Регистрация документов

Регистрация документов - один из ключевых моментов в организа­ции документооборота. От того, какая форма регистрации выбрана и с помощью каких технических средств она осуществляется, зависят фор­мы и технология последующих этапов документооборота.

Согласно ГОСТ Р 51141—98 регистрация документов определяется как запись учетных данных о документе по установленной форме, фик­сирующая факт его создания, отправления или получения.

К сожалению, данное определение не раскрывает полностью сам процесс регистрации. Для того чтобы провести запись учетных дан­ных о документах, необходимо, чтобы эти данные, а именно - реги­страционный номер и дата - появились на документе. Точнее было бы сказать, что «регистрация документов - фиксация факта созда­ния или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых

сведений о документе в регистрационной форме или входном фор-мате»¹.

Из этого следует, что основная цель регистрации - придать юриди­ческую силу документу, т. е. пока документ окончательно не оформлен (а дата и номер проставляются после его подписи), он еще не имеет юридической силы и не может быть использован в управленческой де­ятельности. Придание юридической силы документу - это главная цель регистрации. Однако регистрация преследует и другие цели - органи­зацию учета, контроля исполнения документов, информационно-спра­вочной работы по документам.

Итак, если следовать определению по ГОСТ Р 51141-98, реги­страции подлежат все документы. Однако практикой и требованиями ГСДОУ установлено, что регистрации подлежат, как правило, все внут­ренние документы, все отправляемые, но не все входящие документы. Каждая организация разрабатывает перечень входящих документов, не подлежащих регистрации службой Д О У. К таким документам относят­ся поздравительные телеграммы и письма, рекламные документы (лист­ки, проспекты и др.), сводки и информация, присланная в копиях для сведения и др. Иногда в этот перечень попадают документы, которые не регистрируются службой Д О У, но регистрируются в других струк­турных подразделениях организации.

Таким образом, можно сказать, что регистрации подлежат докумен­ты, требующие учета, исполнения и использования в информационно-справочных целях. Регистрации подлежат как традиционные письмен­ные документы, так и создаваемые средствами вычислительной техни­ки (машинограммы и машиночитаемые документы).

Организация работы с документами / В.А.Кудряев и др. - М., 1998. - С. 211.

Информация о документах, полученная при их регистрации и зане­сенная в определенную регистрационную форму, поступает в инфор­мационно-поисковую систему организации. Документы могут регист­рироваться:

в журналах;

на регистрационно-контрольных карточках (РКК) с помощью печа­тающих устройств;

на экранных формах РКК с помощью средств вычислительной тех­ники, т. е. с использованием компьютерных технологий.

Вне зависимости от выбранной формы регистрации должен соблю­даться ее основной принцип - однократность. Это означает, что доку­мент в организации должен быть зарегистрирован один раз, у него дол­жен быть только один регистрационный номер, присвоенный органи­зацией, независимо от того, в каком структурном подразделении он регистрировался - в службе Д О У, отделе кадров, бухгалтерии и т. п.

Выбор места регистрации зависит от принятой в организации си­стемы делопроизводства и соответственно системы регистрации. В небольших организациях это, как правило, централизованная ре­гистрация (в службе ДОУ, у секретаря), в средних и крупных орга­низациях - смешанная система, при которой важнейшие документы регистрируются в службе ДОУ, остальные в структурных подразде­лениях - в местах их создания или исполнения. Так, приказы по лич­ному составу регистрируются в отделе кадров, бухгалтерская доку­ментация - в бухгалтерии, документы, адресованные в другие струк­турные подразделения или исходящие из них, - в этих структурных подразделениях. Место регистрации закрепляется в инструкции по делопроизводству.

В местах регистрации документы, как правило, регистрируются в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Так, в службе ДОУ отдельно регистрируются правительственные документы (иногда даже создается специальное структурное подразделение - Бюро (группа) правительственной пере­писки), отдельно - постановления коллегии (в секретариате коллегии), приказы по основной деятельности, указания, распоряжения руководи­телей - в отделе учета и регистрации.

Состав регистрационного номера зависит от принятого в каждой группе документов принципа формирования документов в дела. Пер­вым в составе любого регистрационного номера указывается порядко­вый номер в пределах данной группы, исчисление которого начинается с начала делопроизводственного года. Порядковые номера возрастают в течение года. Как правило, делопроизводственный год совпадает с календарным. Исключение представляют учебные заведения, выбор­ные органы, действующие в определенный период. Например, при ре­гистрации протоколов заседаний выборных органов регистрационный порядковый номер дополняется номером созыва, а исчисление поряд-

ковых номеров начинается с начала работы выборного органа и про­должается до ее окончания.

Только порядковый номер документа в регистрационном номере присваивается документам, если они формируются в дела, в заголов­ках которых есть название вида документов, например: «Приказы Ко­митета социальной защиты Москвы по основной деятельности». Как правило, такой регистрационный номер имеет большинство внутрен­них документов организации - приказы, протоколы заседаний коллеги­альных органов организации, указания, распоряжения и др.

Нет необходимости к регистрационному номеру таких документов добавлять еще какую-либо информацию, указывающую их место со­ставления или хранения, потому что они формируются в одно дело в определенном месте. Так, приказы по основной деятельности согласно требованиям ГСДОУ всегда должны формироваться в службе ДОУ орга­низации.

В том случае, когда при формировании документов в дела необхо­димо ориентироваться на содержание документа и другие дополни­тельные данные, регистрационный порядковый номер дополняется ин­дексом дела по номенклатуре, который указывает место хранения до­кумента, т. е. подразделение и номер дела в этом подразделении. Служебные письма всегда содержат такой номер. Например, если пись­мо, поступившее в вышестоящую организацию, имеет входящий но­мер 155/01-17, это означает, что в день поступления это был 155-й по счету документ, который после исполнения будет подшит в дело 01-17 «Переписка с подведомственными организациями по вопросу...», где 01 - служба Д О У, а 17 - это порядковый номер дела в этой службе, куда после исполнения будет подшит документ (01-17 - это индекс дела по номенклатуре).

На ответном документе вторая часть регистрационного номера дол­жна соответствовать второй части регистрационного номера докумен­та-запроса. Так, если входящее служебное письмо имеет регистраци­онный номер 155/01-17, то ответное служебное письмо может иметь другой порядковый номер, но индекс дела будет тот же - 238/01-17. Это означает, что поступивший документ-запрос и копия отправленно­го документа-ответа будут подшиты в одно дело, имеющее индекс дела по номенклатуре дел 01-17. На такие документы нет необходимости заполнять отдельную регистрационную форму, так как все сведения могут быть зафиксированы в регистрационной форме на документ-зап­рос.

Иногда к цифровым номерам добавляют буквенные. Наиболее ра­ционально применение буквенных обозначений при ведении делопро­изводства по обращениям граждан, при регистрации которых к поряд­ковому номеру добавляют первую букву фамилии исполнителя.

Вряд ли можно считать оправданным добавление букв «К» или «л/с» к приказам по личному составу. Такие приказы всегда регистрируются

в пределах своей группы в отделе кадров и там же формируются в дело, и их поиск не представляет никаких трудностей.

Регистрационный индекс совместного документа, т.е. документа, авторами которого являются несколько организаций, образуется из по­рядковых регистрационных номеров, присвоенных каждым автором, отделенных косой чертой, например № 235/187.

Регистрационный номер можно дополнять и другими данными для большей информативности, если в этом есть необходимость.

Регистрационный номер проставляется на месте, определенном ГОСТР 6.30-2003:

на месте реквизита 12 - регистрационный номер, фиксирующий факт создания или отправления документа;

на месте реквизита 29 -регистрационный номер, фиксирующий факт поступления документа.

При регистрации документов в организации должна быть разрабо­тана единая система индексов структурных подразделений, которая ос­тается неизменной в течение длительного времени и может быть изме­нена только при реорганизации организационной структуры, перерасп­ределении функций внутри организации. Такая система предполагает, что она используется всеми подразделениями организации. При этом составные части регистрационных номеров, последовательность их рас­положения должны быть постоянными.

Для обеспечения соблюдения принципа однократности регистрации и создания единой информационно-поисковой системы по документам организации, обеспечения контроля исполнения документов необходи­мо соблюдать также единую систему и единые правила регистрации по всей организации. ГСДОУ нормативно закреплены обязательный ми­нимум реквизитов регистрации и правила их заполнения в регистраци­онных формах. Это следующие реквизиты: автор (корреспондент); на­звание вида документа; дата документа; номер документа, дата поступ­ления; номер поступления, заголовок документа или его краткое содержание; резолюция; срок исполнения; отметка об исполнении; от­метка о направлении документа в дело. Правила заполнения указанных реквизитов должны быть приведены в инструкции по делопроизвод­ству организации.

Состав обязательных регистрационных реквизитов в зависимости от характера документа и задач использования информации может быть дополнен другими реквизитами: дата и номер государственной регист­рации (для распорядительных документов), расписка исполнителя о получении документа, количество листов документа, количество при­ложений (для писем обязательно), отметка об исполнителе, промежу­точные сроки исполнения, перенос сроков исполнения, отметки о про­хождении документа, значимость вопроса, отраженного в документе, оценка исполнения документа, срок хранения, отметка об исполнении документа и др.

Как уже отмечалось, существует несколько форм регистрации. Жур­нальная форма регистрации не может обеспечить проведение эффек­тивного контроля исполнения документов и создание быстродействую­щей справочной системы по документам, не всегда обеспечивает и проведение однократной регистрации. Данная форма регистрации прак­тически обеспечивает только учет документов и ее рационально при­менять в тех случаях, когда регистрируются небольшие объемы доку­ментов, например такие, как документы об образовании, пропуска, тру­довые книжки.

Регистрация документов с помощью регистрационно-контрольных карточек (РКК) позволяет выполнить все цели регистрации при ее ра­циональной организации. РКК, как правило, изготавливаются из плот­ной белой бумаги, иногда на них наносятся визуальные отличия для регистрируемых групп документов в виде цветовых полос по краю РКК или по диагонали. Полностью цветные РКК используют редко. РКК заполняются машинописным способом в нужном количестве экземп­ляров (под копирку), чтобы обеспечить однократность регистрации, формирование регистрационных, справочных и контрольно-сроковых карточек. Нужное количество экземпляров РКК можно обеспечить и с помощью копировально-множительной техники. Для ведения регист­рации документов с помощью таких РКК и регистрационных картотек необходимо иметь нужное количество РКК, картотечное оборудование (простые картотеки, механизированные и др.), разработать единую схему их построения, применяемую в службе ДОУ и других структурных под­разделениях организации.

Наиболее рационально применение компьютерных технологий. В этом случае на экране выводится экранная форма карточки и ввод данных о регистрации в автоматизированную информационно-поиско­вую систему осуществляется непосредственно с документа на машин­ный носитель с помощью клавиатуры и других устройств ввода. Одно­временно может изготавливаться один экземпляр РКК («твердая копия»), который устанавливается в регистрационную (страховую) картотеку, построенную по хронологическому признаку. Таким образом, при осу­ществлении автоматизированной регистрации формируется такая ин­формационно-поисковая система (ИПС), которая обеспечит эффектив­ную организацию последующих этапов документооборота, будет ис­пользоваться и при подготовке документов исполнителями при наличии автоматизированных рабочих мест с соблюдением всех положений кон­фиденциальности информации.

Регистрация документов - один из трудоемких процессов дело­производства, включающий в себя не только технические операции. Сотрудник, осуществляющий регистрацию, должен хорошо знать структуру и функции организации, распределение обязанностей ис­полнителей, систему делопроизводства, хорошо владеть организаци­онной и вычислительной техникой, уметь пользоваться всеми видами

справочников, которые применяются при регистрации, особенно при применении автоматизированной регистрации. Основой для построе­ния ИПС является классификация документов и документной инфор­мации и разработанные на этой базе различные классификационные справочники (классификаторы). Для того чтобы ввести регистраци­онные показатели в информационно-поисковую систему, чаще всего разрабатываются и применяются классификаторы, позволяющие бы­стро вводить значение этих показателей и обеспечивать их однознач­ное толкование.

К ним относятся следующие классификаторы.

1. Классификатор видов документов, который отображает все виды
документов, используемых в организации, как ею самой создаваемых,
так и получаемых. Этот классификатор используется при заполнении
такого реквизита РКК, как «наименование вида документа». Наимено­
вания видов документов должны соответствовать терминологии, при­
меняемой в Общероссийском классификаторе управленческой докумен­
тации (О К У Д), в Г С Д О У, а также отраслевым нормативно-методически­
ми документам, если они разработаны. На основе данного классификатора
в организации разрабатываются различные перечни: «Перечень докумен­
тов с указанием сроков исполнения», «Перечень документов, не подле­
жащих регистрации», «Табель документов организации и ее структур­
ных подразделений», «Перечень дел с указанием сроков хранения» (но­
менклатура дел), «Перечень документов, подлежащих передаче на
государственное хранение» и др.

Последние два перечня могут использоваться для заполнения тако­го реквизита РКК, как «Отметка об исполнении документа», указывая на адрес хранения документа.

2. Классификатор корреспондентов включает в себя перечень на­званий организаций, учреждений, предприятий и других постоянных корреспондентов (фирм, физических лиц), с которым организация свя­зана по роду своей деятельности. Этот классификатор базируется на применении Общероссийского классификатора предприятий и органи­заций (ОКПО). С помощью классификатора корреспондентов запол­няется реквизит РКК «Автор (корреспондент)».

3. Классификатор вопросов деятельности организации включа­ет в себя перечень вопросов деятельности организации с соотнесением их к уровню компетенции, т. е. фиксирует также распределение обязан­ностей, принятое в организации. С помощью данного классификатора заполняется реквизит РКК «Заголовок документа или краткое содержа­ние». Этот классификатор используется также на участке предваритель­ного рассмотрения документов при определении маршрута движения документа.

4. Классификатор структурных подразделений организации раз­рабатывается на основе организационных документов: устава (положе­ния) организации, утвержденной структуры и штатного расписания,

положений о структурных подразделениях. Часто в отрасли может быть документ, определяющий типовую структуру и штаты для группы од­нородных организаций (школ, вузов, управлений социальной защиты, центров социальной помощи). В классификаторе структурных подраз­делений первой всегда указывается служба ДОУ (индекс 01, как прави­ло), а затем приводятся структурные подразделения в том порядке, в котором они приведены в утвержденной структуре. В этот классифика­тор могут включаться и общественные организации, профсоюз напри­мер. Индексы структурных подразделений используются при присвое­нии документу регистрационного номера и заполнении таких показате­лей РКК, как «Номер и дата документа» (для внутренних и исходящих документов), «Номер и дата поступления документа» (для входящих документов). Этот классификатор используется и при составлении но­менклатуры дел организации, любых перечней документов с указани­ем сроков хранения.

Классификатор структурных подразделений используется для запол­нения такого реквизита РКК, как «Резолюция».

5. Классификатор исполнителей. Как правило, в такой классифи­катор включаются фамилии заместителей руководителей, руководите­лей структурных подразделений, отвечающих за исполнение докумен­тов, которые перечисляются в той же последовательности, что и в клас­сификаторе структурных подразделений.

Контрольные вопросы

1. Что такое регистрация документов и какова ее основная цель?

2. Какие документы не подлежат регистрации?

3. Какие формы регистрации документов существуют?

4. В чем состоит основной принцип регистрации?

5. Чем характеризуется смешанная система регистрации?

6. Как формируется состав регистрационного номера входящих, исходящих и внутренних документов?

7. Как регистрируются ответные документы?

8. Можно ли к регистрационным номерам добавлять буквенные обозначе­ния?

9. Как формируется регистрационный номер совместного документа?

10. Где проставляются регистрационные номера на входящих докумен­тах?

11. Какие реквизиты включены в регистрационные формы?

12. Чем отличаются друг от друга разные формы регистрации и в чем их преимущества?

13. Какие требования предъявляются к работникам, осуществляющим ре­гистрацию?

14. Какие классификаторы используются при введении данных в ИПС орга­низации?

ГЛАВА 9. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНАЯ РАБОТА

Служба ДОУ организации должна быть готовой оперативно отве­тить на любой вопрос об информации, содержащейся в документах, о том, что происходит (произошло) с документом в организации.

Для того чтобы обеспечить быстрый поиск информации, выдачу справки по документам, в организациях создаются различного рода информационно-справочные системы. Основой для построения любой ИПС является проведение учета и регистрации документов. Информа­ционно-справочная работа организуется, как правило, в той же форме, что и регистрация. Если регистрация документов проводилась с помо­щью РКК и регистрационной картотеки, то и информационно-справоч­ная работа организуется с помощью справочных картотек. Количество справочных картотек, признаки, используемые при их формировании, зависят от многих факторов: объема документооборота, тематики дея­тельности организации и соответственно характера поступающих спра­вок, наличия сети подведомственных организаций или постоянных кор­респондентов, принятой системы делопроизводства и др. Чаще всего в организациях применяются справочные картотеки, построенные по следующим признакам:

1) по корреспондентскому - рубриками являются названия постоян­ных корреспондентов;

2) по географическому - рубриками являются названия области, го­рода, месторождения и др.;

3) по предметно-вопросному (тематическому, производственно-от­раслевому) - рубриками являются названия управленческих функций и участков (вопросов) деятельности данной организации;

4) по структурному - рубриками служат названия структурных под­разделений организации;

5) по номинальному - рубриками являются наименования видов документов;

6) по алфавитному - рубриками являются буквы русского алфавита.
Корреспондентский и географический признаки построения

справочной картотеки используются в том случае, если у организации есть большая подведомственная сеть подчиненных ей организаций или она ведет переписку со значительным числом постоянных корреспон­дентов.

Предметно-вопросный признак (тематический, отраслевой) ис­пользуется и в построении кодификационных тематических картотек (баз данных по нормативным актам). На каждый отдельный вопрос, содержащийся в тексте нормативного акта, составляется тематическая карточка, поэтому на один нормативный акт может быть составлено несколько тематических карточек. Форма этой карточки отличается, как правило, от той, которая используется при обычной регистрации. Кар­точки систематизируются в соответствии с рубриками классификатора

вопросов деятельности организации. Тематическая кодификационная картотека ведется не в службе Д О У, а в юридической службе организа­ции. Она ведется постоянно, и все изменения, внесенные в норматив­ный акт по данному вопросу, вносятся в базу данных (фиксируются на оборотной стороне карточки). Старые записи не уничтожаются. Кар­точки находятся в кодификационной картотеке до тех пор, пока норма­тивный акт не будет заменен новым.

Структурный признак построения справочной картотеки применя­ется тогда, когда отсутствует (или не разработана) тематическая картоте­ка. В какой-то мере справочная картотека, построенная по структурному признаку, дублирует тематическую картотеку, только без той степени де­тализации, которая присуща тематической картотеке.

Номинальный признак построения справочной картотеки исполь­зуется для создания информационно-справочного массива по докумен­там, регистрация которых осуществлялась в пределах одного вида. Это, как правило, внутренние документы самой организации и распоряди­тельные документы других организаций.

Алфавитный признак построения справочной картотеки широко ис­пользуется при организации делопроизводства по обращениям граждан. Буква русского алфавита, являясь рубрикой такой картотеки, представляет собой первую букву фамилии автора жалобы (заявления, предложения).

Справочные картотеки могут делиться на две идентичные части. Рубрики будут одинаковы и в первой, и во второй части, но в первую часть будут устанавливаться РКК на неисполненные документы, а во вторую часть - РКК на исполненные документы, которые после испол­нения документа изымают из первой части и переставляют во вторую часть. Это также ускоряет выдачу справки по документам. Внутри каж­дой рубрики РКК устанавливаются, как правило, по хронологии. При­чем для удобства в работе применяется обратный хронологический порядок, т. е. при открытии рубрики первой всегда будет стоять РКК на последний поступивший документ.

Число справочных картотек, их размещение в службе ДОУ и струк­турных подразделениях зависят от применяемой в организации систе­мы делопроизводства, характера справок и других факторов. Однако технология работы с картотеками по традиционной системе в ручном режиме стандартна.

После заполнения РКК (в 5 экз.) они распределяются следующим образом:

1 - й и 2-й экземпляры РКК вместе с документом отправляются ис­полнителю;

1-й экземпляр с распиской исполнителя о получении возвращает­ся в подразделение по учету и регистрации службы ДОУ и устанавли­вается в регистрационную картотеку, рубриками которых являются названия месяцев года. Внутри РКК помещаются по датам поступле­ния и порядковым номерам. Эта картотека иногда называется хроно-

логической, является основной (страховой) и все отметки о движении документа вносятся в этот экземпляр РКК;

2-й экземпляр РКК остается в структурном подразделении и уста­навливается в картотеку структурного подразделения организации;

3-й экземпляр РКК передается в контрольную службу (если доку­мент подлежит контролю за исполнением) и устанавливается там в кон-трольно-сроковую картотеку по сроку исполнения;

4 - й и 5 - й экземпляры РКК устанавливаются в справочных картоте­ках подразделения службы ДОУ по учету и регистрации, которые по­строены по выбранным признакам.

Все картотеки хранятся по месту их формирования после окончания делопроизводственного года еще 1-2 года. Архивный срок хранения РКК согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятель­ности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, орга­низаций, предприятий, с указанием сроков хранения, - 3 года, после чего часть из них может быть уничтожена, а часть (РКК на распоряди­тельные документы) может быть передана в ведомственный архив для пополнения там научно-справочного аппарата.

Если регистрация в организации осуществляется в автоматизирован­ном режиме, то возможности информационно-справочной работы значи­тельно расширяются и увеличивается скорость ее проведения. Автомати­зированный информационно-поисковый массив ведется в соответствии с применяемым в местах регистрации документов программным обеспече­нием, единой формой РКК, в которой нормативно закреплен состав пока­зателей, вводимых в ИПС. Также в Г С Д О У приведены правила заполне­ния этих показателей для обеспечения их однозначного толкования.

Современные системы управления базами данных позволяют быст­ро выдавать справки по любому из показателей РКК или по их комби­нации. Поиск сведений может осуществляться как по документам теку­щего делопроизводственного года, так и по архивной базе данных, сфор­мированной по документам прошлых лет. Справочные сведения могут выводиться на экран, могут распечатываться в виде РКК. Если поиск осуществляется по группе документов, то печать может осуществлять­ся в табличной форме.

Контрольные вопросы

1. С какой целью создается в организации информационно-поисковая система?

2. Как строится ИПС, если регистрация документов осуществляется с по­мощью РКК?

3. Какие признаки могут быть использованы для построения справочных картотек?

4. Что представляют собой рубрики справочных карточек?

5. Как проводится справочная работа по изданным правовым актам?

6. Сколько справочных карточек может использоваться в организации?

7. Какова технология работы с картотеками по традиционной системе в руч­ном режиме?

8. Как организуется справочная работа в автоматизированном режиме с ис­пользованием ПК?

ГЛАВА 10. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Контроль исполнения документов по ГОСТ Р 51141-98 определяет­ся как совокупность действий, обеспечивающих своевременное испол­нение документов. Функция контроля - одна из важнейших управлен­ческих функций, в осуществлении которой принимают участие как ра­ботники службы Д О У, так и руководители всех уровней. Э т о обусловлено тем, что в контроле выделяются два аспекта: контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения решений, и контроль за срока­ми исполнения.

Контроль по существу решения вопроса, т. е. фактически контроль за качеством исполнения, - одна из должностных обязанностей руко­водителей всех уровней, начиная от руководителя любого структурно­го подразделения и кончая руководителем организации.

При большом объеме документооборота такой контроль также мо­гут осуществлять специально уполномоченные лица или специальное контрольное подразделение, например инспекция при руководителе.

Такой контроль может осуществлять и вышестоящая организация путем проведения ревизий, проверок, анализом представленных отче­тов, справок, однако такой контроль не всегда проводится системати­чески и планомерно.

Контроль за сроками, как правило, осуществляют работники служ­бы ДОУ или при небольшом объеме документооборота эту работу вы­полняет секретарь или специально назначенный работник.

Целью контроля является содействие своевременному и качествен­ному исполнению документов, получению информации, которая по­может оценить качество работы структурных подразделений, их ру­ководителей и конкретных исполнителей. Оценка качества работы уп­равленческих работников включает в себя много факторов, и показатель, характеризующий исполнительскую дисциплину, - один из важней­ших.

Наиболее часто в состав службы ДОУ включается подразделение, осуществляющее контроль за сроками исполнения документов, в виде группы контроля (отдела), состоящее из нескольких сотрудников и ру­ководителя подразделения.

Основными этапами, осуществляемыми последовательно в таком подразделении, являются:

получение данных постановки документа на контроль;

проверка своевременности доведения контрольного документа до всех исполнителей и напоминание об установленном сроке исполне­ния;

получение информации о ходе исполнения и регулирование при не­обходимости хода исполнения;

снятие документа с контроля с одновременной проверкой правиль­ности оформления документов в части соответствия подписей их рас­шифровкам, соответствия подписи на ответном документе, подписи в резолюции на контрольном документе и др.;

обобщение результатов контроля исполнения, составление анали­тических справок (сводок) о состоянии исполнительской дисциплины в организации, доведение их до руководителя.

Все документы, требующие исполнения, должны быть поставлены на контроль. Однако не всегда это реально осуществить технически и, кроме того, в силу сложившейся практики на контроль ставятся доку­менты, содержащие наиболее важную для деятельности конкретной организации информацию.

Учитывая данный фактор, в каждой организации разрабатывается перечень документов, подлежащих контролю исполнения с указанием сроков исполнения. Данный перечень является, как правило, приложе­нием к инструкции по ведению делопроизводства. Иногда он издается в виде самостоятельного документа.

Сроки исполнения большинства управленческих документов регла­ментируются действующим законодательством (поэтому они называ­ются типовыми сроками исполнения) - указами Президента, постанов­лениями правительства, законами РФ. Значительное количество типо­вых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах, например о предоставлении статистической отчетности, о сроках подачи апелля­ций на решение судебных инстанций и др. Типовой срок исполнения таких распространенных видов документов, как служебное письмо, телеграмма, установлен Г С Д О У. Если в организации есть специфичес­кие виды документов, для которых не установлены типовые сроки упо­мянутыми выше документами, то организация устанавливает для та­ких документов сроки исполнения и включает их в перечень, после ут­верждения которого они становятся типовыми.

Индивидуальный срок исполнения документа - это срок исполне­ния, установленный резолюцией руководства.

Срок исполнения входящих документов должен исчисляться с мо­мента поступления документа в организацию (реквизит 29). Однако с момента фиксации факта поступления до проставления резолюции ру­ководителя, определяющей исполнителей, характер исполнения и сро­ки, иногда проходит несколько дней, поэтому в некоторых организаци­ях срок исполнения документа исчисляют от даты резолюции.

Сроки исполнения внутренних документов исчисляют, как правило, с момента доведения их до исполнителей.

Срок исполнения может корректироваться только руководителем -автором резолюции, но не сотрудниками, осуществляющими контроль за сроками исполнения. Фактически руководитель, рассматривающий документ, и определяет: подлежит ли данный документ контролю за исполнением. На левом поле контрольного документа на уровне заго­ловка предусмотрено проставление реквизита 17 «Отметка о контро­ле» в виде буквы «К» или слова «контроль». Эту отметку могут проста­вить и работники службы ДОУ перед отправкой к исполнителю, исходя из резолюции руководителя или текста документа (приказа, указания, распоряжения и др.).

При необходимости контроля устных поручений руководства на них заполняется контрольный экземпляр РКК. Также заполняются несколько экземпляров РКК на документы, содержащие ряд заданий с различны­ми сроками исполнения, выполнение которых поручено нескольким исполнителям. Чаще всего это относится к распорядительным докумен­там, текст которых состоит из отдельных пунктов, содержащих разные поручения.

Необходимость заполнения отдельного экземпляра РКК на конкрет­ное поручение обусловлена тем, что при формировании контрольного массива РКК основным признаком группировки РКК является срок исполнения.

Контроль исполнения всегда строится на базе регистрационных дан­ных: регистрационных карточек или автоматизированных данных. Вве­дение специальных форм контрольных карточек не рекомендуется.

Форма контроля выбирается в зависимости от объема документоо­борота, принятой системы регистрации, возможностей организации.

Контроль можно проводить в ручном режиме с помощью конт-рольно-сроковой картотеки, что чаще всего встречается в небольших организациях (фирмах) при незначительном объеме документооборо­та. В других случаях рационально применение автоматизированной системы контроля исполнения документов с помощью вычислитель­ной техники.

Для ведения контроля в ручном режиме используют контрольно-сро-ковую картотеку, разделенную на 33 ячейки. Удобнее использовать не стандартный картотечный ящик, а картотеку, у которой нет одной боко­вой стороны.

Ячейки контрольно-сроковой картотеки, отделенные друг от друга разделителями, обозначаются цифрами:

с 1 -й по 31 -ю ячейки - это дни текущего месяца;

32-я ячейка - для карточек на документы, срок исполнения которых приходится на следующий месяц (месяцы);

33-я ячейка - для карточек на документы, срок которых истек в пре­дыдущем месяце. Чаще всего эту ячейку делают нулевой и помещают перед первым разделителем. Карточки из этой ячейки перемещаются в другие в том случае, если будет продлен срок исполнения.

Контрольно-сроковая картотека при небольшом объеме документо­оборота может быть одна на организацию, при больших объемах их может быть несколько - по исполнителям, по группам документов (при­казы, постановления коллегии и др.), однако внутри картотеки доку­менты группируются по срокам исполнения.

Служба контроля ежедневно получает с участка регистрации доку­ментов контрольные экземпляры РКК и расставляет их по срокам ис­полнения. В течение всего срока исполнения осуществляются регуляр­ные проверки хода исполнения, результаты которых фиксируются на контрольном экземпляре РКК (как правило, на оборотной стороне). Служба контроля имеет право получать всю необходимую информа­цию о ходе исполнения документа. Ответственность за достоверность этой информации несут исполнители.

Проверка хода исполнения в соответствии с ГСДОУ должна прово­диться:

по заданиям последующих лет - не реже одного раза в год;

по заданиям следующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;

по заданиям текущего месяца - каждые 10 дней и за 5 дней до исте­чения срока.

Если задание должно быть исполнено в срок от 2 до 10 дней, про­верка хода исполнения осуществляется чаще, как правило, раз в 2-3 дня.

Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о результатах рассмот­рения, то вместе с документом пересылаются два экземпляра регистра­ционной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвра­щается с информацией об исполнении.

Проверка хода исполнения осуществляется либо по телефону, либо путем личного опроса. Если исполнение задания срывается и необхо­дим перенос срока исполнения, то об этом должно быть доложено ру­ководителю, давшему задание, исполнителем или работником конт­рольной службы.

Ежедневно контрольная служба не только проверяет, будут ли ис­полнены документы, срок которых истекает, т. е. проводит текущий кон­троль, но ведет предупредительный контроль. Выбирая карточки на задания, срок исполнения которых истекает через 3-5 дней, карточки на задания с более длительными сроками исполнения, контрольная служ­ба делает напоминания исполнителям как в устной форме (при ручном контроле), так и в письменной (при автоматизированном контроле) пу­тем вывода необходимой информации на экран дисплея.

Систематическая проверка хода исполнения заданий, содержащихся в документах, повышает исполнительскую дисциплину работников, позво­ляет своевременно их руководителям скорректировать ход выполнения заданий, принять меры к своевременному выполнению.

Все перемещения контрольного документа от одного исполнителя к другому проходят с извещением контрольной службы и отметкой в РКК.

Результаты исполнения должны быть в письменной форме в виде от­ветного документа или справки об исполнении, если задание выполнено в устной форме (по телефону или путем личной встречи).

Снять документ (задание) с контроля согласно ГСДОУ может либо руководитель, поставивший его на контроль, либо ответственный ис­полнитель после выполнения задания, сообщения результатов испол­нения заинтересованным лицам или организациям. Подписывая ответ­ный документ или справку об исполнении контрольного задания, руко­водитель, который определял это задание, подтверждает, что он провел контроль за исполнением документа по существу и что исполнение про­ведено качественно.

Однако в практике случаются ситуации, когда контрольная служба ус­танавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответ­ствовали заданию. Это часто бывает при смене руководителей, определяв­ших задание, смене исполнителей. В этом случае контрольная служба имеет право вернуть документ исполнителю, считая его неисполненным.

Для снятия документа с контроля исполнитель обязан предоставить в контрольную службу следующие документы:

1. Контрольный документ с проставленным в левом нижнем углу
реквизитом 28 «Отметка об исполнении документа и направлении его в
дело». В данную отметку согласно ГОСТ Р 6.30-2003 включают следу­
ющие данные:

ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его ис­полнении, или при отсутствии такового документа, краткие сведения об исполнении;

слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении и направлении его в дело должна быть под­писана и датирована исполнителем документа или руководителем струк­турного подразделения, в котором исполнен документ.

2. Ответный документ или любое другое документированное подтвер­
ждение исполнения (справка об исполнении, например). Эти документы
должны быть подписаны тем руководителем, который давал задание. Они
также до предъявления контрольной службе должны быть зарегистриро­
ваны на участке регистрации, т. е. иметь регистрационный номер и дату.

Контрольная служба знакомится с представленными документами, перенося необходимые данные об исполнении контрольного задания в РКК. Если представленные документы не вызывают вопросов у конт­рольной службы и в РКК внесены все необходимые отметки, докумен­ты возвращаются исполнителю, РКК изымаются из контрольно-сроко-вой картотеки. Фактически контроль за данным заданием (поручени­ем) окончен.

В конце каждого месяца контрольная служба переформировывает контрольно-сроковую картотеку:

карточки на задания, срок исполнения которых истек в текущем ме­сяце, изымаются из всех ячеек и устанавливаются в 33-ю ячейку;

карточки на задания следующего месяца изымаются из своей ячей­ки и расставляются по срокам исполнения.

Одновременно контрольная служба подбирает данные о состоянии ис­полнительской дисциплины в текущем месяце. Они анализируются и обоб­щаются в виде справки (сводки), содержащей следующую информацию:

общее количество документов (заданий), находящихся в момент составления сводки в работе у исполнителей, в том числе со сроками исполнения в данном месяце. В крупных организациях это количе­ство может быть представлено по видам документов, по потокам (вхо­дящие, внутренние, исходящие), по другим признакам;

количество документов (и процент), выполненных с опережением сроков, в срок, с нарушением сроков;

количество неисполненных документов (и процент) с указанием выходных данных этих документов.

Также справки (сводки) обычно делаются в разрезе структурных подразделений, конкретных исполнителей.

Контрольная служба должна представить такую сводку в первый день нового месяца руководителю службы Д О У, который знакомит с ней ру­ководителя учреждения. Также сводки рассылаются руководителям всех уровней - заместителям руководителя, руководителям всех структур­ных подразделений.

Контрольная служба путем проведенного анализа выявляет, что яв­ляется характерными причинами неисполнения документов в срок -недостатки в организации документооборота, недостаточное техничес­кое обеспечение или недисциплинированность сотрудников, их пере­грузка, нерациональное распределение их обязанностей и др. Таким образом, создаются необходимые предпосылки для совершенствования работы по документационному обеспечению управления и работы орга­низации в целом.

В случае применения автоматизированного контроля исполнения документов, который наиболее рационален сегодня, цели, последова­тельность контрольных операций, нормативные документы, регламен­тирующие эту работу, естественно, остаются прежними. С применени­ем компьютеров возрастают скорость работы контрольной службы и объемы контролируемых массивов. Для внедрения автоматизирован­ного контроля исполнения необходимы наличие автоматизированной системы регистрации, применение единых РКК, разработка внутрен­них классификаторов (структурных подразделений, исполнителей, кор­респондентов и др.). Автоматизированный контроль, как указано в Ти­повой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование о состоянии исполнения всех видов документов, поручений и изданий, а также пред-

верительный контроль сроков подготовки и исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины.

Контрольные действия осуществляются в контрольной службе, ме­стах регистрации документов с использованием автоматизированных рабочих мест или автоматизированных пунктов обработки информа­ции. Напоминание исполнителям о сроках исполнения, сводки состоя­ния исполнения, сведения о переносе сроков, завершение исполнения выводятся на экран дисплея; рассылка машинограммы допускается лишь при отсутствии в структурных подразделениях соответствующих тех­нических средств.

После завершения исполнения и внесения всей необходимой инфор­мации в банк регистрационных данных изготавливается машинограм­ма полностью заполненной карточки, которая используется в справоч­ном дублирующем массиве. Эти карточки могут передаваться в ведом­ственный архив одновременно с документами.

Контрольные вопросы

1. Как определяется контроль исполнения документов по ГОСТР51141-98?

2. Какие два аспекта выделяются в контроле исполнения документов?

3. Кто осуществляет в организации контроль исполнения документов?

4. Какова цель контроля исполнения документов?

5. Каковы основные этапы работы подразделения, осуществляющего конт­роль исполнения документов?

6. Какие документы должны быть поставлены на контроль?

7. Что представляет собой типовой срок исполнения?

8. Чем индивидуальный срок исполнения отличается от типового срока?

9. Кто имеет право корректировать срок исполнения?

10. Как оформляется отметка о контроле и где она помещается?

11. Подлежат ли постановке на контроль устные поручения руководства?

12. В чем особенность проведения контроля за исполнением распорядитель­ных документов?

13. Как осуществляется контроль исполнения документов с использовани­ем контрольно-сроковых картотек?

14. Как часто должна осуществляться проверка хода исполнения докумен­тов?

15. Кто имеет право снять документ с контроля?

16. Когда документ считается исполненным?

17. Что должен представить исполнитель в контрольную службу для снятия документа с контроля?

18. Что должна делать контрольная служба в конце каждого месяца?

19. Каковы преимущества проведения автоматизированного контроля ис­полнения документов?

20. Что является необходимым для внедрения автоматизированного конт­роля исполнения документов?

ГЛАВА 11. ОРГАНИЗАЦИЯ ОТПРАВКИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Отправку исходящих документов, так же как прием входящих, целе­сообразно осуществлять централизованно - в экспедиции или у секре­таря руководителя (или у специально назначенного работника).

При обработке исходящих документов выполняются следующие работы.

1. Проверяются правильность оформления и комплектность исходя­
щих документов. Документ, отправленный из организации, должен быть
зарегистрирован, т. е. иметь регистрационный номер и дату, должен быть
подписан, иметь заголовок, если он на формате А4. Особенно внима­
тельно проверяется правильность адресования - при адресовании до­
кумента разовому корреспонденту на документе должен быть его пол­
ный адрес. Если документ адресуется постоянному корреспонденту, то
его адрес имеется в экспедиции и на документе может быть указано
только наименование организации. Кроме того, проверяется, все ли есть
листы документа и приложения в нужном количестве экземпляров и
листов.

Это необходимо проверить и в том случае, если документ будет от­правляться не почтой, а с применением современных средств оргтех­ники (например, факсом или электронной почтой). Неправильно офор­мленные и некомплектные документы возвращаются исполнителям.

2. Проводится сортировка документов по видам почтового отправ­ления и по адресатам. Документы, адресованные постоянным коррес­пондентам, сортируются по ячейкам сортировального устройства. Это производится с целью выявления всех документов в один адрес.

3. Осуществляется адресование конвертов (до вкладывания докумен­тов в конверт). Для постоянных корреспондентов целесообразно иметь заранее заготовленные конверты с отпечатанными адресами. Это мож­но сделать типографским способом, с помощью средств оргтехники. Для разовых корреспондентов целесообразно использовать конверты с прозрачным окном, иначе адреса таких корреспондентов придется вос­производить на стандартном конверте. Конверты с прозрачным окном можно использовать и для постоянных корреспондентов, но только при условии, что на самом документе всегда будет проставляться полный почтовый адрес постоянного корреспондента.

4. Проводится фальцевание документов, т. е. складывание докумен­та и вложение его в конверт. Документы иногда отправляют не фальцуя -это относится к особо важным документам, документам, направляемым в высшие органы власти и управления. В таких случаях используют конверты соответствующего формата.

5. Осуществляется заклеивание конвертов. Это можно делать руч­ным способом, с помощью средств оргтехники либо использовать са-моклеющиеся конверты.

6. Производится взвешивание корреспонденции с помощью почто­вых весов для определения стоимости почтового отправления.

7. Проставляются стоимость отправления, дата отправки и обрат­ный адрес организации. Это производится с помощью маркировальной машины, которая проставляет на конверте оттиски марки и почтовые реквизиты организации-отправителя.

8. Доставляется корреспонденция в почтовое отделение связи. До­кументы, доставленные в экспедицию для отправки, должны быть от­правлены в этот же день или не позднее следующего дня. Все оформле­ние исходящих документов по всем видам почтовых отправлений и их сдача в почтовое отделение связи производятся в соответствии с дей­ствующими почтовыми правилами.

Отправка документов на машинных носителях должна производить­ся в упаковке, соответствующей техническим требованиям сохранно­сти носителей и записанной на них информации. Обязательная сопро­водительная документация к документам на машинных носителях про­ходит такую же экспедиционную обработку, как и документы на бумажных носителях.

В последние годы с развитием средств связи, использованием теле­фонных каналов связи (факса, электронной почты) количество доку­ментов, отправляемых почтой, уменьшается. Сегодня уже невозможно представить себе рациональную организацию документооборота не только без компьютеров, но и без средств связи, соединяющих их меж­ду собой, - компьютерных сетей и программ электронной почты. Пере­дача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время доставки, исключает возможность потери информа­ции, позволяет организовать оперативный обмен информацией как внут­ри организации, так и между организациями, вне зависимости от их месторасположения.

Единственная проблема, которая должна быть обговорена с каждым корреспондентом отдельно, - это наличие специальной программы «электронной подписи», с помощью которой решается вопрос о нали­чии состава удостоверения документа и прежде всего достоверности подписи на документе. Применение электронной подписи регулирует­ся Федеральным законом «Об электронной подписи».

Системы электронной почты делятся на два типа - глобальные и корпоративные (ведомственные). В случае подключения пользователя к глобальной службе электронной почты (например, Relcom) это озна­чает подключение к уже существующей сети передачи данных, охваты­вающей огромные территории, узлы которой оснащены мощным обо­рудованием, обеспечивающим прохождение больших объемов инфор­мационных сообщений. Кроме того, часть пользователей одной глобальной системы электронной почты может обмениваться инфор­мацией не только внутри своей сети, но и с абонентами других гло­бальных сетей.

Корпоративные системы электронной почты - ведомственные - со­здаются для обеспечения внутреннего документооборота, что особен­но эффективно, если у организации имеется большое число подведом­ственных структур, в том числе и филиалов.

Корпоративная электронная почта использует несколько персональ­ных компьютеров, объединенных в локальную вычислительную сеть (ЛВС). Наиболее мощный компьютер сети выполняет управленческую функцию и называется файл-сервером. Другие подключенные к сети ПК называются рабочими станциями. Таким образом, все общие ре­сурсы сети (базы данных, программные средства, периферийные уст­ройства) могут быть доступными каждому пользователю.

Уже создано много систем корпоративной электронной почты: Microsoft Mail; сc: Mail; 1С: Электронная почта и др.

Так, с помощью Microsoft Mail можно осуществлять следующие операции:

получать и отправлять электронные сообщения;

передавать файлы, созданные в других программах MS Office;

хранить сообщения в специальных электронных папках;

осуществлять быстрый поиск необходимых сообщений;

распечатывать сообщения.

Контрольные вопросы и задания

1. Кто осуществляет отправку документов в организациях?

2. Что необходимо проверить при отправке документа?

3. С какой целью осуществляется сортировка документов при отправке?

4. Какими способами можно осуществлять адресование документов?

5. Какие средства используются при отправке документов в экспедиции?

6. Как должна осуществляться отправка документов на машинных носителях?

7. Раскройте преимущества, существующие при отправке документов по электронной почте.

8. Назовите известные вам системы электронной почты и перечислите опе­рации, которые можно осуществлять с ее помощью.

ГЛАВА 12. ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ