Цикл менеджмента

Содержание функций управления в значительной степени зависит от типа конкретной организации, её размеров, сферы деятельности и ряда других факторов. Однако, всем видам и системам управления присущи 4 основные функции: планирование, организация, мотивация и контроль, которые составляют т.н. цикл менеджмента. Эти функции (совокупность действий, процессов, выполняемых менеджерами), входящие в цикл менеджмента, находятся в постоянной взаимосвязи и взаимозависимости и осуществляются непрерывно. Цикл менеджмента предполагает наличие 2–х связующих процессов: коммуникации и управленческие решения, т.к. каждая функция менеджмента связана с принятием управленческого решения, а для принятия и реализации решений требуются эффективные коммуникации между объектом и субъектом управления.

Планирование – это важнейшая функция управления, формирующая образ будущего предприятия в сознании субъекта управления; это процесс определения целей деятельности и необходимых для их достижения способов и средств. Составлению планов всегда предшествует анализ внешней и внутренней среды. Планирование должно быть непрерывным и гибким. Необходимы пересмотры планов, чтобы они сохраняли свою актуальность в зависимости от конкретной обстановки.

Организация как функция управления представляет собой процесс мобилизации всех имеющихся ресурсов предприятия (материальных, трудовых, финансовых и др.) для достижения поставленных целей. Существуют 2 основных аспекта процесса организации: 1) Деление предприятия на подразделения, т.е. создание организационной структуры. 2) Делегирование полномочий – это средство, позволяющее менеджменту распределять между работниками множество задач, решить которые необходимо для достижения поставленных целей.

Всё это находит отражение в существующей организационной структуре, распорядке и режиме работы предприятия, утвержденных штатном расписании и должностных инструкциях и в другой организационной документации.

Делегирование в менеджменте – это передача менеджером полномочий, задач и обязанностей одному или нескольким подчиненным, которые принимают на себя ответственность за их выполнение. Под термином «полномочия» понимают наличие у конкретного лица определенных прав распоряжаться ресурсами предприятия и командовать людьми. Эти права лимитированы, а лимиты определяются законами, должностными инструкциями, правилами. Лицо, выходящее за эти пределы, превышает свои полномочия. По мере повышения по иерархии лимиты полномочий расширяются, но даже высшее руководство имеет ограниченные полномочия. Наличие прав всегда предполагает наличие ответственности. Ответственность – это обязательство выполнить поставленные задачи и отчитаться в их завершении.

Если делегирования нет, то менеджер обязан решить задачи самостоятельно. Но профессионализм менеджера оценивают по умению делегировать полномочия подчиненным. Суть управления заключается в умении «добиться выполнения работы другими» (М.П. Фоллетт). При этом ответственность за конечный результат работы сохраняется за менеджером; ответственность не делегируется.

Нужно соблюдать следующие основные правила делегирования:

· Всесторонняя и объективная оценка риска при делегировании.

· Регулярное консультирование и отсутствие громкой критики.

· Регулярный контроль за работой подчиненных; четкие коммуникации.

· Соответствие между полномочиями и ответственностью, т.е. предоставить работнику полномочия и ресурсы достаточные для выполнения задач, за которые он отвечает.

· Позитивное стимулирование.

Мотивация как функция управления представляет собой процесс побуждения работников к повышению их трудовой активности для достижения целей предприятия. Готовность и желание человека хорошо выполнять свою работу являются ключевым фактором успеха предприятия. Выделяют 2 типа мотивации:

1. Внешняя – путём внешних для человека действий с использованием различных материальных и моральных стимулов, получаемых работником от менеджмента предприятия: деньги, другие материальные блага, повышение по службе, льготы, похвала, награды и т.п.

2. Внутренняя – путём формирования у работника собственных потребностей (мотиваторов) к самосовершенствованию, самореализации, получению удовлетворения от результатов своего труда.

Психологи определили, что именно потребности, как ощущение недостатка в чем-либо, побуждают людей к действию. Поэтому менеджеры должны создавать такие ситуации, в которых люди будут чувствовать, что они смогут удовлетворить свои потребности, способствуя своим поведением достижению целей предприятия.

Контроль – это непременное условие успеха предприятия. Без контроля царит хаос и невозможно направить деятельность работников в единое русло. Необходимость контроля и в том, чтобы выявлять и исправлять ошибки до того, как они помешают достижению целей предприятия. Контроль заключается в наблюдении за ходом происходящих процессов на предприятии, проверке и сравнении достигнутых результатов с запланированными и выявлении отклонений от них. Функция менеджмента контроль включает в себя 2 подфункции: учёт и анализ деятельности. Учёт осуществляется для получения информации о производственной, коммерческой, финансовой, трудовой деятельности предприятия. Без учета невозможен контроль, т.к., если нет информации, то нечего контролировать. Необходимо также проводить анализ полученной информации. В процессе анализа выявляются, ошибки, недостатки причины сложившегося положения, и возможные пути его улучшения.

Функция контроля неразрывно связана со всеми функциями управления, поскольку на базе информации, полученной при контроле, вносятся необходимые уточнения и корректировки в планы предприятия, в организацию работ, мотивируются работники.

Принципы эффективного контроля:

1. Контроль должен иметь стратегическую направленность, т.е. контролируется достижение цели, а не деятельность работников.

2. Контроль особенно неприятен, когда работник не знает, что именно контролируется; необходимо делать понятной цель контроля. При этом сотрудник должен видеть, что контроль направлен не на его личность, а на результат его работы.

3. Контроль должен быть профилактическим, т.е. осуществляться, когда ситуация может быть изменена.

4. По итогам контроля необходимо поощрять сотрудников.

5. Контроль должен помогать, а не мешать - быть справедливым, компетентным, деловым, доброжелательным и ограниченным (надо избегать чрезмерного контроля).

6. Контроль работы подчиненных должен сочетаться у менеджера с самоконтролем собственной деятельности.

7. Контроль должен быть простым и экономичным. Польза от системы контроля должна превышать затраты на её функционирование.

Практические работы № 13 и № 14. Формы мотивации и контроля исполнителей работ.