Проведение занятия

Не существует универсального рецепта проведения учебного за­нятия, в разных случаях предпочтительны разные техники. Изложен­ные здесь предложения следует воспринимать как рекомендации, од­нако вам нужно поэкспериментировать, чтобы выбрать самый удачный подход.

1. «Обуздайте» свои эмоции.

Несмотря на самую тщательную подготовку, большинство людей, особенно не имеющих педагогического опыта, испытывают волнение накануне занятия. Опытные инструкторы умеют контролировать и направлять свои эмоции. Вот некоторые предложения, как это мож­но сделать.

■ Не концентрируйтесь на своих опасениях, лучше подумайте о са­мом выступлении и слушателях. Опирайтесь на свой опыт, пре­дыдущие успехи и благоприятные результаты занятия.

■ Прибыв на место занятия, сублимируйте нервную энергию в фи­зические действия. Приветствуйте людей, разговаривайте с ними, выпейте чаю или кофе, держите себя максимально естественно и свободно.

■ Избавьтесь от напряжения и тревоги с помощью глубокого дыха­ния. Когда люди пребывают в напряжении, мышцы живота «ка­менеют», дыхание осуществляется преимущественно верхушками легких; воздухообмен ограничен. Объем воздуха при полном вдо­хе в 8-10 раз больше, при этом в организм поступает больше ки­слорода, проходит усталость, возникает бодрое настроение. Что­бы переключиться с грудного на абдоминальное дыхание, сделайте глубокий вдох, затем выдохните через рот, звук должен напоми­нать вздох облегчения.

■ Не давайте пересохнуть горлу, держите в учебном помещении графин с водой и стакан. Не пейте много кофе — кофеин повыша­ет нервную возбудимость и является мочегонным, придется по­кидать помещение!

■ Когда вы будете готовы начать, обведите аудиторию глазами и ус­тановите зрительный контакт со всеми присутствующими. У слу­шателей создается впечатление, что вы говорите с ними лично.

■ Многие докладчики нервничают и по этой причине начинают го­ворить быстро. Слушатели не успевают воспринимать информа­цию, что отражается на их лицах, а выступающий от этого нерв­ничает еще больше. Подготовившись к выступлению, сделайте глубокий вдох и уверенно начните свою речь. Произносите слова четко и ясно, не бойтесь делать паузы, особенно после приветст­венного слова: аудитория воспринимает паузы как признак уве­ренности и профессионализма.

■ Всеми силами избегайте начинать извиняющимся топом. Если вы не проявите достаточной уверенности по время выступления, слу­шатели не будут вам доверять.

■ Избегайте закрытых или напряженных положений тела, «откры­вайтесь» за счет жестикуляции, выражений лица, интонационно­го разнообразия. Передвигайтесь по помещению, с помощью жес­тов рассеивайте нервную энергию. Движение по направлению к аудитории способствует установлению раппорта и повышению заинтересованности.

2. Используйте адекватные навыки публичных выступлений.

Заинтересованность и энтузиазм заразительны. Проявляйте ин­терес к теме своего выступления, а также к вопросам или коммента­риям. Улыбайтесь, особенно если чувствуете напряжение, — это по­может вам и вашим слушателям расслабиться.

Обязательно установите зрительный контакт со слушателями, осо­бенно в начале занятия. Избегайте обращаться к плакату или экрану.

Жестикуляция и движения должны быть естественными, энер­гичными. Вместо того чтобы принимать напряженные позы или ша­гать из стороны в сторону, старайтесь варьировать свои движения. Приближайтесь к слушателям, когда задаете вопросы или желаете привлечь их к активному обсуждению материала. Избегайте держать руки в карманах, используйте естественные жесты, чтобы подчерк­нуть ключевые моменты,.

Голос: вначале намеренно замедлите темп речи — тревога часто вынуждает говорить быстро, а сознательное замедление речи этому препятствует. Говорите достаточно громко, чтобы каждый присут­ствующий мог вас слышать, варьируйте темп и интонацию, чтобы подчеркнуть ключевые моменты. Не бойтесь делать паузы и говори­те более размеренно, когда объясняете новый материал.

Речь: позаботьтесь о том, чтобы ваша речь была попятной, избе­гайте сленга и технического жаргона. Выбирайте слова и мысли, зна­комые сотрудникам; излагая сложную идею или концепцию, исполь­зуйте простые объяснения и примеры.

Не пытайтесь произвести впечатление на слушателей, употребляя технические термины, если считаете, что они могут быть им непо­нятны.

3. Ставьте задачи и связывайте их с работой и интересами со­трудников.

Выступающие часто начинают доклад шуткой. Но лишь немногие действительно умеют шутить, не рискуя кого-либо обидеть.

Если вы сомневаетесь в своем умении рассказывать смешные истории, не пытайтесь это делать в официальной обстановке. Юмор и веселье, естественным образом вытекающие из самой ситуации, как правило, помогают разрядить обстановку гораздо лучше.

Желая с самого начала заинтересовать аудиторию, начните с так называемого вопроса-«ледокола». Например: «Приходилось ли ко­му-либо из вас сталкиваться с подобной проблемой?» или «Кому из вас приходилось делать это прежде?» Подобные вопросы привлека­ют внимание, пробуждают интерес, позволяют выяснить, какое чис­ло присутствующих знакомо с данной темой.

Независимо от того, прибегнете ли вы к шутке или как-либо ина­че «расколете лед», позаботьтесь о том, чтобы слушатели с самого начала знали цель занятия и тему вашего выступления. Если сотруд­никам предстоит какая-либо проверка, сообщите об этом заранее, сформулируйте конкретные задачи обучения наряду с условиями и требованиями к выполнению задания. Подчеркните, что задачи опи­сывают то, что присутствующим предстоит научиться делать к концу учебного занятия, а не то, что собираетесь делать вы. Подкрепите сформулированные задачи иллюстративным материалом.

Пусть сотрудники знают, для чего учатся, какие преимущества получат в результате занятий. Если слушателям известно, что те или иные знания и навыки могут им пригодиться в работе, что они важ­ны и зачастую необходимы, желание учиться крепнет. По возмож­ности желательно связать учебное занятие не только с работой, но и с другими прикладными занятиями.

4. Выясните, какими знаниями и опытом обладают работники.

Основная помеха эффективному обучению заключается в том, что

проводящие его менеджеры, руководители или просто опытные ра­ботники знают слишком много. Сами они давно забыли, насколько трудно осваивать что-то новое, сколько времени потребовалось им для того, чтобы стать специалистами в своей области. В результате наставники склонны многое опускать, слишком быстро проходить новый материал, произносить что-то вроде: «Это вы должны знать».

Таким образом, важно определить уровень знаний и навыков сво­их подопечных, чтобы начинать именно с него. Расспросите участни­ков занятия о том, что им известно, каким опытом в данной области они уже обладают. Может выясниться, что слушатели знают довольно много, это позволит сэкономить время и силы на повторение. Кроме того, некоторые из них могут оказаться хорошими специалистами в данной области: привлеките их к активному участию в обсуждении. И в этом случае вы сэкономите время, а ваши слушатели не будут скучать или испытывать тревогу от обилия нового материала.

Опрос участников в самом начале занятия позволяет привлечь внимание и вызвать заинтересованность.

· Информация к размышлению. «Я всегда готов учиться, но не всегда люблю, чтобы меня учили» (сэр Уинстон Черчилль).

5. Сформулируйте основные темы занятия.

Издания, посвященные подготовке выступлений, часто советуют: «Сообщите слушателям, о чем вы собираетесь говорить, а затем по­вторите, о чем шла речь». Таким образом, если говорить о последова­тельности действий, сначала следует дать обзор основных тем выступ­ления, их взаимосвязи между собой. Нарисовав всю картину цели­ком, далее сообщите детали, необходимые для понимания и приме­нения каждого из основных моментов. Здесь лучше сосредоточиться на тех деталях, которые необходимо знать слушателям. Включение необязательного материала зависит от времени, которым вы распо­лагаете, и того, чему хотели бы обучиться сотрудники. Если они же­лают получить больше информации, пусть задают вопросы, участву­ют в дискуссии в конце занятия, читают выданные им материалы. Наконец, нужно повторно рассмотреть основные пункты презента­ции и плавно перейти к ответам на вопросы или обсуждению.

Неопытные преподаватели склонны концентрировать внимание на содержании своего выступления, заботясь о том, чтобы ничего не упустить, включить все необходимые детали. Из-за излишнего энту­зиазма, желания продемонстрировать свои знания или ложного стра­ха «недодать» информации выступающие часто склонны уклоняться от цели, включать необязательные сведения, перегружать слушате­лей новым материалом. Презентация проходит стихийно, слушатели молчат, озадаченные и смущенные обилием информации.

Опытный инструктор, однако, уделяет внимание как содержа­нию, так и приемам изложения, делит свое выступление на осмыс­ленные фрагменты. Если следовать принципу простоты и краткости; излагаемый материал должен быть максимально логичным и понят­ным. Вместо того чтобы читать по бумажке, опытные инструкторы используют карточки-шпаргалки и наглядные пособия. Они поддер­живают физическую и умственную активность участников, избегая читать длинные «лекции», прерывая выступление ответами на вопро­сы, дискуссиями и т. п.

6. Используйте наглядные пособия, чтобы подчеркнуть основные моменты.

Пошаговые рекомендации по использованию иллюстративных материалов содержатся в Приложении 1. Речь идет о следующих ма­териалах:

■ слайды;

■ «прозрачки» - оверхеды;

■ лекционные плакаты;

■ раздаточный материал;

■ видеоматериал.

7. Задавайте вопросы, чтобы вовлечь людей в обсуждение и прове­рить усвоение материала.

По ходу учебного занятия следует задавать вопросы, чтобы выяс­нить, как слушатели усвоили материал. При этом желательно не соз­давать впечатления, что вы проверяете присутствующих. Создайте атмосферу, в которой допустимы различные ответы, в том числе ошибочные. Можно с самого начала напомнить слушателям, что главная задача собравшихся здесь — учеба, которая невозможна без ошибок.

Обмен вопросами и ответами позволяет не только заинтересовать слушателей, но и судить об эффективности обучения. По ходу заня­тия наблюдайте за присутствующими. Ничего не выражающие или озадаченные лица говорят о том, что самое время проверить, как слу­шатели усвоили материал, перейти к практической или прикладной деятельности или начать задавать вопросы; не следует переходить к новому вопросу, пока не удостоверитесь, что предыдущий понятен всем.

Использование вопросов зависит от аудитории и необходимого вам участия. Например, можно прибегнуть к таким видам вопросов, так:

■ риторические, когда нужно оживить презентацию и заставить слушателей думать;

■ общие, адресованные всем присутствующим, когда нужно привлечь внимание. Затем можно обратиться к конкретному человеку;

■ прямые, адресованные конкретным лицам, когда хочется ускорить темп или вовлечь кого-либо к дискуссии.

8. Поощряйте вопросы и комментарии.

Поощряя слушателей задавать вопросы и давать комментарии, вы проверяете усвоение материала и вовлекаете их в дискуссию. Поза­ботьтесь о перерывах в выступлении, чтобы можно было ответить на вопросы присутствующих, или оставьте в конце достаточно времени для ответов на вопросы. Можно напомнить слушателям, что глупых вопросов не бывает. Многие из присутствующих, несомненно, хотят спросить об одном и том же, но боятся, и вы так и не узнаете об этом!

Во время обучения можно использовать лекционные плакаты для записи вопросов и проблем, на которые вы не можете или не хотите отвечать сразу. Этот плакат можно прикрепить к стене. Обратитесь к нему, давая ответы на вопросы в специально отведенное для этого время, или вернитесь к нему позднее. В конце данной главы приведе­ны рекомендации, как лучше отвечать на вопросы (раздел «Типич­ные ситуации»).

Как бы то ни было, не вынуждайте людей откладывать вопросы на последние минуты, чтобы потом спросить: «Есть ли у вас вопросы?» К этому времени присутствующие чувствуют, что время подходит к концу. Они отвлекаются, начинают думать о посторонних вещах, а те, кто хотел бы задать вопросы, боятся отнимать у других время.

9. Оставьте достаточно времени, чтобы обсудить новую инфор­мацию.

Специально отведенное время на обсуждение и практику особен­но важно при обучении на рабочем месте. Так, на занятии, посвящен­ном использованию новой компьютерной программы, нового обо­рудования, процедур или техник, требуется продемонстрировать все необходимое и дать сотрудникам возможность попрактиковаться. (Подробную информацию о том, как проводить демонстрацию и практику, см. в главе 4.) Эффективная практика требует: 1) создать конструктивную и доброжелательную атмосферу сотрудничества и взаимопомощи; 2) хвалить и в личной беседе корректировать работу каждого сотрудника; 3) давать слушателям несколько попыток. Если люди будут знать, что располагают временем и смогут несколько раз применить на практике и продемонстрировать свои навыки, они ста­нут вести себя более раскованно, будут готовы делать ошибки и учить­ся на них.

10. Оцените/проанализируйте занятие.

Каждое учебное занятие, подобно презентации, должно иметь на­чало, середину и окончание. Середина занятия обычно посвящена по­лучению новой информации и осуществлению различной деятель­ности, когда сотрудники принимают активное участие в обсуждении или осваивают новые навыки; здесь существует тенденция пустить все на самотек. В результате не хватает времени для оценки и обзора пройденного материала. Все присутствующие, и вы в том числе, могут подойти к концу занятия с ощущением некоторой незавершенности.

Следовательно, в конце нужно оставить время на то, чтобы под­вести некоторые итоги, применить приобретенные на занятии зна­ния или навыки. Такое завершение полезно по ряду причин.

■ Удается выяснить, что усвоили сотрудники в результате занятия. Например, если вы проводили проверочный тест перед занятием, целесообразно провести такой же тест в конце.

■ Можно обсудить и оценить проведенную на занятии работу и ее результаты. Например, дать оценку выступлениям групп, рабо­тавших над конкретными проектами или задачами.

■ Обзор нового материала позволяет связать учебу с работой. Люди склонны «отключаться», едва заслышав фразу: «А теперь давайте вспомним, что мы сегодня с вами прошли» или «Сейчас мне хоте­лось бы подвести итоги». Лучше сосредоточить внимание на на­стоящем, а не на будущем, сказав что-то вроде: «Давайте подума­ем, что из сегодняшнего материала может нам пригодиться» или «Запишите три вещи, которые вы сегодня узнали и которые буде­те использовать в своей работе». При таком подходе удастся со­хранить заинтересованность сотрудника, что особенно ценно, по­скольку вы хотели бы научить его применять полученные знания и навыки на практике.