Диспетчер Низова ланка

Рис.1. Способи розподілу керівників на рівні управління

Форма піраміди застосовується для того, щоб показати, що на кожному наступному рівні управління знаходиться менше людей, ніж на попередньому.

Посадові особи на технічному рівні, головним чином, займаються щоденними операціями і діями, які необхідні для забезпечення ефективної діяльності підрозділів без зривів під час виконання завдань.

На управлінському рівні керівники, головним чином, здійснюють управління і координацію в середині організації, вони узгоджують різноманітні форми діяльності і зусилля різних підрозділів організації.

На вищому (інституційному) рівні керівники зайняті, головним чином, розробкою довгострокових (перспективних) планів, формування цілей, адаптацією організації до різного виду змін, управлінням відносин між організаціями та зовнішнім середовищем, а також суспільством, у якому існує і функціонує ця організація.

Більш частіше застосовують спосіб описування рівнів управління коли виділяють: керівників низової ланки (диспетчерів);

керівників середньої ланки (організаторів і адміністраторів);

керівників вищої ланки чи просто керівників.

Молодші начальники, яких також називають керівниками першої (низової) ланки. Це рівень, який знаходиться безпосередньо над виконавцями (військовослужбовцями) і які безпосередньо виконують роботу (керують технікою).

Робота молодших начальників координується і контролюється керівниками середньої ланки. Це, як правило, організатори і адміністратори. Вони часто очолюють певні підрозділи. Характер їх роботи у більшій мірі визначається змістом роботи підрозділів ніж організації в цілому.

Керівники вищої ланки відповідають за прийняття найважливіших рішень для організації в цілому або для основної її частини.

Визначення основних напрямків роботи керівників різного рівня можна вважати умовним, або відносним, тому, що це зовсім не значить, що керівнику вищої ланки не властиво виконувати адміністративну чи організаторську роботу. Разом з тим, чим вище положення керівника у службовій піраміді, тим більшу частку свого службового часу він повинен приділяти рішенню стратегічних завдань, тобто керівній діяльності.

Розподіл часу керівників різних рівнів можна вважати умовним, або відносним, тому, що це зовсім не значить, що керівнику вищої ланки не властиво виконувати адміністративну чи організаторську роботу. Разом з тим, чим вище положення керівника у службовій піраміді, тим більшу частку свого службового часу він повинен приділяти рішенню стратегічних завдань, тобто керівній діяльності.

Розподіл службового часу керівників різних рівнів на ці три напрямки діяльності орієнтовно показані на рисунку 2.

Керівник 50% 30% 20%

Керівна

діяльність

Адміністратор Адміністративна

Організатор діяльність

Диспетчер Організаторська

робота

85%

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90

Рис.2. Розподіл службового часу за видами діяльності керівника

Так, з рисунка ми бачимо, що керівник вищого рівня повинен приділяти організаційній роботі, поточним справам не більше 20% свого часу, виділяючи головну частку часу (50%) для рішення перспективних питань і до 30% – адміністративним питанням.

Невміння вірно розподілити увагу, робота за підлеглих, прагнення особисто організувати всі роботи – це суттєвий недолік в роботі керівника вищого рівня. В ньому проявляється ослаблення уваги і турботи керівника за інші ділянки своєї роботи.

Саме найголовніше і саме складніше у діяльності керівника – це зосередити свою увагу на рішення головних завдань й проблем.

Керівник повинен підключатися лише до тих процесів управління, які потребують його участі, і тоді, коли необхідне рішення на рівні організації в цілому, до рішення таких питань, які ніхто, крім керівника, вирішити не має права, чи можливості. Більш дрібні, локальні питання необхідно передавати підлеглим фахівцям, іншим співробітникам управлінського персоналу.

Важливим у діяльності керівника слід виділити уміння передбачити можливі труднощі і підготовити заходи до їх усунення. Ці заходи, як правило, необхідно обговорити для підлеглих у відповідних документах і тоді підлеглим не завжди буде необхідно звертатися до керівника. Такими діями керівник звільняє себе від рішення поточних, відносно стереотипних завдань, одночасно розвиваючи ініціативу у підлеглих і забезпечуючи підвищення якості такого управління у майбутньому.

Керівник, зайвий раз не втручаючись у рішення поточних питань управління, зобов’язаний обміркувати і завчасно організувати роботу так, щоб не трапилось зриву при виникненні різноманітних перешкод.

Діяльність керівника дуже багатогранна, вона являє собою велику чисельність рішень і заходів із самих різноманітних питань повсякденних військових буднів.

Сучасний керівник повинен бути дійсно діловою людиною. При цьому керівник понад усе повинен:

- чітко уявляти ціль діяльності організації, яку він очолює, і ті завдання, які витікають для досягнення мети;

- оперативно виділяти всі суттєві для рішення завдань факти, умови і обставини;

- визначати головну ланку на даному етапі досягнення мети;

- виявляти й усувати причини виявлених недоліків;

- визначати, яке завдання належить вирішувати самому, які довірити підлеглим, кому з них, і яку, а також визначити строки для їх рішення;

- передбачити можливі збої у відпрацьованих планах та можливі засоби щодо їх усунення;

- розподіляти людські, фінансові, матеріальні й інші види ресурсів, які необхідні для рішення завдань;

- здійснювати контроль за ходом та дотриманням термінів рішення завдань;

- розробляти заходи, які б забезпечували практичну реалізацію найдених рішень;

- не впадати у відчай коли трапляються невдачі, уміти об’єднати, вдохновити людей, не покладатися лише на силу наказу, а й намагатися впевнити підлеглих;

- закріпляти накопичений досвід в управлінський документації.

Термін “керівник” дуже часто використовують як синонім терміну “начальник”. Але, по суті, не кожний начальник являє собою керівника. Керівник – це той, хто веде людей за собою не лише і не стільки силою наказу, скільки особистим прикладом, активно поєднуючи офіційні засоби управління з впливом на людей шляхом завойованого ним ділового авторитету, викликаючи повагу не лише до посади, яку він обіймає, але і до своїх ділових якостей, приваблюючи людей турботою, увагою та повагою до інших членів колективу, позицією признаного лідера в колективі.

Керівник, начальник, будучи суб’єктом управління в організаційній системі, яку він оголює, одночасно являється підлеглим у вищестоящій організаційній системі, громадянином держави, членом колективу, людиною з присутніми їй бажаннями й можливостями. Відмічені обставини неминуче накладають на процес управління певні обмеження, які необхідно враховувати керівнику будь-якого рівня.

Обмеження, які впливають на процеси управління, можна розподілити на правові, ергономічні і економічні.

Правові обмеження процесу управління визначаються тим, що кожний громадянин держави повинен поважати й дотримуватися існуючих законів, здійснювати управління у відповідності з діючими правовими нормами. Військові статути, закони держави надають начальникові право віддавати накази, які підлеглі повинні виконувати. Разом з тим, військовослужбовець залишається громадянином своєї держави, права якого гарантуються Конституцією. Накази і розпорядження будь-якого начальника не повинні відміняти чи обмежувати права.

Незнання законів на звільняє від відповідальності за їх порушення, тому будь-який керівник повинен систематично вивчати діючи керівні документи і юридичні норми, забезпечуючи безумовне виконання їх вимог. Спроба виправдати порушення законів інтересами справи ведуть до свавілля, беззаконності, оскільки закони держави створюються саме для того, щоб застерігатися від свавілля, для того, щоб встановити корисні для суспільства норми діяльності. Жоден начальник не має права спонукати підлеглих до здійснення незаконних, аморальних дій, принижувати гідність підлеглих, використовувати їх особисті засоби і ресурси.

Керівнику виділені певні ресурси часу підлеглих йому офіцерів, сержантів і солдат, які обмежені за тривалістю службового часу Конституцією, законами, військовими статутами ЗСУ і наказами Міністра оборони України.

Спонукання підлеглих виконувати службові обов’язки за межами установленого ресурсу службового часу не лише позбавляє підлеглих повноцінного відпочинку, можливості виконувати свої сімейні обов’язки, але й протиправно за своєю сутністю. Тому кожний начальник повинен організувати працю підлеглих і розподіляти завдання з врахуванням їх складності таким чином, щоб підлеглі встигали виконувати свої службові обов’язки і завдання у відведений для цього службовий час. Це одне з правових обмежень процесу управління. Змушувати підлеглих збільшувати тривалість робочого дня посилаючись на те, що начальник працює більше встановленого часу неетично. Робочий день начальника – особиста справа самого начальника, справа його уміння, звичок і підходу до справи. Начальник зобов’язаний раціонально організовувати робочий день підлеглих і його збільшення зверху встановленої тривалості – це публічне визнання невиконання начальником своїх обов’язків.

Ергономічні обмеження процесів управління визначаються можливостями й закономірностями службової діяльності як у начальників, так і у підлеглих. Для тривалого підтримання розумової працездатності щодобово необхідно мати 1,5-2 години активного відпочинку, 7-8 годин для сну, достатній час для сім’ї і культурного розвитку.

В період чергування, напруженої роботи необхідно забезпечувати безперервний сон тривалістю не менше 4 годин. Добрий сон з більш короткими

інтервалами не знімає розумового стомлення, навіть якщо його загальна тривалість і складає 7- 8 годин. Значення повноцінного відпочинку інколи недооцінюють, забуваючи, що працездатність співробітника, який не відпочив, знижується наполовину.

Економічні обмеження безпосереднім чином визначають діяльність керівника так, як під час своєї діяльності він зобов’язаний приймати рішення, які мають бути обґрунтовані економічно, тобто забезпечені необхідними фінансовими і матеріальними ресурсами. У сучасних умовах важливість економічного обґрунтування рішень обумовлена переходом держави на нові господарські відношення.