Документов

12.1. Требования к организации хранения исполненных документов в делопроизводстве. Номенклатура дел

Движение документов, т. е. документооборот организации, заканчи­вается после этапа исполнения документов. Однако информация, содер­жащаяся в исполненных документах, необходима в дальнейшей работе организации. Систематизация документов и, следовательно, содержа-

щейся в них информации - одна из важнейших задач в документацион-ном обеспечении управления, в деятельности службы Д О У. Документы до передачи их в архив организации должны храниться так, чтобы их легко можно было найти, чтобы можно было предотвратить несанкци­онированный доступ к ним, обеспечить их сохранность и определен­ные условия хранения (защита от света, пыли и т. п.)- Обеспечение ус­тановленного порядка хранения документов в текущем делопроизвод­стве - гарантия правильного и полного формирования архивного фонда организации.

Документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Согласно ГОСТ Р 51141-98:

дело - совокупность документов (документ), относящихся к одно­му вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную об­ложку;

формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация докумен­тов внутри дела;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения и оформ­ленный в установленном порядке.

Формирование документов дела начинается с начала делопроизвод­ственного года. При формировании дел используются различные виды папок с картонными обложками. Это могут быть отечественные ско­росшиватели, рассчитанные в среднем на 200 листов, имеющие метал­лические замки. Из таких папок извлекать документы неудобно, так как приходится вынимать все документы до того документа, который необходим, а затем все снова подшивать. Скоросшиватели не могут храниться в вертикальном положении, на корешке дела трудно изобра­зить даже индекс дела, и все это затрудняет поиск нужного дела. Мож­но использовать папки-файлы импортного производства типа «Leitz», «Grand», «Bantex» и другие, которые позволяют подшивать в 2-3 раза больше документов, чем в скоросшивателе, и которые могут использо­ваться в течение длительного времени и храниться в вертикальном поло­жении.

Обложка дела может не наклеиваться на внешнюю обложку папки, но все сведения о документах дела в краткой форме фиксируются на сменяемом листе-вкладыше, который помещается в специальный кар­ман на корешке обложки. Такие карманы могут быть разных размеров -от небольшой ячейки в верхней части корешка до полного формата ко­решка папки, что позволяет менять данные при многократном исполь­зовании таких папок для разных дел. Более всего распространены пап­ки типа «Corona» с толстыми картонными обложками, удобными ме­таллическими замками, жестко фиксирующими подшитые документы, но позволяющими быстро извлекать нужные документы, не вынимая остальные документы. Такие папки устанавливаются вертикально в

запирающемся шкафу, на внутренней стороне которого прикрепляется номенклатура дел. На корешок такой папки также наклеиваются наи­менование организации, индекс дела, его заголовок, срок хранения. Обложка дела при необходимости может наклеиваться на внешнюю об­ложку папки, чаще она может быть наклеена на внутреннюю обложку папки. Обложка дела будет полностью оформлена при подготовке дела для сдачи в архив, но тогда будут использоваться папки, предназначен­ные для архивного хранения.

При составлении номенклатуры дел необходимо руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций, Г С Д О У, Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, Основами законодательства РФ об Архивном фонде и архивах. В этих документах устанавливаются виды номенклатур дел, порядок их состав­ления, оформления, согласования и утверждения.

Номенклатуры дел согласно Основным правилам работы архивов организаций бывают типовые, примерные и конкретные. Типовые и при­мерные номенклатуры дел разрабатываются службами ДОУ организа­ций, которые имеют подведомственную сеть, или архивными учрежде­ниями, принимающими на госхранение документы от однородных групп организаций и учреждений, предприятий.

Типовая номенклатура дел содержит унифицированные заголов­ки дел, образующихся в деятельности однородных организаций, и мо­жет быть применена в этих организациях без внесения в нее каких-либо изменений и дополнений в тексте, конкретизируя только наиме­нования организации и структурных подразделений.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве однородных организаций, напри­мер муниципальных управлений социальной защиты. При ее примене­нии можно исключить дела, которые не образуются в деятельности кон­кретной организации, добавлять новые. Нельзя изменять сроки хране­ния, структуру построения номенклатуры дел.

Типовые и примерные номенклатуры дел служат пособием для со­ставления конкретной номенклатуры, которая должна быть в каждой организации.

Если нет типовой или примерной номенклатуры дел, то для состав­ления конкретной необходимо ознакомиться со структурой, характером деятельности организации, изучить состав документов, принятый по­рядок формирования дел, требования к порядку составления конкрет­ной номенклатуры дел. В Основных правилах приведены формы но­менклатуры дел организации и номенклатуры дел ее структурного под­разделения.

Как правило, номенклатура дел организации составляется в конце текущего года на следующий год и состоит из разделов, соответствую­щих наименованиям структурных подразделений или направлениям деятельности, если структура организации часто меняется.

Первым разделом всегда является служба Д О У, независимо от ме­ста в утвержденной структуре. Индексом службы ДОУ всегда будет 01, и в этой службе всегда будут формироваться важнейшие докумен­ты, фиксирующие организационно-распорядительную деятельность, -положения, уставы, приказы по основной деятельности и другие рас­порядительные документы, инструкции, планы и т. п.

После службы ДОУ в номенклатуру дел включаются разделы, на­звания которых являются наименованиями других структурных подраз­делений в соответствии с утвержденной структурой. В номенклатуру дел организации включаются разделы, содержащие дела обществен­ных организаций, временно действующих органов, учреждений, а так­же дела организации, правопреемником которой выступает организа­ция - автор номенклатуры дел. Таким образом, документ, полученный или созданный в организации, должен быть включен в определенное дело и иметь свой адрес в виде индекса и заголовка дела. Кроме доку­ментов в номенклатуру дел включаются все справочные и регистрацион­ные картотеки, журналы, электронные документы и базы данных. Одна­ко не следует включать в номенклатуру дел печатные издания (журналы, книги, газеты и т. п.).

Конкретная номенклатура дел должна охватить все документируе­мые участки деятельности организации.

Каждое структурное подразделение составляет свою конкретную номенклатуру дел на бланке структурного подразделения, заголовком которой является год, на который она составляется. Текст строится в виде таблицы, перед которой приводится название раздела с указанием индекса этого дела (табл. 3).

Индекс дела (графа 1) всегда обозначается арабскими цифрами и состоит из цифрового индекса, присвоенного в организации струк­турному подразделению (эти индексы фиксируются или в классифи­каторе индексов структурных подразделений или в приложении к ин­струкции по делопроизводству) и порядкового номера дела (заголов-

	Hm да it не раздела
tl IUC Nu­ll- 1.1	Заголовок лела	Количество ел. яр	Срок хранении 11 № статей по перечню	Примечание
'				J
	liiiitmtmc раідела
.

ка) в пределах данного раздела. Индекс дела 01-15 будет означать, что указанное дело включено пятнадцатым по счету в номенклатуру дел службы Д О У. Этот индекс может быть дополнен информацией из классификатора вопросов деятельности, если он разработан в орга­низации.

Заголовок дела (тома, части) (графа 2) фиксируется во второй гра­фе, и здесь необходимо соблюдать следующие требования:

заголовок дела должен быть сформулирован в соответствии с тре­бованиями, указанными в Основных правилах работы архивов органи­заций;

заголовки дел внутри разделов номенклатуры дел должны распола­гаться по степени их важности и во взаимосвязи.

Заголовок дела должен быть сформулирован так, чтобы по его наи­менованию было понятно, какие виды документов могут быть подши­ты в дело и по какому вопросу, т. е. заголовок должен кратко отражать содержание и состав документов дела. Для достижения единообразия в формулировках заголовков дел Основные правила работы архивов орга­низаций устанавливают максимальный набор элементов заголовка дела. К ним относятся:

название вида дела (журнал, переписка) или разновидности доку­ментов (постановления, решения, докладные записки);

название автора документа (организации, структурного подразделе­ния, комиссии, должностного лица и др.);

краткое содержание документов дела (о чем? по какому вопросу?);

название адресата (корреспондента документа);

название местности, с которой связано содержание документов;

даты (период), к которым относится содержание документов дела;

указание на копийность документов.

Как было указано, это максимальный набор элементов, включаемых в заголовок, и не всегда они все должны в нем присутствовать. Так, название адресата (корреспондента) будет включаться в заголовок дела, содержащего переписку, даты указываются только в заголовках дел, содержащих плановые или отчетные бухгалтерские документы, кото­рые могут формироваться в текущем году как отчетные за прошлый год.

В номенклатуре дел не указывается дата (период) в заголовках дел, где осуществляется формирование документов текущего делопроизвод­ственного года, не указывается подлинность документов, а только ко-пийность. В этом случае к заголовку добавляют слово «копия», напри­мер: «Приказы директора Московского политехникума по личному со­ставу. Копии».

При формулировке заголовков дел необходимо руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, Основными правилами работы архивов организаций и перечнями документов с указанием сро­ков хранения - типовыми, отраслевыми, ведомственными, в которых

приводятся типовые формулировки заголовков дел. Эти заголовки пос­ле незначительного уточнения (внесение конкретного адресата, напри­мер) включаются в номенклатуру дел организации.

Количество ед. хр. (графа 3) заполняется в конце года, когда стано­вится очевидным, сколько томов дела сформировалось, учитывая, что количество листов в деле не должно превышать 250 при сдаче дела в архив.

Срок хранения и № статей по перечню (графа 4) указываются в соответствии с перечнями документов с указанием сроков хранения со ссылкой на конкретную статью использованного перечня. Если исполь­зуют несколько перечней, то в графе «Примечание» необходимо указать название использованного перечня. Если в номенклатуру дел включают заголовки дел, которых нет в действующих перечнях, то сроки их хране­ния согласовывают с экспертно-проверочной комиссией соответствую­щего госархива, в который организация передает дела на хранение. Ос­новным перечнем в стране принято считать «Перечень типовых доку­ментов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств и ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения». Но данный перечень не охватывает весь состав доку­ментов, образующихся в нашей стране, потому в ряде отраслей созда­ны отраслевые (ведомственные) перечни. Такие перечни охватывают все участки деятельности системы органов, входящих в данную отрасль, в них легче найти соответствующий заголовок дела. Кроме срока хра­нения в данной графе номенклатуры дел должна быть проставлена ссыл­ка на порядковый номер статьи, например: 75 лет, ст. 508.

Примечание (графа 5) - эта графа номенклатуры дел заполняется не всегда, а только тогда, когда приведенное примечание уточняет, до­полняет или разъясняет заголовок дела или какие-либо условия форми­рования или хранения данного дела. Так, в примечаниях необходимо сделать отметку о том, что данное дело является «переходящим», т. е. что оно не сдается в архив в установленные сроки, а необходимо для использования в делопроизводстве еще несколько лет. В нормативных документах не содержится особых требований к заголовкам дел элект­ронных документов, поэтому следует придерживаться общих требова­ний. Но в графе «Примечание» необходимо указать вид носителя и ме­сто его хранения.

Номенклатура дел структурного подразделения должна быть подпи­сана руководителем структурного подразделения, одобрена экспертной комиссией этого подразделения и согласована с заведующим архивом организации. После оформления номенклатура дел структурного под­разделения передается в службу ДОУ для составления и оформления номенклатуры дел организации.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке орга­низации по такой же табличной форме. Разделами номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений. Однако номенк-

латура дел организации не должна представлять собой механическое соединение номенклатур дел структурных подразделений. При ее со­ставлении уточняются вопросы дублетности документов, т. е. выявля­ются виды документов, создаваемых в организации в нескольких эк­земплярах, определяются места хранения подлинника и копий и соот­ветственно проставляется срок хранения. Уточняются примечания, внесенные в номенклатуру дел структурными подразделениями, редак­тируются заголовки, содержащие однотипные группы документов. Про­ект номенклатуры дел визируется заведующим архивом организации или лицом, ответственным за архив, рассматривается экспертной ко­миссией организации, подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем организации. В том случае, если органи­зация передает документы на государственное хранение, номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией архивного уч­реждения и только после этого она утверждается руководителем орга­низации и может быть введена в действие с начала нового дело­производственного года.

К номенклатуре дел крупной организации может составляться науч­но-справочный аппарат, включающий: оглавление, пояснительную за­писку (введение), список принятых сокращений, список перечней до­кументов, используемых для составления заголовков дел и определе­ния сроков хранения, и др.

Номенклатура дел составляется в 4 экземплярах, из которых:

первый экземпляр представляет собой дело, включенное в номенк­латуру дел службы ДОУ с установленным сроком хранения;

второй экземпляр используется службой ДОУ в качестве рабочего экземпляра, в который вносятся все уточнения в течение всего срока действия;

третий экземпляр находится в качестве учетного документа в архи­ве организации;

четвертый экземпляр хранится в государственном архиве, источни­ком комплектования которого является данная организация.

Структурным подразделениям для использования в работе служба ДОУ направляет выписки из соответствующих разделов номенклатуры дел.

При наличии соответствующей технической базы целесообразно наряду с традиционной бумажной формой номенклатуры иметь и ее электронный вариант. Это обеспечивает ее быструю корректировку и оформление в конце года, подготовку ее к новому делопроизводствен­ному году. Номенклатура дел организации пересогласовывается с ар­хивным учреждением не реже чем раз в 5 лет. В случае коренного изме­нения функций и структуры организации она подлежит пересоставле­нию независимо от сроков ее согласования.

В процессе работы с номенклатурой дел в течение делопроизвод­ственного года в нее могут вноситься отметки о заведении дел, уточне-

ния в заголовки; может возникнуть необходимость формирования но­вых дел, если появились новые направления деятельности организа­ции, и соответственно внесения их в номенклатуру дел и т. п. Все заме­чания вносятся в рабочий экземпляр службы Д О У. В конце года делоп­роизводственные работники заполняют итоговую запись к номенклатуре дел структурного подразделения и передают эти сведения в с л у ж б у Д О У, которая в свою очередь обобщает данные структурных подразделений, добавляет данные, полученные в самой службе Д О У, а затем передает итоговые сведения по организации в архив организации. Итоговая за­пись составляется по следующей форме: