Требования к формированию дел в делопроизводстве

Формирование исполненных документов в дела в организациях осуществляется в течение всего делопроизводственного года в соот­ветствии с утвержденной на данный год номенклатурой дел. С начала делопроизводственного года должны быть оформлены обложки дела по правилам, оговоренным в Основных правилах работы архивов органи-заций¹. Форма обложки дел постоянного и временного (до 10 лет) хране­ния установлена также ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сро­ков хранения. Типы, разновидности, технические требования»².

На обложку каждого дела, заведенного в соответствии с номенкла­турой дел, выносятся следующие сведения:

наименование организации;

наименование структурного подразделения;

индекс дела;

заголовок дела;

¹ Основные правила работы архивов организаций. - М, 2002. - С. 21-22.

² См.: ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновид­
ности, технические требования. - М., 1985.

дата дела (на данном этапе - год);

срок хранения и статья по перечню.

Сведения, вынесенные на обложку дела в начале делопроизводствен­ного года, могут уточняться и дополняться новыми данными. Так, только в конце делопроизводственного года можно уточнить заголовок и при необходимости дать подзаголовок, если сформировалось несколько то­мов дела. В этом случае рядом с индексом дела должно быть простав­лено: «том 1», «том 2» и т. п.

Только в конце года можно проставить количество листов дела и внести уточнения в дату формирования, указав точные даты первого и последнего документов. (Это требование распространяется на отдель­ные виды документов, например на распорядительные.) При формиро­вании дел в делопроизводстве на обложке не проставляется и архивный шифр дела, в который входят: наименование государственного архива, в который передает дела на постоянное хранение организация; номера фонда, описи, дела - эти сведения будут проставлены после передачи дел на хранение в архив организации.

Наименование организации на обложке дела указывается полнос­тью в именительном падеже с указанием полного наименования орга­низации, которой она непосредственно подчинена (также в именитель­ном падеже). Если организация или вышестоящая организация имеют официально принятые сокращенные наименования, то они указывают­ся в скобках после полного наименования, например:

Комитет социальной защиты населения Москвы (Комсоцзащиты Москвы);

Реабилитационный центр для инвалидов (РЦдИ).

При изменении наименования организации (структурного подраз­деления) в течение делопроизводственного года или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение) на облож­ке дописывается новое наименование организации или организации-преемника (структурного подразделения), а прежнее заключается в скобки.

Индекс дела, заголовок дела, срок хранения и статья по перечню переносятся на обложки дела из номенклатуры дел.

Дело считается заведенным, если в него подшит первый исполнен­ный документ. Формирование документов в дела должны осуществлять либо делопроизводственные работники, либо специально назначенные лица, знающие основные требования к формированию дел.

Формирование дел включает в себя:

получение исполненных документов, проверку правильности офор­мления и наличия на нем всех реквизитов, обеспечивающих их юриди­ческую силу, и отметок, свидетельствующих об окончании работы с Документами;

распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел. В дело помещаются документы, которые по своему

содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается груп­пировать в дела черновые и дублетные экземпляры, а также документы, подлежащие возврату. В дело помещается по одному экземпляру каж­дого документа, и только для особо ценных документов могут быть сде­ланы исключения. Основное требование, которое всегда должно соблю­даться, - это формирование в отдельные дела документов постоянного и временного сроков хранения. Дело не должно быть более 4 см тол­щиной и содержать более 250 листов в одном томе;

расположение документов внутри дела в определенной последова­тельности. В соответствии с Основными правилами работы архивов организации внутри дел документы должны быть расположены так, что­бы они по своему содержанию последовательно освещали определен­ные вопросы.

Обычно документы находятся в деле в хронологической последова­тельности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними. Документы могут быть расположены по их порядковым но­мерам (приказы), что также отражает хронологическую последователь­ность. Часто применяют и обратную хронологическую последователь­ность при формировании документов в дела, когда более ранний доку­мент находится в конце дела, более поздний - в начале дела, например, при формировании личных дел. Это обеспечивает удобство в работе, избавляет от необходимости извлекать документы из дела при подшивке очередного документа. При передаче таких дел на архивное хранение их переформировывают, чтобы обеспечить обычную хронологическую последовательность.

При формировании дел отдельных категорий документов также ру­ководствуются следующими правилами:

распорядительные документы формируются в дела по видам с отно­сящимися к ним приложениями;

переписка группируется в дело таким образом, чтобы документ-от­вет помещался сразу за документом-запросом;

приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом более 250 листов формируются в отдельный том, о чем делается отметка на документе;

утвержденные документы всегда формируются отдельно от их про­ектов;

при формировании некоторых категорий документов необходимо сразу заполнять внутреннюю опись дела (личные дела; дела, содержа­щие особо ценные документы);

дела с обращениями граждан формируются в алфавитном порядке заявителей. Все документы, относящиеся к одному заявителю, состав­ляют самостоятельную группу. Повторные обращения подшивают к данной группе документов. Внутри документы располагают в хроноло­гическом порядке.

Формирование документов дела начинается с начала делопроизвод­ственного года. Как уже отмечалось, для подшивки документов лучше всего использовать папки типа «Corona».

В организациях дела, как правило, формируются децентрализован­но. Только в небольших организациях возможно централизованное фор­мирование дел службой ДОУ. При децентрализованном формирова­нии служба ДОУ обеспечивает сохранность наиболее важной части управленческих документов организации, а остальные документы фор­мируются в структурных подразделениях. За правильностью форми­рования дел следят служба ДОУ, архив организации и государствен­ный архив.

Все изложенные выше требования относятся прежде всего к форми­рованию дел традиционным способом.