Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в году в организации

Наименование должности

руководителя службы

делопроизводства организации Подпись Расшифровка

подписи Дата

Итоговые сведения переданы в архив

Наименование должности

передавшего сведения Подпись Расшифровка

подписи Дата

Данные сведения необходимы архиву организации для подготов­ки места для приема и размещения дел постоянного и временного хранения, использования этих сведений при подготовке учетных све­дений по архиву организации, контроля за передачей документов через 1-2 года из структурных подразделений в ведомственный ар­хив и др.

Таким образом, номенклатура дел организации является важнейшим учетным документом в делопроизводстве, определяющим основные принципы группировки и систематизации дел организации в текущем делопроизводстве, и основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в архиве организации. В том случае, если архив организации принимает на хранение дела времен­ного срока хранения (до 10 лет), номенклатура дел в этом архиве также используется для учета дел данной категории.