловий документ має велике правове і господарське значення, він є елементом стилю управління.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони є писемним доказам, джерелом відомостей довідкового характеру [34].

Поняття культури документа реалізується в таких вимогах:

- документ видає повноважний орган або особа відповідно до її компетенції;

- документ не може суперечити чинному законодавству і директивним указівкам керівних органів;

- документ мусить бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва, тобто базуватися на фактах і містити конкретні пропозиції або вказівки;

- документ має бути укладений за встановленою формою;

- мова документа мусить відповідати вимогам, які висуваються до мови ОДС узагалі;

- документ має бути бездоганно відредагований і оформлений згідно з вимогами.

Ефективним засобом підвищення загальної культури ділового мовлення є стандартизація мови. Це встановлення певних правил добору слів і термінів, побудови речень і словосполучень під час укладання документів, творчість як така в документах відсутня. Укладач змушений користуватися установленими правилами й не відходити від них, тобто дотримуватися певного регламенту, що у свою чергу призводить до стандартизації мови і схеми документів. Отже, регламентація і стандартизація мови є визначальною ознакою текстів ділового стилю.

За ступенем регламентації і стандартизації документи поділяються на дві групи:

1. Документи з високим рівнем стандартизації, які відповідають всім стандартам; якщо хоча б один із них порушено, документ не матиме юридичної сили (паспорт, різного роду свідоцтва: про народження, шлюб, смерть). Такі документи, як правило, готуються заздалегідь і виготовляються спеціальними державними установами на папері з водяними знаками.

2. Документи з низьким рівнем стандартизації – документи з певною формою побудови, загальними принципами укладання, а текст і мовні засоби автор-укладач добирає сам (характеристика, автобіографія, розписка, наказ, резюме, службовий лист тощо).

На відміну від інших рис ділового стилю, які закріплені традицією, стандартизація і регламентація закріплені ще й законом: оформлення документів визначено певними стандартами, розробленими Державним комітетом стандартів.