Документов

В организациях прием и первоначальную обработку поступающих документов могут осуществлять:

специальное подразделение службы ДОУ - экспедиция (при значи­тельном объеме документооборота);

работник службы Д О У, например инспектор по приему и отправке документов (если в структуре службы ДОУ нет экспедиции);

секретарь руководителя (в небольших организациях, фирмах).

Централизация приема и обработки всех поступающих документов в одном месте, вне зависимости от того, каким путем документ посту­пил в организацию (почтой, курьером, факсом, от сотрудников органи-

зации, которые были на совещаниях, в командировках), - непременное условие рациональной организации документооборота. Централизация обработки документов в экспедиции позволяет:

организовать работу с применением различных средств организа­ционной техники, что в значительной степени повышает производи­тельность труда;

обеспечить своевременную, в день поступления (согласно требова­ниям ГСДОУ), обработку поступающих документов и передачу их в соответствии с маршрутными схемами прохождения;

проводить ежедневный учет количества обрабатываемых докумен­тов;

организовать доставку документов курьером.

Как правило, корреспонденцию, адресованную организации, сотруд­ники экспедиции привозят из почтового отделения до начала рабочего дня. Обработка поступающей корреспонденции в экспедиции должна быть закончена в первой половине дня, так как во второй половине дня начинается обработка отправляемых документов, которые в конце ра­бочего дня должны быть доставлены в почтовое отделение для отправ­ки по назначению.

В экспедиции должен быть разработан четкий распорядок работы с указанием времени выполнения и работников, ответственных за ту или иную работы. Работы, выполняемые экспедицией, носят преимуще­ственно технический характер и хорошо поддаются механизации и автоматизации.

При обработке поступающей корреспонденции выполняются сле­дующие работы.

1. Проверяются правильность доставки корреспонденции и целост­ность упаковки, т. е. правильность адресования и наличие поврежден­ной упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращает­ся по назначению или отправителю. При обнаружении повреждения упаковки составляется акт об обнаруженных повреждениях.

2. Производится сортировка корреспонденции на вскрываемую и невскрываемую. Не подлежат вскрытию конверты и бандероли с по­меткой «лично», адресованные общественным организациям, а также корреспонденция, содержащая документы на машинных носителях. На невскрываемой корреспонденции проставляется отметка о получении на упаковке, после чего она передается на сортировку.

Остальная корреспонденция (даже если в ее адресате могут быть указаны конкретные сотрудники с указанием их должностей) подлежит вскрытию. При больших объемах документооборота при вскрытии кон­вертов используется конвертовскрывающие машины.

3. Определяется необходимость сохранения упаковки (конвертов).
Конверты сохраняются и скрепляются с документами в следующих слу­
чаях:

если получена доплатная корреспонденция;

если на документах нет обратного адреса, что часто бывает при по­лучении заявлений, жалоб и предложений граждан, которые указыва­ют обратный адрес только на конверте;

если на документах не проставлена дата и ее можно установить толь­ко по почтовому штемпелю;

если дата документов значительно отличается от дат получения или отправки на почтовых штемпелях;

если только по дате почтового штемпеля возможно определить, со­блюдены ли сроки отправки документов (документы, отправляемые на конкурсы, исковые заявления) и др.

При скреплении документов с конвертами используются различно­го рода сшиватели документов (ручные, электрофицированные). Кон­верты, которые нет необходимости сохранять, позже будут уничтоже­ны с помощью бумагоуничтожающих машин.

4. Проверяются целостность и правильность вложения каждой упа­ковки. После ее вскрытия особое внимание уделяется той корреспон­денции, где было обнаружено повреждение упаковки. Проверяется комп­лектность вложения, т. е. наличие всех экземпляров, количество страниц, наличие приложений, проверяются дата документа и ее соответствие текущей дате. Проверяется правильность адресования вложенных до­кументов. Ошибочно вложенные документы передаются по назначению или возвращаются адресату. При всех обнаруженных недостатках со­ставляется акт с их перечислением, который подшивается (скрепляет­ся) с документом. Никакие обнаруженные недостатки не должны за­медлять ход движения документа, а экспедиция не должна принимать самостоятельного решения о том, что делать с таким документом. Та­кие документы передаются для утверждения акта об обнаруженных недостатках на рассмотрение и принятие решения руководству служ­бы Д О У.

5. Проставляется отметка о получении (реквизит 29) на первом лис­те документа в правом нижнем углу.

В эту отметку согласно ГОСТ Р 6.30-2003 входят порядковый но­мер и дата поступления (при необходимости - часы и минуты). Допус­кается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. Для проставления такой отметки используют штемпеле­вальные устройства, в которых автоматически происходит смена по­рядковых номеров и других цифровых или буквенных обозначений. Иногда организации проставляют в данной отметке свое сокращенное наименование, хотя упомянутым выше ГОСТом это не предусмотрено. Необходимо отметить, что проставление отметки о получении в экспе­диции не означает регистрацию полученных документов. Эти данные не­обходимы прежде всего для учета объема документооборота и фиксации факта получения.

6. Производится сортировка документов и невскрываемой коррес­
понденции по адресатам - структурным подразделениям организации.

Для этого используют различного рода стеллажи, сортировальные уст­ройства, где каждая ячейка имеет наименование конкретного структур­ного подразделения. Документы, присланные из разных организаций в адрес какого-либо структурного подразделения, концентрируются в его ячейке. Если в адресате документа нет указания структурного подразде­ления, а есть только наименование организации, это означает, что он бу­дет передан в с л у ж б у Д О У, как и документы, адресованные руководите­лю и его заместителям.

7. Организуется доставка документов адресатам. Это осуществляет­ся либо курьером, либо представители структурных подразделений в определенное время (как правило, во второй половине дня) сами полу­чают поступившие документы из экспедиции. Документы передаются под расписку в журнале, где экспедиция заносит данные о количестве передаваемых документов с указанием их собственных регистрацион­ных номеров и авторов.

Контрольные вопросы

1. Кто в организациях осуществляет прием и отработку корреспонденции?

2. Почему централизация приема и отправки - непременное условие рацио­нальной организации документооборота?

3. Какие виды работ выполняются и какие средства оргтехники применяют­ся при обработке поступающей корреспонденции?

4. Что представляет собой реквизит 29 «Отметка о поступлении документа в организацию» и где он проставляется?

5. Почему не все конверты подлежат уничтожению после вскрытия?

6. Каким образом осуществляется доставка корреспонденции?

7. Куда должен передаваться документ, если в реквизите 15 «Адресат» ука­зано только наименование организации?

8. Что должна сделать экспедиция, если при вскрытии конверта обнаружи­лось, что документ поступил без приложений?

9. Какая корреспонденция не подлежит вскрытию?