Особенности труда менеджера в сфере внешнеэкономической деятельности (ВЭД)

Труд менеджера в сфере внешнеэкономической деятельности, носит многогранный и специфический характер, в нем сочетаются элементы науки и искусства, переплетаются организаторские способности и профессиональное мастерство, дополняют друг друга жизненный опыт и интуиции предпринимателя, выдержанность поведения и решительность, твердость характера и вдумчивое отношение к людям, умение предугадывать и снимать конфликтные ситуации. Естественно, что в практической, деятельности все эти характерные черты труда менеджеров в сфере внешнеэкономической деятельности проявляются во взаимосвязи и, чаще всего, в обобщенном виде.

Остановимся на рассмотрении некоторых специфических черт труда менеджеров в сфере внешнеэкономической деятельности.

Труд в сфере обращения. Первой особенностью труда менеджера в сфере внешнеэкономической деятельности является то, что в процессе труда менеджера фирм и отделов материальные ценности непосредственно не производятся. Однако относить полностью труд работников данной сферы к административно-управленческому было бы неправильно, т. к. это не соответствует роли и функции торгово-экономических, валютно-финансовых и научно-технических связей в процессах производства и воспроизводства. Внешнеэкономическая деятельность, является прямым и взаимосвязанным продолжением процесса производства. Труд в этой сфере носит необходимый, полезный, производительный характер, и непосредственно влияет на повышение благосостояния и уровня жизни всех членов общества.

Один из видов умственного труда. Вторая особенность труда менеджера в сфере внешнеэкономической деятельности, заключается в том, что данный труд является разновидностью умственного труда. Поэтому ему присуши в основном все те характерные признаки, которые свойственны умственному труду вообще, а именно:

а) труд менеджера как один из видов умственного труда характеризуется функцией целеполагания, т.е. идеальным представлением того, что должно быть сделано физически. В конце коллективного процесса труда получается результат, который уже в начале этого процесса имелся в представлении менеджера;

б) отличием труда менеджера как специфического вида умственной деятельности является объект его воздействия — отдельные участники, коллективы и связи между ними. Труд менеджера — это прежде всего работа с людьми, деятельность, объектом которой выступает не только отдельный человек, как участник коллективного трудового процесса, но и весь коллектив в целом;

в) труд менеджера — это такой вид умственной деятельности, в котором значительную роль играет творческий, интеллектуальный элемент, включающий прогнозирование и планирование, анализ и оценку, проработку и принятие решений управленческого, экономического, инженерного, организационного, социального, технико-технологического и психологического характера.

Но доля творческих моментов в труде менеджеров различных уровней и категорий внешнеторговых организаций весьма различна и может быть сведена к трем основным видам:

1. Труд творчески самостоятельный, когда менеджер сам выбирает себе объект трудовой деятельности, режим труда, методику проведения работы и т. д.

2. Труд творчески самостоятельный в пределах полученного задания (сроки и ресурсы строго указаны и ограничены), но методика работы в этих пределах выбирается самостоятельно.

3. Труд чисто исполнительский, наименее самостоятельный, когда необходимо строго выполнять указания, инструкции и т. д.;

Следующей особенностью труда менеджера как специфического вида умственной деятельности является то, что он не просто воздействует на коллективы людей, отдельных работников и их производственные отношения, связи, а воздействует активно через принятие управленческого решения. Управленческое решение — результат труда менеджера и квинтэссенция всего управленческого процесса. Функции управления реализуются именно в управленческом решении, и весь процесс управления подчинен одному общему замыслу — принятому решению.

Предметом и результатом труда менеджера является информация. Третья особенность труда менеджера в сфере внешнеэкономической деятельности состоит в том, что непосредственным предметом его труда выступают не материальные, вещественные элементы производства, а устная или письменная информация. Информация - это исходный момент, и необходимое условие, и способ фиксации действий, и предмет, и результат труда менеджера. Труд менеджера представляет по своей сущности информационный процесс с обратной связью и сводится, в основном, к переработке больших объемов устной или письменной информации как основы для принятия своевременных решений.

Менеджеру в процессе выполнения своей деятельности приходится детально прорабатывать громадный объем документной информации, включая информацию на иностранных языках, писать и считать, слушать и проводить беседы, переговоры, выступать публично и т. п. В этом заключается не только одна из особенностей труда менеджера, но и, как следствие этого, специфика техники его личной работы.

Труд менеджера сложный, многогранный и требующий специальной подготовки. Одна из основных особенностей труда менеджера в сфере ВЭД заключается в том, что в процессе выполнения своих функций он решает задачи самого разнообразного характера: политические, экономические, коммерческие, юридические, организационные, социологические, психологические, научно-технические, транспортные, финансовые, конъюнктурные и другие. Поэтому, что бы выполнять свои обязанности, менеджер должен пройти специализированную и весьма разностороннюю подготовку. Помимо специального внешнеэкономического образования и знания иностранного языка менеджер фирмы или функционального отдела должен обладать определенным опытом работы в данной области, а также постоянно поддерживать высокий уровень своих профессиональных знаний и общего развития.

В современных условиях кардинального обновления жизни нашего общества и перехода к рыночным формам хозяйствования менеджер должен детально разбираться в проводимых структурных изменениях системы управления народным хозяйством, отраслями, производственными предприятиями, внимательно изучать нормативные документы по вопросам внешнеэкономической деятельности.

Труд в сфере внешнеэкономической деятельности требует от менеджера глубоких разноплановых и профессиональных знаний в области управления и организации труда, международного права, гражданского и трудового права, маркетинга и конъюнктуры мировых товарных рынков, цен и ценообразования, техники и технологии экспортно-импортных операций, финансирования и кредитования, бухгалтерского учета и анализа хозяйственной деятельности, экономико-математических методов и использования ЭВМ. Менеджер как лицо, возглавляющее коллектив людей, должен в своей работе использовать знания основ социологии, психологии и педагогики.

Другими словами, работа менеджера требует подготовки в специализированных учебных заведениях, институтах повышения квалификации, центрах по подготовке менеджеров.

Труд менеджера творческий, инициативный и самостоятельный. В работе менеджера центральное место занимает творческий, инициативный процесс по подготовке и принятию решений с целью выполнения поставленных задач. Разработка организационных мероприятий по выполнению заданий, прогнозирование и определение перспективных рынков для размещения заказов, поиск партнеров, необходимость обобщать и критически оценивать опыт, подвергать анализу имеющиеся данные, оперативно находить правильные и эффективные решения, предвидеть трудности, идти на обдуманный риск и т.д., что требует творческого подхода, личной инициативы.

Одной из отличительных черт труда менеджера является самостоятельность и высокое чувство ответственности. Менеджер полностью отвечает за результаты подчиненного ему коллектива людей. Распоряжения вышестоящего руководства, рекомендации и указания функциональных подразделений имеют, как правило, общую направленность, предполагающую самостоятельную разработку вопросов.

Труд организаторский. Важным аспектом в труде менеджера в сфере внешнеэкономической деятельности является организаторский характер данного вида труда. Например, менеджер фирмы организует, направляет и контролирует работу всех звеньев, участков. В процессе управления фирмой он осуществляет одну из важнейших функций — функцию организации всей оперативно-коммерческой, планово-экономической, валютно-финансовой и научно-технической деятельности. Четкое определение функций каждого сотрудника и их осуществление — аксиома эффективной организации управления фирмой.

Постоянное общение с представителями иностранных фирм и выезды за границу. Одна из главных особенностей труда менеджера в сфере ВЭД состоит в том, что по роду своей работы ему постоянно приходится общаться с представителями иностранных фирм и организаций как внутри страны, так и за рубежом. Работа с иностранцами требует определенных знаний, знаний не только иностранного языка, но и экономики данной страны, особенностей внешнеэкономической политики, объемов, географического распределения, товарной структуры внешней торговли, торгового баланса, экономического и научно-технического уровня, цен и ценообразования, валютно-финансовых, транспортных, правовых вопросов и многого другого. Важное место занимают знания обычаев и культуры, особенностей национальных черт представителей той или иной страны.

Выезд на работу за границу, к сожалению, еще сопряжен с большими организационными трудностями, преодоление которых требует определенных знаний. Это знания о получении виз, паспорта, транспортных билетов, доставке и оформлении багажа, вопросов проживания, передвижения и питания, суточных расходов, таможенных правил, протокольных мероприятий, этикета и т. д. Работа за рубежом требует от менеджера высокой профессиональной подготовки и самостоятельности. В ряде случаев необходимо выполнять и функции оперативно-коммерческого работника, уметь провести деловые переговоры и оформить сделку, контракт, договор или другие документы. Особое внимание нужно уделять детальной проработке вопросов загранкомандировки до отъезда, т. к. согласовывать или консультироваться за рубежом бывает некогда, негде и не с кем.

Активное применение иностранных языков. Следующей характерной чертой труда менеджера в сфере внешнеэкономической деятельности является активное применение иностранного языка. Использование иностранного языка — это неотъемлемая часть каждодневного труда менеджера: чтение иностранной корреспонденции, просмотр каталогов, проспектов, предложений и другой информации контрагентов, проверка писем, телеграмм, контрактов, переговоры с представителями иностранных фирм и организаций.

Участие менеджера в протокольных мероприятиях. Специфической чертой труда менеджера в сфере внешнеэкономической деятельности является участие в протокольных мероприятиях с представителями иностранных фирм и организаций (приемы, банкеты, обеды и т.д.). Менеджеры внешнеэкономических организаций сами приглашают или приглашаются на различные официальные и неофициальные приемы в представительства иностранных фирм, рестораны, дома приемов и т. п. Следует отметить, что участие в протокольных мероприятиях — не праздное развлечение, а продолжение работы в специфических условиях. Хорошие знания менеджером основ дипломатического протокола, этикета и т. и. способствуют урегулированию нерешенных вопросов, получению полезных сведений, налаживанию деловых контактов, укреплению коммерческого авторитета и дружественных отношений с представителями других стран.

Выдержанность поведения. Специфика деятельности менеджера в сфере ВЭД, как мы уже отмечали, состоит в постоянном общении с представителями иностранных фирм и организаций. Эти контакты должны быть деловыми и конструктивными, свободными и естественными в соответствии с общепринятыми правилами поведения. Во время переговоров с представителями иностранных фирм менеджер обязан сдерживать свои чувства и эмоции. Это является одной из форм профессионального мастерства. Неуверенность, чувство досады или ликования могут нанести вред результатам работы, расстроить выгодную сделку и сорвать всю кропотливую подготовительную работу коллег.

Для менеджера в системе ВЭД выдержанность поведения, контролирование своих чувств, эмоций и тем более высказываний, умеренность в привычках, ясность в изложении мыслей, знание границ дозволенного, умение ориентироваться в осложнившейся ситуации — неотъемлемые элементы профессионального мастерства.

Многочисленность и разнообразие служебных контактов менеджера. Труд менеджера в сфере ВЭД предельно насыщен, поэтому весьма разносторонни и многочисленны деловые контакты. При этом нужно отметить трудно планируемый характер ряда этих контактов. Невозможно предусмотреть инициативные междугородние и международные телефонные звонки, встречи с представителями отечественных и иностранных фирм и организаций. Менеджер должен уделить внимание бизнесмену, даже если тот прилетел без предупреждения. Нецелесообразно отказываться от встречи с представителем ранее неизвестной фирмы, который вел переговоры по другим вопросам и в другой организации, но заинтересовался товарами или услугами вашей фирмы. И, конечно, невозможно спланировать и даже предвидеть вызовы к руководству всех уровней и как всегда по срочным вопросам», Ежедневно и постоянно приходится решать вопросы с вышестоящими менеджерами и специалистами заказчика импортной продукции или поставщика экспортной, функциональными органами, управлениями и организациями и др., а также с представителями иностранных фирм, банков и организаций, представителями заводов и научно-исследовательских институтов и многими, другими.

Неразглашение и охрана коммерческой, конъюнктурной информации и государственных тайн. Информация и характер сведений, поступающих к менеджеру в сфере ВЭД для принятия решений, нередко является коммерческой, служебной или государственной тайной. Постоянные контакты с представителями иностранных фирм, компаний и организаций вырабатывают у менеджера профессиональное чувство охраны секретных или оперативно-коммерческих и конкурентных сведений. Такое чувство не должно рассеиваться, притупляться ни временем, ни местом, ни окружающей обстановкой.

В настоящее время развитие демократизации и гласности в жизни нашего общества, получение права самостоятельного выхода на внешний рынок государственных, хозяйственных, общественных, кооперативных и др. предприятий и учреждений трактуется некоторыми представителями этих организации чуть ли не как отмена всех ограничений в контактах, передаче информации и т. д. Нет оснований сомневаться и в чисто коммерческих интересах большинства бизнесменов, с которыми мы работаем. Но вместе с тем практика показывает, что в ряде случаев иностранные фирмы используют в своих интересах информацию о новых технологиях, технических решениях, изобретениях, а участники ВЭД и наше государство в целом теряют значительные суммы и несут порою невосполнимые потери от некомпетентного использования служебной, коммерческой и государственной тайн.

Повышенные требования к написанию и оформлению внешнеторговых документов. Как было отмечено ранее, предметом и результатом труда менеджера в сфере внешнеэкономической деятельности является устная и письменная информация. Работа с документной информацией занимает значительную часть рабочего времени менеджера, т. к. документ — средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Документы имеют юридическое значение для арбитражных или судебных органов, поэтому к написанию и оформлению внешнеэкономических документов (в особенности договоров, контрактов, финансовых, транспортных, таможенных и других документов) предъявляются повышенные требования. Документы, обеспечивающие экспортно-импортные операции, должны быть оформлены в соответствии с общепринятыми в мировой практике правилами, они не должны содержать неясных, нечетких и тем более двусмысленных выражений, ибо иностранный контрагент может истолковать их в свою пользу.

Особое значение в современных условиях приобретает повышение профессионального уровня работы менеджера с документной информацией, использования методов и приемов выполнения наиболее массовых и трудоемких операций по обработке все возрастающего потока внешнеторговых документов, решения вопросов организации личного труда менеджера с помощью персональных компьютеров.

Постоянное повышение деловой квалификации. Современные условия требуют от менеджера в сфере ВЭД постоянного повышения деловой квалификации.

Большое влияние на внешнеэкономическую деятельность оказывают изменения как внешней, так и внутренней политики государства. Кардинальная реорганизация системы управления экономикой в целом и внешнеэкономической деятельностью, в частности, структурные изменения органов управления и осуществления внешнеэкономической деятельности на государственном, региональном, отраслевом и производственном уровнях, переход на рыночные формы хозяйствования требуют от менеджеров внимательного изучения этих вопросов.

Как мы уже отмечали, труд в сфере ВЭД чрезвычайно многообразен и сложен. При этом имеет место непрерывный процесс преобразований, дифференциации, специализации, структурных изменений и внедрения новых организационных форм управления и осуществления внешнеэкономической деятельности.

Повышение деловой квалификации требует и широкого применения в практике внешнеэкономических организаций ЭВМ и персональных компьютеров, т. к. мировая практика убедительное показывает, что автоматизация и механизация труда, широкое использование средств организационной и вычислительной техники, современных средств связи освобождает менеджеров всех уровней от выполнения трудоемких непроизводительных операций, позволяет существенно повысить производительность и качество труда, усилить функции логического анализа получаемых данных, создает возможности для принятия обоснованных оптимальных решений.