Документооборота

Документационное обеспечение управленческой деятельности орга­низации - важнейшая обслуживающая функция управления, от рацио­нальной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.

Рациональная организация документационного обеспечения управ­ления возлагается в организации на самостоятельную, организацион­но-обособленную службу, подчиненную руководителю организации, -с л у ж б у документационного обеспечения управления (служба Д О У, с л у ж -ба делопроизводства). В небольших организациях, где объем обрабаты­ваемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.

Служба ДОУ в зависимости от принадлежности к определенной груп­пе организации может называться по-разному: управление делами (уп­равление делопроизводства или информационно-документационного обеспечения), канцелярия, общий отдел.

Управление делами, как правило, создается в министерствах и ведом­ствах и имеет в своем составе следующие структурные подразделения:

секретариат, в состав которого входят: приемная, секретариат руко­водителя и секретариаты заместителей руководителя, секретариат кол­легии, протокольное бюро;

инспекция при руководителе;

канцелярия, в состав которой могут входить: бюро правительствен­ной переписки, бюро учета и регистрации, контроля, экспедиция, бюро печати и размножения документов;

отдел писем (жалоб);

отдел совершенствования работы с документами и внедрения тех­нических средств;

центральный архив.

Канцелярия создается на государственных предприятиях, в учеб­ных заведениях, в научно-исследовательских, проектных и конструк­торских организациях. В ее состав, как правило, могут входить: под-

разделение по учету и регистрации, контролю, совершенствованию ра­боты с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб) граждан, секретариат, экспедиция, бюро печати и раз­множения документов, архив.

Общий отдел создается в органах власти и общественных органи­зациях. Обычно в его состав входят те же подразделения, но к ним до­бавляется еще протокольная группа.

Состав конкретной службы Д О У, число подразделений, в нее входя­щих, зависят прежде всего от количества обрабатываемых докумен­тов и информации, масштабов и характера деятельности организации, от выбранной организационной формы делопроизводства.

Работа службы ДОУ регламентируется следующими документами:

положением о службе ДОУ;

инструкцией по делопроизводству;

должностными инструкциями работников Д О У.

Положение о службе ДОУ - это правовой акт, определяющий поря­док образования, права, обязанности и организацию работы данной службы.

Положение о конкретной службе ДОУ разрабатывается на основе примерных положений, приведенных в ГСДОУ и в Типовой инструк­ции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. Данные примерные положения разработаны применительно к организациям, в которых есть такая служба Д О У, как управление делами, и содержат максимум формулировок, которые можно использовать при составле­нии положения о любой другой службе ДОУ - канцелярии, общем от­деле и др.

Положение, как известно, имеет унифицированную структуру тек­ста и включает в себя следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Цели и задачи.

3. Функции.

4. Права и обязанности.

5. Руководство.

6. Взаимоотношения.

7. Организация работы.

В разделе «Общие положения» определяются место и роль служ­бы Д О У, ее структура, подчиненность, перечень документов, которы­ми регламентируется ее деятельность, а также имеются указания на то, кто имеет право возглавить службу ДОУ и какую печать имеет эта служба.

В разделе «Цели и задачи» приводится перечень основных целей и задач. Как правило, основными целями службы ДОУ являются органи­зация, руководство, координация и реализация работ по документаци-онному обеспечению управления на современном уровне. Эта служба решает задачи организации единой системы делопроизводства, едино-

го порядка документирования, разработки и внедрения нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации.

Из поставленных целей и задач формулируется набор функций, пе­речисление которых приводится в следующем разделе «Функции». Функ­ции службы ДОУ можно разделить на три группы:

1) документирование управленческой деятельности (разработка и ве­дение табеля форм документов и альбома унифицированных форм до­кументов; разработка и тиражирование бланков документов, их выдача и учет, оформление документов, их подготовка по указанию руковод­ства, документирование заседаний, совещаний и др.);

2) организация и выполнение работ по обработке документов (при­ем и первоначальная обработка поступающих документов, регистра­ция, рассмотрение, доставка документов, контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в организации, информаци­онно-справочное обслуживание, отправка документов, оперативное хра­нение документов, подготовка дел к сдаче в архив, архивные работы, организация работы с отдельными категориями документов - обраще­ниями граждан, документами с грифом ограничения доступа и др.);

3) организационные виды работ (организация совещаний, приема посетителей, телефонных переговоров, методическое руководство по­становкой делопроизводства в структурных подразделениях и в подве­домственных организациях, разработка новейших технологий органи­зации делопроизводства, повышения квалификации работников служ­бы ДОУ и др.).

В разделе «Права и обязанности» приводится перечень прав, кото­рые имеет служба Д О У, необходимых для успешного выполнения ею своих задач и функций. К ним относятся:

право иметь доступ к информации (документам и базам данных);

право запрашивать сведения, необходимые для работы;

право осуществлять контроль за ведением делопроизводства в орга­низации, за выполнением правил оформления документов и др.

В этом же разделе указывается и ответственность за невыполнение прав и неиспользование обязанностей. Иногда в данном разделе приво­дятся обобщенные формулировки типа «служба ДОУ несет ответствен­ность за невыполнение или некачественное выполнение своих обязан­ностей и неиспользование прав, представленных ей настоящим поло­жением в соответствии с действующим законодательством».

Иногда в данном разделе конкретно указывается, на основании чего работники службы ДОУ могут быть привлечены к ответственности, например: «за несвоевременную сдачу документов в архив организа­ции или их утерю». Вне зависимости от того, какой вариант был вы­бран, вид ответственности, а также сроки или формы наказания невоз­можно перечислить в данном разделе, поэтому формулировка «в соот­ветствии с действующим законодательством» здесь более уместна.

Раздел «Руководство» в положении о службе Д О У раскрывает долж­ностные обязанности руководителя службы - управляющего делами, на­чальника канцелярии, начальника общего отдела, так как должностная инструкция руководителю подразделения (так же как и руководителю организации) не составляется. Фактически этот раздел отражает то, что положено включать в должностную инструкцию: как назначается и уволь­няется, кому подчиняется, требования к уровню квалификации, его обя­занности и права, ответственность.

Раздел «Взаимоотношения» содержит информацию о том, с какими подразделениями и по каким вопросам служба ДОУ взаимодействует, например «служба ДОУ взаимодействует с юридической службой по пра­вовым вопросам, связанным с подготовкой документов в организации».

Раздел «Организация работы» должен содержать информацию об особенностях в работе службы, если они есть, о графике работы, ссыл­ки на действующие документы, в соответствии с которыми организует­ся работа организации в целом. Для государственных организаций это правила внутреннего распорядка. В этом же разделе должна быть ин­формация о том, как будет происходить реорганизация службы, если в этом возникнет необходимость.

Таким образом, положение о службе Д О У, которое четко описывает порядок работы и функции, распределение прав и обязанностей, созда­ет необходимую основу для создания другого организационного доку­мента - инструкции по делопроизводству, где приведена необходимая информация о том, какими способами и методами будут выполняться возложенные на службу ДОУ задачи и функции.

Инструкция по делопроизводству - основной документ, устанав­ливающий единый порядок документирования и выбранную техноло­гию работы с документами в организации. Инструкция разрабатывает­ся на основе общегосударственных нормативных документов (ГОСТов, ГСДОУ, существующих типовых и примерных инструкций, если они имеются, и др.). В то же время инструкция по делопроизводству долж­на отражать все особенности организации делопроизводства в конк­ретной организации.

При построении структуры текста инструкции по делопроизводству руководствуются действующими типовыми или примерными, напри­мер «Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных орга­нах исполнительной власти»¹ или инструкцией, разработанной для групп однородных организаций, выполняющих аналогичные функции. Из та­ких инструкций можно позаимствовать не только структуру текста, но некоторые разделы полностью - такие, где речь идет об экспертизе цен­ности документов, подготовке дел к архивному хранению. Инструкция, как и другие виды организационных документов, всегда начинается с

¹ Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнитель­ной власти. — М., 2000.

раздела «Общие положения», а затем идут разделы, освещающие все особенности постановки делопроизводства в конкретной организации, степень механизации и автоматизации делопроизводства. Например, Ин­струкция по работе с документами в Государственной Думе Федераль­ного Собрания Российской Федерации, утвержденная распоряжением Председателя Государственной Думы от 22 мая 1995 г. № 676р-1, со­стоит из следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Прием, регистрация, доставка документов.

1. Служебные документы.

2. Корреспонденция депутатов.

3. Работа с обращениями граждан.

4. Организация работы с документами в структурных подразделениях.

5. Подготовка и оформление служебных документов.

1. Общие требования.

2. Распорядительные документы.

3. Документы заседаний и совещаний.

4. Служебные письма.

5. Служебные телеграммы.

6. Исходящие служебные документы.

7. Контроль исполнения документов и поручений.

8. Обеспечение документами депутатов и структурных подразделе­ний Аппарата.

1. Обеспечение документами к заседанию Государственной Думы.

2. Обеспечение документами к заседанию Совета Государствен­ной Думы.

3. Обеспечение типографскими изданиями.

4. Обеспечение нормативными материалами.

9. Использование бланков, печатей, штампов.

10. Машинописные работы.

11. Копировально-множительные работы.

12. Запись заседаний.

13. Формирование дел и хранение документов.

1. Составление номенклатуры дел.

2. Формирование дел.

3. Экспертиза ценности документов.

4. Оформление дел.

5. Составление и оформление описей дел.

6. Передача дел на хранение в Архив Государственной Думы.

14. Справочная работа.
Приложения.
В приложениях к инструкции по делопроизводству обычно даются

образцы форм (регистрационно-контрольной карточки, номенклатуры дел, обложки дела и др.), образцы оформления документов (как правило, наиболее распространенных в конкретной организации), перечни доку-

ментов (например, документов, не подлежащих регистрации; докумен­тов, на которые проставляется гербовая печать), типовые или норматив­ные документы (положение о ЦЭК организации). Так, в Инструкцию по делопроизводству Государственной Думы РФ включено 48 приложений.

Инструкция по делопроизводству утверждается приказом руководи­теля организации, в котором указывается, с какого числа она будет вве­дена в действие, а также перечисляются необходимые подготовитель­ные мероприятия, которые должна провести служба Д О У. Инструкция по делопроизводству является документом, с которым обязательно дол­жен быть ознакомлен не только сотрудник службы Д О У, но и каждый сотрудник организации под расписку при приеме на работу. Инструк­ция должна быть в каждом структурном подразделении организации.

Должностная инструкция является документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника в с л у ж б е Д О У.

Должностная инструкция на руководителей подразделений службы ДОУ не составляется, так как в положениях о подразделениях всегда есть раздел «Руководство». Виды должностных инструкций, структура их текста, порядок их оформления, подписания и утверждения описа­ны в гл. 5. В заголовке должностной инструкции приводится наимено­вание должности, для которой она разработана, в соответствии с наи­менованиями должностей, приведенными в Общероссийском класси­фикаторе профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Любая должностная инструкция работников служб ДОУ составляется на основе квалификационной характеристики, приведен­ной в «Квалификационном справочнике должностей руководителей, спе­циалистов и других служащих», который утвержден постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 21 августа 1998 г.

В службе ДОУ должностной состав работников, как и в других под­разделениях, состоит из руководителей, специалистов и иных служа­щих (технических исполнителей).

Основные функции руководителя структурного подразделения лю­бого уровня - планирование и распределение работы, подбор и расста­новка кадров, координация деятельности, контроль и оценка работы. Наименование должности формируется из слова «начальник» («заве­дующий») с добавлением наименования структурного подразделения. К руководителям относятся: управляющий делами, начальник канце­лярии, начальник инспекции, начальник отдела (контроля, учета, реги­страции), заведующий экспедицией, заведующий архивом и др. Как правило, численный состав руководителей в службе ДОУ не должен превышать 20 % общего числа делопроизводственного персонала.

Основные функции специалистов службы ДОУ связаны с выполне­нием оперативных, технических и творческих операций по анализу и обобщению информации, разработке нормативно-методических доку­ментов по делопроизводству, подготовке по заданию руководства про­ектов документов, организации бездокументного обслуживания руко-

водства и др. К специалистам в службе ДОУ относятся: архивист, архео­граф, инспектор, помощник руководителя, документовед, референт, программист, секретарь коллегии, корректор и др. В последнее время появилось даже наименование должности «специалист» и в штатные расписания включаются такие должности, как ведущий специалист, специалист первой (второй) категории. Чаще все-таки в службах ДОУ встречаются наименования должностей с приставкой «старший» - стар­ший инспектор например. Это означает, что данный специалист руко­водит группой из 3-4 человек в своем структурном подразделении. Ре­комендуется вводить должность старшего и тогда, когда специалист самостоятельно обеспечивает определенный участок работы, для кото­рого нецелесообразно в структуре службы ДОУ создание отдельного структурного подразделения.

Основные функции технических исполнителей связаны с выполне­нием операций, связанных с приемом, передачей, учетом, сбором, до­ставкой, хранением документной информации, оформлением и размно­жением документов и др. К техническим исполнителям в службе ДОУ относятся: экспедитор, машинистка, делопроизводитель, секретари, курьеры, операторы ПК, а также операторы копировально-множитель­ных бюро, которые отнесены согласно принятой в нашей стране клас­сификации к категории рабочих, но не служащих.

Для обеспечения четкого функционирования службы ДОУ важно правильно определить общую численность ее работников. Согласно рекомендациям НИИ труда, оптимальная численность делопроизвод­ственных работников по отношению к общему числу работающих в данной организации должна составлять: для министерств и ведомств -12-15%, для промышленных предприятий - 0,5 %. Можно рассчитать необходимую численность, используя методики расчета численности работников службы ДОУ с учетом данных, характеризующих конкрет­ную организацию. Применяются различные методики, но основопола­гающими данными, используемыми в любой методике, выступают та­кие показатели, как объем документооборота и трудоемкость выполняе­мых делопроизводственных работ. Трудоемкость, в свою очередь, рассчитывается с учетом установленных норм времени на выполнение делопроизводственных работ. В настоящее время разработаны межот­раслевые нормативные документы по нормированию таких делопроиз­водственных работ, как регистрация, контроль, составление номенклату­ры дел на стенографические работы, работы по копированию и размно­жению документов, на машинописные работы, на архивные работы и др.

Согласно ГОСТ Р 51141-98 «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом»¹.

¹ ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. -М., 1998.-С. 3, п. 60.

Документооборот в организации осуществляется в виде потоков до­кументов, циркулирующих между пунктами обработки содержания ин­формации, к которым можно отнести руководителей организации и струк­турных подразделений, управленческих работников, и пунктами техни­ческой обработки собственно документов, обеспечивающих прием, учет, контроль, формирование информационно-справочных массивов, хране­ние и использование информации (подразделения с л у ж б ы Д О У, делоп­роизводственные работники структурных подразделений и др.).

Учет объема документооборота относится к типовым функциям службы ДОУ

Объем документооборота подсчитывается ежедневно путем сумми­рования количества входящих, исходящих и внутренних документов. Копии документов, изготовленные средствами оперативной полигра­фии, учитываются отдельно.

Подсчет объема документооборота обычно осуществляется по мес­там получения и отправки документов (входящие и исходящие - в экс­педиции), а также их создания (внутренние документы - по месту реги­страции). Периодически служба ДОУ составляет сводку данных об объ­еме документооборота (за неделю, месяц, год).

Сведения об объемах документооборота организации являются не только основанием для определения штатной численности самой служ­бы ДОУ и ее структуры, но и выбора средств организационной и вы­числительной техники, необходимой для обработки определенных объе­мов документов, выбора наиболее эффективной системы делопроиз­водства, степени централизации и технологии отдельных этапов документооборота. Анализ документооборота может показать степень загруженности отдельных подразделений службы ДОУ и отдельных ее работников, наметить основные пути рационализации работы с доку­ментами.

В составе документооборота принято различать следующие основ­ные документопотоки:

входящие (поступающие) документы, т. е. документы, поступившие в организацию;

исходящие (отправляемые) документы, т. е. официальные докумен­ты, отправляемые из организации;

внутренние документы, т. е. официальные документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации.

Каждый из перечисленных выше документопотоков характеризует­ся собственными показателями, в состав которых прежде всего входят виды документов, их количество, маршруты (пути) прохождения наи­более типовых групп (видов) документов. Так, в поток входящих доку­ментов входят не только официальные документы, поступающие из других организаций, но и документы личного происхождения, т. е. до­кументы, созданные лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей (например, обращения граж-

дан). Для каждой группы документов в организации должен быть раз­работан свой маршрут прохождения. Разработка таких маршрутов бази­руется на типовой технологии организации документооборота, рекомен­дованной Государственной системой документационного обеспечения уп­равления (ГСДОУ) и предусматривающей следующие основные этапы:

прием поступающих документов, их первоначальная обработка;

доставка документов по назначению;

рассмотрение документов руководством организации и руководите­лями структурных подразделений;

регистрация документов;

информационно-справочная работа;

контроль исполнения документов;

исполнение документов;

отправка документов.

Кроме перечисленных этапов документооборота в организацию ра­боты с документами входит также хранение и использование докумен­тов в текущей деятельности организации и прежде всего работа с уже исполненными документами до их передачи в архив организации. Это важный этап в организации делопроизводства, обеспечивающий в даль­нейшем формирование архивной информации.

ГСДОУ рекомендует закреплять порядок прохождения документов в виде специальных технологических схем, разработкой которых зани­мается служба Д О У. В схемах должны быть отражены:

этапы прохождения документов;

пункты обработки документной информации;

сроки обработки и исполнения документов.

Такие схемы включаются в инструкцию по делопроизводству орга­низации. При организации документооборота и его рационализации принято руководствоваться принципами (основными положениями), выработанными практикой делопроизводства и научной организацией управленческого труда:

движение документов должно быть прямоточным, т. е. практически исключать возвратные маршруты;

документ должен пребывать только в тех инстанциях, где это обус­ловлено необходимостью работы с ним;

документ должен быть в структурном подразделении или у испол­нителя однократно.

Операции над документом, если это возможно, должны выполнять­ся параллельно для сокращения времени движения документов внутри организации: например, копирование документа, в исполнении которо­го принимают участие несколько исполнителей, и одновременная пе­редача копий всем исполнителям и др.

Любые сведения о ходе движения документа внутри организации должны происходить с одновременным информированием службы ДОУ или через эту службу.

Перечисленные выше документы - положения, инструкция по дело­производству, должностные инструкции работникам - не только регла­ментируют порядок работы, но прежде всего закрепляют основные мо­менты в организации работы с документами в организации. Таким явля­ется выбор организационной формы делопроизводства.

Организационная форма делопроизводства может быть централи­зованной, децентрализованной и смешанной. Выбор определенной формы зависит от объемов документооборота, масштабов организации, территориального размещения ее структурных подразделений.

Централизованная форма делопроизводства предполагает, что все работы с документами от момента получения (создания) до передачи их на архивное хранение проводятся в одном месте, т. е. централизу­ются.

Эта форма наиболее рациональна при незначительных объемах обра­батываемых документов, так как позволяет максимально механизировать и автоматизировать выполнение сосредоточенных в одном месте дело­производственных работ, держать под контролем всю организацию до-кументационного обслуживания.

Децентрализованная форма делопроизводства применяется тогда, когда структурные подразделения организации территориально разоб­щены. Внедрение этой формы предполагает, что в каждом структурном подразделении есть своя служба ДОУ (хоть и небольшая) или работ­ник, которые самостоятельно ведут все виды работ с документами.

В крупных организациях с большими объемами обрабатываемых документов чаще всего применяется смешанная форма делопроизвод­ства, при которой централизуется часть выполняемых работ по доку-ментационному обслуживанию. Как правило, это работы, связанные с приемом и первоначальной обработкой документов, контролем за ис­полнением, копированием и размножением. Такие работы, как регист­рация, текущее хранение документов, подготовка и сдача их в архив, осуществляются в структурных подразделениях.

Внедрение компьютерных технологий в делопроизводство позволя­ет децентрализовать регистрацию документов, создавая в то же время централизованную информационно-поисковую систему (базу данных) о документах организации.

Использование таких технологий становится необходимой характе­р и с т и к о й работы службы Д О У. Но это не означает отказа от существую­щих правил документирования управленческой деятельности в тради­ционных бумажных документах, что в первую очередь входит в понятие «делопроизводство». Компьютерные технологии на современном этапе все больше внедряются в организацию работы с документами, что по­зволяет не только автоматизировать выполнение традиционных этапов документооборота, но и реализовать принципиально новые возможно­сти в деле управления документооборотом в целом по организации, вы­полнения справочно-информационной и аналитической работы, а также

использования элементов электронного документооборота. Это позво­лит поднять работу служб Д О У на новый качественный уровень.