Организация труда менеджера предприятия торговли и методы его анализа

Условия труда современных предприятий торговли предъявляют особые требования к менеджменту организации, эффективность организации которого следует рассматривать как основной фактор приобретения конкурентных преиму­ществ. Высокий уровень ответственности, ненормируемый рабочий день, связанный с особым режимом работы торго­вых предприятий, необходимость контроля за работой недо­статочно мотивированного персонала, требующего постоян­ного обучения, обуславливают рост нагрузки на управлен­ческий персонал. В этой сложной обстановке важным навыком управленческого труда является способность руко­водителя рационально использовать свои ресурсы времени и психофизиологический потенциал. Механизм выбора ме­тодов и организационных рычагов управления собственным трудом входит в понятие «самоменеджмент». Самоменедж­мент представляет собой совокупность процессов, связанных с планированием, организацией, стимулированием и контро­лем менеджера над собственной деятельностью, обеспечиваю­щих его эффективное функционирование в системе управления организацией.

Самоменеджмент включает в себя реализацию следую­щих направлений деятельности руководителя:

- анализ и планирование собственного труда;
-обеспечение эффективного взаимодействия и интегри­
рования собственной работы в систему внешнего окружения;

- обучение и саморазвитие;

- научная организация управленческого труда;

Глава 8. Основы самоменеджмента

- самоконтроль;

- стимулирования собственной деятельности.

Научная организация управленческого труда подразу­мевает использование современных технологий, методов и приемов организации труда, обеспечивающих эффективную работу менеджера. Основными элементами научной органи­зации труда являются:

1. Рационализация выполнения отдельных видов работ и операций, обеспечивающие рост производительности тру­да менеджера.

2. Сокращение прямых потерь времени.

3. Планирование и контроль использования временных ресурсов.

4. Перераспределение и делегирование работ.
Рационализация труда руководителя предусматривает:

1.1. Организацию рабочего места.

1.2. Оптимизацию использования рабочего времени.

1.1. Организация рабочего места. Рабочее место руководи­теля представляет собой обособленную часть помещения орга­низации, оснащенную в соответствии с характером выполня­емых функций необходимыми средствами труда. Рациональная организация рабочего места руководителя предусматривает:

- подбор необходимых средств труда;

- рациональное их размещение;

- обеспечение условий труда, способствующих поддер­жанию работоспособности руководителя и исключающих нанесение вреда его здоровью.

К средствам труда руководителя относят:

1. Мебель и оборудование (рабочий стол, стол для компьютера, книжный шкаф, кресло руководителя, кресла и стулья для посетителей, сейф и проч.).

2. Технические средства (персональный компьютер, коммутатор внутренней связи, телефонный аппарат (факс), канцелярские принадлежности и проч.

Условия труда руководителя определяются главным образом:

- площадью помещения;

- санитарными условиями;

- нормой освещенности;

8.1. Организация труда менеджера предприятия торговли... 213

- температурой помещения;

-уровнем влажности;

-уровнем шума;

-дизайном и цветовой гаммой помещения.

В табл. 8.1 приведены наиболее общие требования к организации рабочего места руководителя с учетом норма­тивов СниП.

Таблица 8.1

Требования к организации рабочего места руководителя с учетом нормативов СниП

Показатели	Нормативные требования
1. Пространственная планировка рабочего места	По СниПу для служебных помещений
11 Площадь кабинета	20-50 мг
1.2. Форма кабинета	Прямоугольник с соотношением сторон 1:1,5; 1:2;
1.3. Высота потолков	2,83-3,25 м
1.4. Соотношение площади пола и окон	1.10 для служебных помещений, площадь окна = 2,4 м2
2. Санитарные требования
2.1. Средняя температура воздуха (С0)	В теплый период 22-25, в холодный 18-22
2.2 Кратность обмена воздуха	Приток — 1,5, вытяжка — 1,5.
2 3. Относительная влажность воздуха (%)	Не более 75 зимой, не более 55 летом
2.4 Уровень шума	До 50 Дбл
2 5. Скорость движения воздуха (м/с)	До 0,3
2.6. Искусственное освещение	200 лк для малых ламп, 75 лк для ламп накаливания
2.7 Обеспеченность санитарными устройствами	Согласно СниПу
3. Офисная мебель
3.1. Рабочий стол	Высота при среднем росте — 720 мм, при высоком — 750 мм
3 2 Стол для компьютера
3.3 Вспомогательный отол	Для установки средств связи
3.4. Кресло для руководителя	Подбирается в соответствии с антропометрическими данными руководителя

214 Глава 8 Основы самоменеджмента

Окончание таблицы 8 1

Показатели	Нормативные требования
3 5 Кресла и стулья для посетителей
36 Стол для заседаний
3 7 Шкафы для хранения документов	Специальные
4 Средства оргтехники	В соответствии с нормативно-техническими документами
41 Компьютер
4 2 Диктофонная техника
4 3 Средства обработки документов
44 Принтер
4 5 Копировально-множительная техника
4 6 Уничтожитель бумаги
4 7 Средства для вычислительных операций	Калькулятор
5 Средства для связи и системы информации
51 Телефон многофункциональный
5 2 Переговорное устройство внутренней связи
5 3 Телефакс
54 Радиотелефон
5 5 Программные средства (ППП для ПК)
6 Инвентарь
61 Корзина для бумаг
6 2 Лампа настольная
6 3 Сейф
7 Средства психологической разгрузки	В соответствии с технической документацией
71 Кабинетный тренажер для физических упражнений
7 2 Функциональная музыка
7 3 Радио, телевизор

Планировка рабочего места, дизайн помещения осуще­ствляются в соответствии с существующими рекомендация­ми [например, 62. С. 324] и имиджем организации.

8.1. Организация труда менеджера предприятия торговли... 215

1.2. Оптимизация использования рабочего времени. Она обеспечивается за счет исследования трудовых процессов, позволяющих повысить производительность труда руко­водителя. В качестве методов диагностики затрат рабоче­го времени используют хронометраж и фотографию рабо­чего дня.

Хронометраж проводится при изучении затрат време­ни на выполнение установленных процедур, включающих рутинные, часто повторяющиеся, стандартные виды работ (заполнение определенных документов, составление и оформ­ление отчетов, осуществление расчетов, выполнение узкоспе­циализированных работ), что обусловлено простотой иден­тификации результата труда и его качества. При проведе­нии хронометража рекомендуется придерживаться следующей процедуры:

1. Подготовительный этап.

1.1. Формулирование цели, выбор объекта наблюдения и определение характера получаемых данных. В качестве объекта наблюдения используются либо работники, облада­ющие стандартными средними характеристиками, требуе­мыми для выполнения данного вида работ (квалификацией, навыками, психофизическими характеристиками), либо пе­редовые работники, использующие наиболее совершенные приемы труда.

1.2. Определение перечня операций и элементов, их составляющих, характерных границ отдельных элементов операций.

1.3. Определение формы записи результатов замеров. Она должна быть простой, а в случае использования коди­рования — хорошо запоминаться.

1.4. Определение даты начала наблюдения, частоты и сроков наблюдения. Их выбор зависит от цели исследова­ния, специфики операций и требований к точности фикса­ции информации.

1.5. Подготовка средств проведения хронометража,
разработка и подготовка необходимой документации.

2. Проведение замеров и заполнение документации. По­
лученная информация заносится в специальный документ —
хронокарту. Она включает в себя описание выполняемой

Глава 8 Основы самоменеджмента

операции (наименование операции, организация рабочего места, используемые технические средства, сведения о работ­нике).

3. Анализ и обобщение полученных данных. Анализ направлен на выявление нерациональных действий и опре­деление нормативного времени, необходимого для выполне­ния оставшихся или новых элементов операции.

Фотография рабочего времени проводится для опреде­ления структуры затрат времени на выполнение отдельных работ и выявление потерь рабочего времени. Наблюдение проводится от одного до трех раза в год, на протяжении 2-3 недель (если цикл выполнения работ руководителем не содержит более длительный временной интервал) в течение всего рабочего дня. Выбираемый период наблюдения дол­жен максимально соответствовать обычным условиям тру­да. Данные заносятся в специальные формы, информация изложения в которых затем усредняется и анализируется. Форма изложения информации разрабатывается в соответ­ствии с целью проводимого исследования. Если фотогра­фию рабочего дня проводит исследователь — данные могут регистрироваться непрерывно, если сам руководитель — записи производятся через определенные промежутки вре­мени — раз в 15-20 минут.

Для анализа структуры затрат времени отдельные виды работ группируются в соответствии с принятой классифи­кацией.

- По характеру выполняемых работ различают время, затраченное на служебно-коммуникационную, распорядитель­ную, координационную, контрольно-оценочную, индивиду­альную, творческую, вспомогательную деятельность, время на отдых и личные нужды.

- В соответствии с функциями управления выделяется время, расходуемое на планирование, организацию, коорди­нацию, стимулирование и контроль.

- В соответствии с формами работы различают время, расходуемое на проведение и участие в совещаниях и встре­чах, участие в переговорах, работа с корреспонденцией, телефонные разговоры, управленческое общение, контроль работы подчиненных и проч.

8.1. Организация труда менеджера предприятия торговли... 217

-По методам выполнения работы выделяют время, за­трачиваемое на выполнение организационно-административ­ной, аналитико-конструктивной и информационно-техничес­кой работы.

На основе данных фотографии рассчитываются:

- средняя продолжительность рабочего дня руководителя;

- доля затрат времени на каждую группу и вид выпол­няемых функций;

- соотношение затрат времени на выполнение опреде­ленных видов работ.

Последний показатель позволяет оценить стиль работы руководителя. Высокий уровень затрат времени на поста­новку задачи, распределение работ, инструктаж и контроль деятельности подчиненных, времени, проводимого на рабочем месте, означает преобладание в деятельности руководителя авторитарных методов управления. Оценка обоснованности используемого стиля производится исходя из анализа фак­торов его выбора.

На основе анализа затрат рабочего времени осуществ­ляется нормирование управленческого труда. В управленчес­кой практике используется несколько методов нормирова­ния труда руководителя [подробнее см. 62. С. 364].

1. Метод микроэлементного нормирования. Предусмат­ривает разработку нормативов выполнения управленческих работ исходя из норм времени на определенные элементы движения человека (микроэлементы). Нормы разрабатыва­ются для стандартных операций (например, для операции «набрать номер телефона») на основе хронометража.

2. Метод статистического нормирования. Разработка нормативов осуществляется на основе моделирования зави­симости затрат времени от ряда факторов, оказывающих непосредственное влияние на величину норматива. Примене­ние метода требует выявления формы статистической зави­симости (уравнений регрессии) трудоемкости управления, в разрезе основных функций и комплексов задач, от совокуп­ности факторов, влияющих на ее величину.

3. Метод экспертного нормирования. Предполагает
использование для разработки нормативов мнений высо­
коквалифицированных экспертов на основе оценки ими ряда

218

Глава 8. Основы самоменеджмента

факторов, влияющих на величину норматива (условий работы, особенностей персонала, технических средств, инфор­мационных технологий и прочих факторов).

4. Метод аналитического нормирования. Расчет норм времени основывается на классификации видов работ, в разрезе которых подбираются методы исследования (напри­мер, фотография рабочего дня). Нормативы устанавливаются с учетом рекомендаций по научной организации труда управ­ленческого персонала, разработок в области тайм-менедж­мента, результатов анализа передового опыта.

Для выявления потерь рабочего времени менеджер дол­жен получить ответы на следующие вопросы:

• Была ли необходимость в продленной работе?

• Можно ли было работу делегировать?

• Соответствуют ли затраты времени значимости и це­лесообразности проделанной работе?

• Соответствует ли время, затраченное на проделанную работу, оптимальному?

Анализ ведется по видам работ (табл. 8.2). Разность между данными гр. 2 и 3 позволит определить оптимальное для данных условий время исполнения работ (гр. 4).

Таблица 8.2

Структура затрат рабочего времени руководителя предприятия торговли

Наименование затрат рабочего времени	Затраты времени (мин)
Фактические	Подлежат сокращению	Оптимальные
1. Деловое общение: участие и проведение совещаний; работа с поставщиками, партнерами по бизнесу; служебные разъезды; представительские функции; прочие деловые встречи; посещение рабочих мест; беседы с подчиненными; прием посетителей; служебные телефонные разговоры.

8.1. Организация труда менеджера предприятия торговли... 219

Наименование затрат рабочего времени	Затраты времени (мин)
Фактические	Подлежат сокращению	Оптимальные
2. Планирование и организация работы предприятия: аналитическая работа; рассмотрение проектов планов и их утверждение; организация торгово-технологических процессов; контрольные функции; проведение организационно-технических мероприятий; подготовка решений и документации; согласование и подписание документации; оперативные вопросы.
3. Сбор и обработка информации: обработка поступающей и возникающей информации; изучение текущих (нормативных и директивных документов); поиск и работа с экономической информацией; работа с информацией о поставщиках, покупателях; работа с корреспонденцией; разбор заявлений, жалоб.
4. Самоконтроль: проверка правильности выполненных работ; исправление ошибок.
5. Повышение своей квалификации: самообучение (чтение специальной литературы); повышение квалификации на курсах, участие в конференциях, семинарах; прочее.
6. Выполнение общественных функций.
7. Обслуживание рабочего места