Подготовьте наглядные пособия и материал для раздачи

Исследования, посвященные деловому общению, показывают! что наглядные пособия существенно повышают убедительность из­ложения. Докладчики, использующие наглядные пособия, выглядят; более подготовленными и профессиональными, их лучше понимают, их материалы вызывают больший интерес. Наглядные пособия по­вышают интерес к материалу и помогают менять темп доклада: при­ковывают внимание аудитории. В учебном процессе наглядные по­собия повышают усвоение материала и помогают сосредоточиться.

Включайте в учебное занятие разнообразные наглядные пособия, позволяющие осветить ключевые моменты и создать четкую струк­туру презентации. Наглядные пособия также помогают справить­ся с волнением, поскольку слушатели смотрят не только на вас, но и на них.

Вместе с тем наглядные пособия отнюдь не являются единствен­ным ключом к успеху. Правильно подобранный иллюстративный ма­териал позволяет:

■ усилить воздействие вашего сообщения. Наглядные пособия подчеркивают основные понятия, идеи, облегчают понимание мате­риала;

■ подают информацию сжато и проясняют взаимосвязь между от­дельными мыслями, частями оборудования или этапами процесса;

■ организуют и структурируют материал, помогают аудитории со­здать целостное представление о теме доклада.

Наконец, наглядные пособия должны содержать больше изобра­жений, чем текста. Докладчики часто перегружают иллюстративные материалы ненужной информацией. Избегайте перегруженных слайдов, затянутых докладов, подробные сведения приводите в материале для раздачи, где могут содержаться примеры, рисунки, факты, дру­гие подробности, необходимые сотрудникам.

Необходимое оборудование.

Перечислите все необходимое вам оборудование: компьютер, про­ектор, видеомагнитофон, монитор. Выясните, где можно найти такое оборудование, следует ли его заказать заранее.

5. Запланируйте прикладную/практическую деятельность

Численность группы зависит от участия ее членов в обучении и практике. Наметьте мероприятия, во время которых сотрудники применяют полученные знания и навыки.

Как правило, практика следует после презентации, но помните о правиле 20 минут! В среднем взрослый человек способен вниматель­но слушать не более 20 минут, поэтому избегайте затянутых докла­дов. Если у вас длинное сообщение, целесообразно включить в него обсуждение, групповые мероприятия, просмотр видеоматериалов, ответы на вопросы, практическую деятельность. Внесите разнообра­зие и повысьте заинтересованность слушателей, максимально связав свое сообщение с практической деятельностью сотрудников.

В частности, используйте работу в малых группах, где сотрудни­ки обсуждают вопрос или рабочее задание. После этого они могут поделиться своими соображениями со всей группой. Чем активнее вы вовлекаете слушателей в обсуждение или деятельность, тем про­ще удерживать их внимание. Работа в малых группах имеет еще одно преимущество: вы «уходите со сцены», находитесь среди участников и можете давать рекомендации в случае необходимости.

Например, если вы проводите занятия для менеджеров по персо­налу, вместо лекции можно предложить участникам выделить не­сколько типичных ситуаций и проблемных сфер. Затем разделите руководителей на малые группы, дайте им копии инструкций и предложите найти решения проблемных ситуаций. Каждая группа может работать над собственными ситуациями или проблемами или над стандартным их набором. После этого представители групп сооб­щат о результатах работы и смогут ознакомиться с опытом друг дру­га. Доказано, что человек лучше запоминает то, до чего доходит сам, а не то, о чем узнает с чужих слов.

Оцените, сколько времени потребуется для практических занятий. Часто это занимает больше времени, чем первоначально планировалось!

Запланируйте деятельность по обзору материала и оценке его усвоения

Подумайте, как можно оценить усвоение учебного материала. Можно провести контрольный опрос, организовать групповую деятельность, раздать задания. Наконец, сделать обзор задач и основных те занятия. Можно предложить сотрудникам записать три момента, которые они усвоили, или три важных навыка, которые они смогут применить в работе. После этого предложите каждому прочитать ответы

Исходя из запланированных мероприятий, оцените продолжительность обзора/оценивания. Как правило, на это уходит от 5 до 10% общего времени занятия.

План действий

Эффективность обучения тесно связана с уверенностью в своих силах, которая приходит с практическим опытом. Отрепетируйте учебное занятие с коллегами, пусть они выскажут свои соображения, используя бланк ответной реакции, приведенный в табл. 5.4.

Имейте в виду, что можно делать отметки одновременно в колонках «Хорошо» и «Требует улучшения». Например, одни наглядны пособия могут быть хорошими, а другие нуждаться в улучшении. Слушатели могут поставить вопросительный знак, если данная деятельность отсутствует, и «-», если она неприменима. В разделе комментарии/предложения попросите отметить сильные стороны, а так же рекомендации по совершенствованию.

Таблица 5.4