Приrотовления до начала мероприятия и необходимое время

В день обслуживания мероприятия до его начала производится целый комплекс работ, включая доставку мебели, оборудования, посуды и продукции со склада, разгрузочные работы на площадке, расстановку столов и стульев, а также их драпировку и украшение, оформление блюд, натирку посуды и приборов И сервировку сто­лов. На осуществление всех этих действий следует закладывать определенное время. Минимумом можно считать 3 часа. Конечно, в любой компании опытные сотрудники смогут провести подготовку при острой необходимости и за час. Но стоит ли каждый раз ста­вить себя в экстремальные условия? Ведь в это время помимо всех вышеописанных пунктов придется включить инструктаж персона­ла, его питание и переодевание - все это тоже потребует времени. Также всегда полезно иметь временной запас для любых непред­виденных обстоятельств. Для масштабных мероприятий завоз мебели, оборудования и всего необходимого для обслуживания часто происходит накануне, а непосредственно в день мероприятия доставляются только блюда, и с утра, часто за 8-10 часов до при­хода гостей, официанты начинают заниматься драпировкой и сер­вировкой столов. Иногда часть работ производится в ночь перед мероприятием, например, драпировка столов, стульев и натирка стекла.

«За кулисами»

В кейтеринге обслуживание каждого мероприятия происходит на новой площадке, а это значит, что и организовывать собствен­ную работу ресторану выездного обслуживания приходится всякий раз по-новому. Это для стационарного ресторана требуется лишь однажды отстроить работу на собственной площади, в том числе «за кулисами», в техническом помещении, которое скрыто от глаз гостей, и далее можно каждый рабочий день лишь совершенство­вать рабочий процесс. В кейтеринге же техническое помещение оказывается из раза в раз новым, и на этапе подготовки обслужива­ния приходится разработать схему организации пространства и внедрить ее в работу буквально за день. Именно поэтому важно четко представлять последовательность загрузки машины перед транспортировкой всего необходимого оборудования на площадку. В первую очередь во время разгрузки должно быть доступно то, что потребуется для наиболее трудоемких блоков работы, которые занимают самое продолжительное время. Такими блоками являются расстановка и драпировка мебели, а также сервировка блюд поварами (конечно, если блюда доставляются не сервированными, а в гастроемкостях, что является более распространенной практи­кой). То есть первыми необходимо выгрузить мебель, текстиль, гастроемкости с продуктами, кухонный инвентарь и сервировочное оборудование. Далее будет происходить выгрузка посуды, напит­ков и расходных материалов.

В процессе разгрузки необходимо обеспечить должный кон­троль потоков оборудования и продукции. Часто разгрузка не про­исходит в непосредственно выделенное для работы техническое помещение, а осуществляется в несколько этапов, скажем, от авто­мобиля к грузовому лифту, оттуда на требуемый этаж и только потом в помещение. В этом при мере путь еще довольно короток, в реальности же он может быть гораздо сложнее, и на каждом из его этапов необходим контроль для исключения, во-первых, банально­го воровства, а во-вторых, потери оборудования из-за халатности и не внимательности сотрудников.

На первом этапе - выгрузке оборудования из автомобиля ­осуществлять контроль может водитель. Технический менеджер, который выезжает на мероприятие, в этот момент находится на следующем этапе разгрузки и далее перемещает оборудование с помощью грузчиков или официантов вплоть до технического поме­щения. Если же кейтеринговая компания работает без привлечения к выезду технических менеджеров, эта функция ложится на банкет­ного менеджера (менеджера по проведению мероприятий). Присутствие менеджера в техническом помещении особенно важно: от того, как будет организовано пространство, во многом зависит весь последующий процесс работы по обслуживанию мероприятия. В техническом помещении менеджер организует распределение оборудования, штабелируя однотипные позиции и обеспечивая к ним удобный доступ.

В первую очередь он должен уделять внимание наиболее важ­ным зонам - работы поваров, сбора использованной посуды, скла­дирования резерва посуды и оборудования, а для банкетных меро­приятий еще и зоне сервировки горячих напитков. В идеале все эти блоки должны быть равнодоступны для официанта, попадающего в техническое помещение. И организовать его пространство - глав­ная задача менеджера. Однако при всей важности пребывания менеджера в техническом помещении во время разгрузки он никак не может игнорировать и оставлять без достаточного внимания все промежуточные ее этапы. А потому присутствие на разгрузке еще и банкетного менеджера не лишено смысла. В том случае, если менеджеру все-таки приходится работать в одиночку, ему необхо­димо активно передвигаться по всей траектории разгрузки обору­дования и фактически «быть сразу везде». Конечно, для оптимиза­ции процесса контроля он может назначить ответственных на каждом этапе из числа привлекаемых сотрудников, но это скорее будет компромиссом, и избежать накладок удастся только на небольших мероприятиях.

Если кейтеринговая служба всегда работает в режиме «OДHOГO менеджера», выезжающего на мероприятия без какой-либо под­держки, и не видит смысла и актуальности привлечения других сотрудников, можно предположить, что ее руководство не имеет реального представления о количестве накладок и сбоев в работе по обслуживанию мероприятий. Кстати, в премиальном сегменте кейтеринговых услуг, где особенно высоки требования к уровню сервиса, для организации погрузки на складе, экспедирования и разгрузки на площадке вводится должность инсталлятора, или тех­нического менеджера.

Для организации небольших мероприятий менеджеру не соста­вит труда непосредственно на месте сориентироваться и оптималь­но распределить в пространстве функциональные зоны техниче­ского помещения и привезенное оборудование. Если же планирует­ся масштабное событие, следует заранее подготовить подробный план организации пространства технического помещения с указа­нием всех функциональных зон. Например, на площади 500-­ 1000 КВ.м нужно разместить несколько тонн оборудования, а зна­чит, изменить что-то в процесс е подготовки к мероприятию или непосредственно в процессе его обслуживания просто не будет воз­можности. Следовательно, любая ошибка в организации простран­ства может быть чревата большими неудобствами в работе и в результате непременно скажется на уровне обслуживания гостей.