Пресс-конференция

Пресс-конференция, или встреча журналистов газет журналов, телевидения и радио с представителями государственных учреждений, общественно-политичес­ких организаций, коммерческих структур, предназначена для адресного распрост­ранения информации (новостей, документов, фотографий) среди редакций СМИ. Она ускоряет поступление в редакции информации, причем последняя отличается авторитетностью источников новостей, достоверностью сведений; при этом всегда возможна многократная проверка и уточнение версий, получение дополнительно­го пакета новостей (в развитии, в связи в другими событиями). Предлагаемая ин­формация комментируется благодаря регламенту пресс-конференции, предусмат­ривающего уточняющие вопросы журналистов, снабжение их пресс-релизами, фо­тографиями, текстами речей и выступлений, а также за счет приглашения признанных авторитетов в своей области, лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений.

Заметим, что Законы Российской Федерации не устанавливают никаких огра­ничений на организацию пресс-конференций, и каждый гражданин любого госу­дарства может, следовательно, пригласить журналистов на свою пресс-конферен­цию. Вопрос, в конечном счете, сводится к материально-техническому обеспече­нию такой инициативы (в каком помещении принять журналистов, где отпечатать пресс-релиз и другие материалы пресс-конференции, как оповестить редакции СМИ и т.п.). Только благополучные в финансовом отношении фирмы, обществен­ные организации, фонды, государственные структуры не имеют в этом отношении никаких проблем. Они создают собственные пресс-центры, пресс-бюро и т.п. и тем самым активно взаимодействуют с миром массовой информации. Не каждый граж­данин имеет такие возможности. Но выход есть: в пресс-центрах устанавливаются столы или информационные стенды, на которых гости пресс-конференции могут оставить свои заявления, издания своих объединений (газеты, бюллетени, листов­ки, фирменные буклеты, плакаты, приглашения на митинг и т.п.).

Регулярные пресс-конференции организуются в специально приспособленных помещениях (пресс-клубы, конференц-залы, дома и клубы журналистов, пресс-цен­тры и т.п.). Такие помещения имеют следующее стационарное оборудование, спо­собствующее оптимальному режиму диалога журналистов с устроителями пресс-конференций:

• микрофоны на столе ведущего и в зале;

• ТВ-камеры, осветительные приборы, телевизионные приемники в зале и в фойе;

• телефонную связь (выход в город);

Журналистика и связи с общественностью

• факсимильную связь;

• технические службы (машинописное бюро, фотолабораторию, ремонт орг­техники);

• систему синхронного перевода;

• службу аккредитации;

• службу безопасности;

• пожарную охрану;

• медпункт (или врач);

• буфет;

• киоск (газеты, журналы, канцелярские товары, сувениры).

Если пресс-конференция не проводится в каком-нибудь хорошо известном журналистам месте (конференц-холле отеля, например), следует приложить к при­глашению подробный план с указанием маршрута проезда и обеспечить возмож­ность парковки автомашин, наиболее удобные места зарезервировав для тележур­налистов, чтобы им не пришлось далеко тащить свое оборудование.

Когда место уже выбрано, нужно позаботиться о следующем:

• количество мест должно соответствовать числу приглашенных, плюс 10-15 мест дополнительно;

• обслуживающий персонал должен быть квалифицированным и компетентным;

• раздаточный материал должен иметься в достаточном количестве; для каждо­го журналиста готовится пресс-кит, содержащий: ньюс-релиз; 5-6 страниц до­полнительных материалов; фотографии, графики и диаграммы; подробные данные об организации; список выступающих и краткий текст их выступлений; биографии и основной послужной список выступающих; визитная карточка менеджера организации; пресс-кит может также включать мелкие образцы продукции фирмы (пластиковый мешок с логотипом, блокнот, ручку и т. п.).

• аудио- и видеотехника должна находиться в отведенном для нее месте и быть проверена;

• отдельно подготавливаются две-три комнаты для журналистов, желающих по окончании пресс-конференции получить эксклюзивные интервью или не­посредственно связаться со своими редакциями для передачи сообщений (с этой целью в таких комнатах устанавливаются рабочие столы, телефоны, факсы, сред­ства телекоммуникации и пр.).

На самой пресс-конференции перед выступающими должны стоять таблички с их фамилиями, именами и указаниями должностей.

В зависимости от событий встречи журналистов с главными действующими лицами могут быть разными. Это мероприятие может осуществляться в рамках более крупной кампании, проводимой организацией, если у нее имеется информа­ция, заслуживающая интереса прессы. Бывают пресс-конференций — заранее зап­ланированные и вызванные непредвиденными обстоятельствами (аварии, стихий­ные бедствия, катастрофы и т. п.). Оперативные пресс-конференции проводятся в спешном порядке, на месте события (происшествия), вслед за подведением итогов голосования, окончания переговоров и пр. «Летучие» пресс-конференции возни-

Глава 10

кают по инициативе самих журналистов при молчаливом согласии их «визави». Неофициальный характер таких пресс-конференций специально оговаривается, а последующие заявления, разъяснения властей уточняют трактовку события, до­полняют его новыми подробностями, включают анализ ситуации.

Готовя встречу с журналистами, пресс-центр определяет день и время ее про­ведения, учитывая существующий график выпуска в свет большинства газет. Са­мое удобное время — между 10 часами утра и 3 часами дня, так как крайние сроки подачи материала лежат где-то за этими пределами: у вечерних газет срок подписа­ния в печать приходится на утро, у дневных — на вечер; материал, отснятый для телевидения, должен быть доставлен на студию за два-три часа до передачи ново­стей. Пресс-служба заранее рассылает по редакциям приглашения. Важно обозна­чить в них не только время и место встречи, но и просьбу подтвердить участие, чтобы организаторы могли заранее знать, сколько журналистов будет в зале и на сколько персон готовить фуршет или коктейль. Но стоит ли упоминать в пригла­шении о фуршете, если он намечается? На этот счет нет единого мнения. На наш взгляд, информацию следует дать на обороте приглашения.

Не стоит пренебрегать и оповещением по телефону тех, кто уже приглашен персонально по почте. Письмо может затеряться и, что самое главное, не убедит адресата лично побывать на месте главных событий. (Некоторые захотят ограни­читься телевизионным репортажем.)

Журналисты среди этой части приглашаемых участников более всех нужда­ются в повторном приглашении по телефону. Их реакция на приглашение весьма значима для организаторов предстоящего действия. Если почтовое приглашение не привлекло их внимания, значит текст должен быть изменен так, чтобы не остав­лять безразличным тех, кого персонально приглашают. Телефонное подтвержде­ние приглашения поможет выяснить недостатки текста извещения, направленного в редакцию. Беседа с журналистом прояснит и некоторые детали организационно­го плана, могущие заинтересовать редакцию (служебный транспорт в распоряже­нии журналиста, доступ к информационному банку данных, фуршет и т.п.).

Сценарий пресс-конференции содержит перечисление всех событий будущей пресс-конференции с указанием исполнителей и времени (в минутах!), отводимо­го на каждую из частей единого мероприятия:

• открытие, представление хозяев (устроителей) пресс-конференции;

• вступительное слово ведущего;

• выступления (информационные сообщения);

• вопросы и ответы;

• закрытие;

• неофициальная часть, включающая просмотр слайдов, видеороликов и т.п.

Для новичков, впервые выходящих на встречу с журналистами, необходима репетиция (вопросы и ответы репетируются с участием статистов). Но она важна всегда, если намечается телевизионная трансляция: надо выбрать режим освеще­ния площадки и ракурсы съемок, выявить готовность средств связи, проверить интерьер (со столом президиума) и микрофоны в зале...

Журналистика и связи с общественностью

Выступления на пресс-конференции готовятся заранее; они зачитываются или произносятся в режиме импровизации по выученному наизусть тексту. Характер и структура этих выступлений зависят от целей пресс-конференции. Так, обществен­но-политическая проблематика требует развернутого заявления с обоснованием позиции, сообщением новой информации, подробностей и деталей. А выступление от имени фирмы требует построения текста с учетом канонов PR-обращения (фир­менный бланк, броский первый абзац, максимум деталей в последующих частях текста, контактные телефоны, фамилия автора в конце послания), при этом жела­тельно усиление PR-обращения видеоматериалами. Такие обращения уместны на пресс-конференциях, проводимых в рамках презентации или специально органи­зованного события.

В структуре паблисити, в связи с планируемым (уникальным) событием, пресс-конференции готовятся как часть всей программы организации общественного мнения в связи со всеми предусмотренными мероприятиями.

... Пресс-конференцию ведет пресс-секретарь (или ответственный за это ме­роприятие сотрудник пресс-центра или PR-агентства).

Во вступительном слове пресс-секретарь объявляет тему пресс-конференции, знакомит с журналистами каждого устроителя встречи (поименно, с указанием должности, титула, звания и пр.). Ведущий оглашает регламент пресс-конферен­ции и в дальнейшем он же следит за его соблюдением (важно беречь время журна­листов!), он воздерживается от собственных комментариев, предоставляя эту воз­можность тем, кому он предоставляет слово. Целью пресс-конференции всегда яв­ляется информация для широкой публики, и журналисты приходят за новостями. На специалисте по PR лежит обязанность подготовить для руководителя органи­зации текст краткого (от полторы до пяти минут) заявления. Дополнительных вы­ступлений устроителей пресс-конференции не должно быть более трех и каждое рассчитано на три минуты.

Выступления представителей организации (фирмы) должны быть краткими (в расчете на последующие вопросы). Тексты выступлений (заранее отпечатанные) размещаются на специальном столике или на информационном стенде. Их вклю­чают и в информационный пакет документов (пресс-кит).

Пресс-конференция дает журналистам возможность задавать самые «неудоб­ные» вопросы, и к этому всегда надо быть готовым. Прежде чем проводить конфе­ренцию (речь идет, конечно, о плановой конференции), надо убедиться, что на все приводимые здесь вопросы вы можете ответить утвердительно.

1. Ваша информация действительно актуальна и может быть новостью для жур­налистов и общественности?

2. Готов (а) ли я ответить как на все вопросы по теме пресс-конференции, так и на многие другие, касающиеся моей организации?

3. Удобно ли для прессы время, назначенное для проведения пресс-конферен­ции?

4. Готовы ли все раздаточные материалы для прессы?

5. Удобно ли для прессы место, выбранное для проведения пресс-конференции?

Глава 10

Подготовку к пресс-конференции можно начинать при утвердительных отве­тах на все эти вопросы.

На вопросы и ответы обычно отводится 15-20 минут, а вся пресс-конференция должна закончиться в течение часа (самая большая длительность пресс-конферен­ции полтора часа), причем ее длительность всегда указывается в приглашении.

Вопросы журналистов, касаются существа дела, не должны повторяться и не могут принимать форму собственных заявлений и деклараций. Ведущий может отвести такие вопросы, т.е. оставить их без ответа, ссылаясь на отклонение от объяв­ленной темы пресс-конференции, на попытку навязать собранию необъявленный порядок работы.

Последний вопрос специально объявляется, и после ответа на него пресс-кон­ференция закрывается.

По ходу встречи ведущий определяет, кому из ораторов лучше всего ответить на тот или иной вопрос.

Не отвечать на вопросы на пресс-конференции не принято. Нужно избегать здесь таких фраз, как «Без комментариев!», «Не для печати». Если затронут во­прос, не подлежащий пока освещению, лучше сказать, что информация по нему будет сообщена позднее. Необходимо помнить, что встреча идет с подготовленны­ми слушателями, знающими существо излагаемой проблемы, поэтому следует вы­делять приоритетную информацию и излагать ее в кратком, деловом стиле, посколь­ку журналисты, торопясь в редакции (или — к телефонам), чтобы успеть с отчетом в ближайший выпуск новостей, порой уходят с пресс-конференции задолго до ее окончания.

Атмосфера на пресс-конференции должна быть легкой, непринужденной; уст­роители должны продемонстрировать высокий уровень профессионализма и от­крытость (не следует теряться, отвечая на «неудобные» вопросы, — ведь журнали­сты такие же люди, и они понимают и трудность возникшей ситуации, и юмор, если он к месту).

После закрытия пресс-конференции могут быть показаны видеоматериалы, несущие дополнительную, детализированную информацию. Их демонстрация в ходе пресс-конференции обязательно затягивает время встречи, что не всегда уст­раивает журналистов.

По окончании пресс-конференции журналистов следует, по возможности, при­гласить на ланч или на чашку кофе, для того чтобы продолжить разговор в менее формальной обстановке.

После пресс-конференции проводится пресс-клипинг, то есть анализ вышед­ших в СМИ материалов.

Весьма часто после пресс-конференции в прессе не появляется никакого сооб­щения. И это понятно: присутствие журналиста на встрече означает только инте­рес к теме, а не обещание обязательной публикации.

Что же касается пресс-конференции на телевидении, то роль ведущего (его называют чаще модератором) несколько иная: он не просто дает слово собеседни­ку, но и прерывает его высказывание встречным вопросом, сталкивает мнения уча­стников встречи, а главное — высказывает собственное мнение и оценки. Вся бесе-

Журналистика и связи с общественностью

да отличается динамизмом, постоянной сменой собеседников, а вместе с этим и сменой темпа речи, неожиданными переходами на новые аспекты темы. Этими при­емами модератор придает ТВ-беседе журналистов (экспертов) зрелищность, выст­раивает только ему присущий стиль общения, оригинальную (для обсуждаемой проблемы) драматургию мысли.

Порой журналистов приглашают в организацию или государственное учреж­дение, где официальный представитель как по итогам завершившейся работы (со­бытия), так и по ходу самого процесса сообщает о текущих делах, о принятия со­глашения, излагает самую суть позиции, занятой в ходе переговоров одной из сто­рон, рассказывает о выработке управленческого решения, зачитывает важный документ. Такая кратковременая встреча называется брифингом. Его цель — удов­летворить информационные потребности аудитории сообщением сведений, фак­тов от лица властей, высшего руководства. Основные тезисы, положения, документы излагаются информационно, бесстрастно, без высказывания оценок, мнений, что подчеркивают официальность информации, однозначность ее толкования. В то же время кратко мотивируется выработанная позиция, сопоставляются разные под­ходы участников событий к оценке одного и того же вопроса.

Перед началом встречи журналистам для уточнения ключевых^идей могут предложить письменную ориентировку, или тезисное изложение темы брифинга. В ориентировке указывают также имена действующих лиц, официальное название документа и пр., но и здесь отсутствуют личные мнения, цитаты и т.п.

Журналисты получают из первых рук информацию, все достоинство которой со­стоит в том, что заявлена официальная точка зрения. Отсутствие комментариев объяс­няется чаще всего необходимостью срочно сообщить новость. Без комментариев!» — это заявление наглядно раскрывает суть брифинга во властных структурах. А коммен­тарии все равно появляются — на другой день в колонках обозревателей.

Цель брифинга в коммерческих структурах состоит также в предоставлении односторонней информации — о заключении сделки, продаже акций, слиянии ком­паний. В то же время на них стремятся разъяснить сложности функционирования рыночного механизма, для того чтобы в журналистских публикациях не было оши­бок. Та же ситуация и при освещении специальной технической или научно-техни­ческой проблематики. Для «коммерческих» брифингов вполне привычен инфор­мационный доклад с развернутой драматургией события, статистическими вык­ладками, схемами и чертежами.