Организация рассмотрения документов

В службе ДОУ после проведения экспедиционной обработки доку­ментов проводят их предварительное рассмотрение с целью:

установления маршрута движения конкретного документа;

оперативного доведения документов до конкретного исполнителя;

определения необходимости регистрации отдельных видов докумен­тов;

формирования информационно-поискового массива.

Предварительное рассмотрение осуществляют референты и помощ­ники руководителей и заместителей руководителей, заведующие кан­целяриями, секретариатами, общими отделами, секретари-референты

или другие лица, специально назначенные для проведения данной ра­боты и имеющие определенные полномочия для направления докумен­та по назначению.

Работники, осуществляющие предварительное рассмотрение доку­ментов, получают доступ ко всей информации, поступающей в органи­зацию. Они должны соблюдать служебную этику и обеспечивать защи­ту информации от несанкционированного доступа, хорошо ориентиро­ваться в структуре организации, знать ее руководящий состав и распределение обязанностей между руководителями, состав руководи­телей структурных подразделений, круг вопросов, решение которых входит в их компетенцию. Они должны также хорошо знать состав до­кументов и порядок работы с ними, правила их оформления, уметь пользоваться всеми классификационными справочниками, применяе­мыми в организации.

При предварительном рассмотрении необходимо выделить докумен­ты следующим образом:

документы, подлежащие рассмотрению руководством организации. Это зависит прежде всего от важности содержания документа, автор­ства, вида документа и необходимости срочного решения поставлен­ных в нем вопросов. Как правило, это документы из органов законода­тельной и исполнительной власти, из вышестоящей организации и др.;

документы, направляемые на исполнение в структурные подразде­ления исполнителям как не требующие резолюции руководства;

документы, не требующие регистрации; далее необходимо определить их дальнейший маршрут и исполнителей;

документы, решение которых не входит в компетенцию организа­ции, возвратить их отправителям или отправить по назначению;

обращения граждан. Если в организации есть специальное подраз­деление по работе с указанными документами, то они могут сразу из экспедиции передаваться в это подразделение. Однако жалобы на дей­ствия подчиненных должностных лиц, а также предложения по улуч­шению деятельности организации должны направляться на рассмотре­ние руководству организации.

Таким образом, в результате предварительного распределения по­ступающих документов руководству организации на рассмотрение пе­редается не более 15-20 % общего количества документов. Это суще­ственно снижает нагрузку руководителей, увеличивает оперативность рассмотрения наиболее важных документов.

Для того чтобы ускорить рассмотрение документов руководителем, лица, проводящие предварительное их рассмотрение, выполняют еще несколько операций.

Так, при необходимости к поступающему документу подбираются дополнительные материалы, если они могут понадобиться руководите­лю при его рассмотрении (документы вышестоящих организаций, на которые имеются ссылки в документе, переписка по данному вопросу,

которая велась ранее, и т. п.). Если в документе отсутствует заголовок, в его тексте подчеркивают или выделяют наиболее важные фразы, от­ражающие основные мысли автора документа.

Часто лица, осуществляющие предварительное рассмотрение, гото­вят для руководителя проект резолюции на отдельном листе формата А6, подкалывая его к документу. Если руководитель согласен, он под­писывает резолюцию и проставляет дату.

Резолюция документа - это согласно ГОСТ Р 51141-98 «реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом, и содержащий принятое им решение»¹. Как видно из определения, ре­золюция должна быть на документе, хотя это не всегда соблюдается на практике, поэтому ГОСТ Р 6.30-2003 допускает также оформление ре­золюции на отдельном листе.

Резолюция пишется, как правило, на первом листе документа, на любом свободном, кроме полей, месте и включает в себя фамилию, имя и отчество исполнителей (кто?), содержание поручения (что сделать?), срок исполнения (когда?), личную подпись (кто дал указание?), дату (когда дано указание?).

Например:

Иванову И. К.

Сидорову А. А.

Подготовить проект положения

об учетной политике к 03.12.2006

05.11.2006 личная

подпись

Подпись в резолюции не расшифровывается, так как в любой орга­низации сотрудники знают подписи лиц, имеющих право давать указа­ние по исполнению документов.

Если в резолюции несколько исполнителей, ответственным являет­ся тот, кто указан первым. Это означает, что он должен организовать работу над документом и отвечает за его своевременное исполнение.

Иногда в резолюции не указывается срок исполнения. Это означает, что срок исполнения данного документа относится к типовым (напри­мер, служебное письмо - 10 дней). Дата резолюции играет также важ­ную роль - от нее во многих организациях начинается исчисление сро­ка исполнения, хотя по требованиям ГСДОУ документы должны быть рассмотрены в день поступления и срок исполнения должен исчисляться от даты поступления.

Руководитель не должен задерживать документы, оставлять их на неопределенное время. Это препятствует исполнению документов, не

¹ ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. -М., 1998.-С. 3,п. 57.

дает возможности провести качественное исполнение. При правиль­ной организации работы с документами существует четкий распорядок их передачи на рассмотрение руководству и возврата в службу Д О У. Согласно резолюции руководителя определяется дальнейший маршрут движения документов. Однако до отправки документов по назначению они должны быть зарегистрированы и, кроме того, при необходимости могут быть изготовлены копии документов для передачи сразу несколь­ким исполнителям.

Также на участок регистрации передаются документы, не требую­щие рассмотрения руководства. Лицо, осуществляющее их предвари­тельное рассмотрение, обычно проставляет на таких документах либо индекс структурного подразделения, либо фамилию его руководителя. Такая операция в делопроизводстве называется разметкой.

Документы, не требующие регистрации, после их разметки сразу передаются по назначению.

Документы, решение которых не входит в компетенцию организации, после составления сопроводительного письма с разъяснениями возвра­щаются в экспедицию на отправку отправителю или по назначению.

Обращения граждан после рассмотрения руководством организации или руководителем подразделения по работе с обращениями граждан должны быть зарегистрированы и переданы исполнителям. Если тако­го подразделения нет, данная категория документов регистрируется на участке учета и регистрации службы ДОУ. Все делопроизводство за исключением экспедиционной обработки по данной категории доку­ментов должно вестись обособленно от других видов документов.

Контрольные вопросы

1. Кто в службе ДОУ осуществляет предварительное рассмотрение посту­пающих документов?

2. Какие требования предъявляются к работникам, осуществляющим пред­варительное рассмотрение документов?

3. Как должны быть распределены документы при предварительном рас­смотрении документов?

4. Какой процент от общего количества поступивших документов обычно поступает на рассмотрение руководителя?

5. Какие операции осуществляются при предварительном рассмотрении до­кументов?

6. Что представляет собой резолюция и где она проставляется?

7. Можно ли проставлять резолюцию на отдельном листе?

8. К у д а передаются документы после их рассмотрения?

9. К у д а передаются обращения граждан после их рассмотрения руковод­ством организации?

10. Кто является ответственным за исполнение, если в резолюции указано
несколько исполнителей?