Алгоритм управлінської діяльності

Зміст та обсяг управлінських функцій командирів і начальників відображаються у відповідних статутах, настановах, керівництвах та інструкціях. Однак порядок їх виконання регламентуючий. «Що, в якій послідовності і як треба робити в межах заданої управлінської функції?» відпрацьовується, як правило, самостійно, на основі особистого досвіду керівника за визначеними періодами діяльності.

У практиці функціональної діяльності командирів можна виділити наступні основні етапи:

перший – прийняття рішення і постановка завдання підлеглим;

другий – підготовка сил і засобів до виконання завдання;

третій – управління діями підлеглих у ході рішення завдання;

четвертий – оцінка ефективності дій підрозділів.

Реалізація кожного з етапів здійснюється шляхом виконання певних специфічних управлінських операцій. В свою чергу кожна така операція включає в себе ті чи інші розумові та практичні дії командирів і начальників. Таким чином, при рішенні будь-якого поставленого завдання діяльність командирів усіх ступенів завжди включає комплекс типових управлінських функцій і специфічних управлінських операцій.

Підвищення ефективності виконання різних завдань об’єктивно пов’язано з необхідністю постійного впорядкування процесу мислення та удосконалення управлінської діяльності.

З досвіду військ важливим напрямом підвищення ефективності та якості управління є застосування алгоритмізації управлінської діяльності командирів і начальників.

Алгоритмізація – найбільш раціональний порядок виконання управлінських операцій, використання якого забезпечує успішне виконання кожної типової управлінської функції у повному обсязі. На практиці він може бути визначений на основі завчасного узагальнення передового досвіду роботи командирів і представлений у вигляді інструкції чи їх управлінської діяльності при рішенні різних завдань.

Під поняттям «алгоритм» розуміється загальнодоступний формалізований опис найбільш раціональних логічних правил і послідовності виконання специфічних управлінських операцій та повної реалізації типових управлінських функцій на кожному етапі рішення поставленого завдання. В алгоритмі відображається раніше підготовлена і неодноразово відкоригована на практиці програма: «що і в якій послідовності треба робити?». При цьому у межах цієї програми командирам надається можливість творчого рішення питання: «як треба робити?».

Алгоритми управлінської діяльності можуть бути частковими та узагальненими. Часткові алгоритми розроблюються для кожного офіцера, який обіймає відповідну посаду і відображує специфічний порядок виконання окремої управлінської функції при рішенні конкретного завдання. При цьому у ньому відображуються всі управлінські операції і навіть окремі мисленні та практичні дії відповідного командира.

Узагальнений алгоритм управлінської діяльності показує у спрощеному вигляді програму дій кожного командира і начальника незалежно від посади, яку він обіймає, при здійснені всіх управлінських функцій, необхідних для рішення будь-якого поставленого завдання. Такий алгоритм не є сумою часткових алгоритмів, оскільки в ньому не враховуються специфічні особливості окремих управлінських функцій при рішенні кожного конкретного завдання. Разом з тим він служить основою для вірної розробки часткових алгоритмів і повинен враховувати принципові особливості виконання бойових та інших завдань. Один із варіантів узагальненого алгоритму управлінської діяльності командирів показано на рисунку 3.

У відповідності до алгоритму, що розглядається, функція прийняття рішення і постановки завдань повинна здійснюватись наступним чином. Спочатку усвідомлюється загальне завдання, поставлене старшим командиром (операція 1). В результаті цього кожен командир повинен чітко усвідомити:

що треба робити?;

у які терміни?;

яких якісних чи кількісних результатів необхідно добитись?.

Далі здійснюється оцінка обстановки (операція 2), у ході якої визначається чи уточнюється:

в яких умовах буде виконуватись завдання?;

які сили і засоби мають підлеглі?;

взаємодіючі сили і засоби, їх завдання та порядок використання.

Після цього з врахуванням визначеного складу основних сил і засобів здійснюється вибір можливих (найбільш сприятливих) способів виконання поставленого завдання (операція 3). Для кожного із таких способів здійснюється оцінка розрахункових можливостей виконання завдання в заданих умовах обстановки з врахуванням можливостей сил і засобів (операція 4).

При цьому використовуються різні методи обґрунтування рішень (аналітичні, графічні, нормативні, математичне моделювання). Із способів, реалізація яких забезпечує можливість виконання завдання основними силами і засобами, вибирається найбільш раціональний (операція 5). Він повинен забезпечити успішне виконання поставленого завдання у встановленні терміни при можливо менших витратах сил, засобів та інших матеріальних ресурсів.

Після обґрунтованого вибору способу виконання поставленого завдання командири і начальники приймають і формулюють своє рішення (операція 6), яке доводиться до підлеглих в письмовій або усній формі у вигляді наказу чи розпорядження (операція 7). В ньому повинно бути коротко і чітко вказано:

що треба робити?;

в які терміни?;

яких результатів слід добиватись?;

що, де, коли, кому і як треба робити?.

Якщо розрахункові можливості основних сил і засобів не забезпечують виконання поставленого завдання, повинні бути проведенні додаткові операції. Перша (операція 8) полягає в пошуку нових способів виконання завдання за рахунок перерозподілу сил і засобів, що є у розпорядженні, використання різноманітних чи залучення взаємодіючих сил і засобів. Якщо і після цього виконання поставленого завдання неможливе, готується обґрунтована доповідь про необхідність використання додаткових ресурсів і сил, засобів (операція 8). При неможливості їх отримання доцільно доповісти пропозиції про зміну поставленого завдання з метою приведення його у відповідність з можливостями підлеглих (операція 10).

Функція діяльності командира з підготовки сил і засобів до виконання завдання полягає у проведені наступних управлінських операцій: перш за все, у відповідності з діючими керівництвами та інструкціями перевіряється та оцінюється готовність всіх сил і засобів до виконання завдання (операція 11). Потім виявляються причини непідготовленості сил і засобів (операція 12) і здійснюються заходи з їх усунення, а також із забезпечення всім необхідним (операція 13).

Функція управління діями підлеглих при виконанні поставленого завдання повинна реалізовуватись наступним чином: командири і начальники постійно контролюють дії підлеглих та обстановку, що складається (операція 14). Контроль повинен здійснюватись шляхом безпосереднього спостереження за діями підлеглих, а також аналізу доповідей відповідних посадових осіб

На основі отриманих відомостей виявляється ступінь відповідності дій підлеглих поставленому завданню, а також поточних результатів виконання завдання проміжним результатам, що плануються (операція 15). Якщо їх дії є вірними, а результати приємними, то управління підлеглими може бути обмежене виконанням раніше вказаних операцій (14 і 15). У всіх інших випадках необхідно приймати своєчасні, вірні та оптимальні рішення, реалізація яких сприятиме усуненню виникаючих невідповідностей (операція 16). Прийняті рішення повинні бути негайно доведені до підлеглих у вигляді коротких команд чи вказівок, «що робити?» (операція 17).