Контрольные в о п р о с ы и задания. 1. Что называется экспертизой ценности документов и каковы ее основные задачи?

1. Что называется экспертизой ценности документов и каковы ее основные задачи?

2. Перечислите основные этапы экспертизы ценности документов.

3. Какие органы входят в систему экспертных органов?

4. Кто входит в состав экспертной комиссии организации и каковы основ­ные задачи этой комиссии?

5. Расскажите о существующих критериях экспертизы ценности документов.

6. Что представляют собой перечни документов с указанием сроков хране­ния? Какие действующие перечни документов с указанием сроков хранения вы знаете?

7. Чем типовой перечень отличается от ведомственного перечня?

8. Какой вспомогательный аппарат характерен для перечней документов с указанием сроков хранения?

ГЛАВА 14. ПОДГОТОВКА ДЕЛ К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения находятся в течение 1 -3 лет по месту их фор­мирования, а затем подлежат передаче на хранение в архив организа­ции. Перед передачей в архив дела должны быть дооформлены и опи­саны в специальных учетных формах (сдаточных описях) в соответ­ствии с требованиями Федерального архивного агентства.

Дела временного срока хранения (до 10 лет), как правило, в архив организации принимаются только по разрешению руководителя органи­зации. Но даже в этом случае с ними не проводится такая обработка, которую осуществляют с делами постоянного и временного срока хране­ния: они могут храниться в тех папках, в которых осуществлялось фор­мирование; документы в деле не пересистематизируются; листы не ну­меруются; лист-заверитель не составляется. Учет таких дел осуществ­ляется по номенклатуре дел, новые учетные формы не составляются.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также конфиденциальные и по личному составу подлежат полному оформле­нию, которое предусматривает следующие этапы.

1. Пересистематизация документов в деле. Документы в деле под­шиваются в прямом хронологическом порядке (по датам поступления и порядковым номерам) таким образом, чтобы первый документ был в начале дела; из документов извлекаются все металлические скрепле­ния (во избежание ржавчины).

2. Нумерация листов дела. В целях сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, они нумеру­ются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем углу черным графитовым карандашом или нумератором. Фо-

тографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрируемые документы, представляющие собой самостоятельный лист, нумеруются на оборот­ной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложе­ниями нумеруются следующим образом: сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером - каждое вложение. В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации производится их перенумерация. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и ря­дом ставится новый номер.

3. Составление в необходимых случаях внутренней описи доку­ментов дела. Внутренняя опись должна быть в делах, содержащих особо ценную и личную документацию, а также в судебных и следственных делах, в делах о присуждении ученых степеней и ученых званий, в де­лах на авторские свидетельства и патентные изобретения и др. Внут­ренние описи необходимы также, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например «Приказы директора по основной деятельности». Форма внутренней описи, порядок ее состав­ления регламентируются Основными правилами работы архивов орга­низаций. Во внутренней описи содержатся сведения о датах и регист­рационных номерах документов, их заголовках, количестве листов каж­дого документа с указанием листов дела. Внутренняя опись в деле играет роль оглавления, способствует обеспечению сохранности документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов дела, в ее конце составляется итоговая запись, содержащая информацию о ко­личестве включенных в нее документов дела и количестве листов са­мой внутренней описи.

4. Составление заверительной надписи дела. Она составляется по установленной форме на любую единицу архивного хранения и необходима для фиксации особенностей нумерации, учета количества листов дела и внутренней описи, особенностей формирования дела (наличие листов с наклеенными документами, конвертов с вложения­ми, иллюстраций и пр.). Запрещается составлять заверительную над­пись на обороте документов и самой обложке дела.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреж­дения, замена подлинников на копии, сведения о проверке наличия и состоянии дела, отметки о выдаче дела для использования и др.) отра­жаются в заверительной надписи.