Чем определяется выбор формата обслуживания мероприятия?

Выбирая формат, следует учесть ряд критических факторов. В их числе цели и задачи мероприятия, количество приглашенных гостей, время (продолжительность обслуживания) мероприятия, ограничения, вносимые выбранной площадкой, а также выделен­ный бюджет. Например, на стадионе организовано мероприятие для 5000 гостей. Допустим, это банкет директоров (лучших торго­вых представителей) одной из сетевых компаний, производящих косметику. 350 лучших директоров будут приглашены на сцену для вручения грамот и призов, для чего каждого из них назовут пои­менно. Понятно, что такое мероприятие будет довольно продолжительным и для его обслуживания стоит выбрать формат, подразу­мевающий рассадку. А, учитывая общее количество гостей, самым удобным вариантом оказывается банкет.

Если время проведения праздничного события ограничено, об организации банкета лучше сразу забыть. Например, под меро­приятие отведено меньше часа, и тогда разумнее планировать обслуживание в формате коктейля или, в крайнем случае, буфета. Если же новогоднее корпоративное мероприятие длится 5-6 часов, то определенно необходим банкетный формат обслуживания или буфет с полной рассадкой гостей.

Место проведения мероприятия может ограничивать выбор формата несколькими параметрами. В первую очередь - площа­дью зала или открытой территории. В помещениях с небольшой площадью вместо организации обслуживания в формате банкета придется сделать выбор в пользу буфета с частичной рассадкой или без нее. Второе ограничение, которое нельзя не учитывать, - кон­фигурация выбранной площадки. Если мы рассматриваем зал с обилием архитектурных конструкций в виде колонн, балконов и многоуровневых лестничных переходов, то там будет неудобно проводить обслуживание в формате банкета, зато буфет (без какой бы то ни было рассадки), напротив, окажется очень удачным реше­нием. Также в выборе формата обслуживания имеют большое зна­чение требования и ограничения, которые налагает администрация площадки. Например, одна из московских усадеб категорически запрещала проведение мероприятий на своей территории с обслу­живанием гостей, подразумевающим использование фарфоровой и стеклянной посуды, ссылаясь на возможность ее боя и небезопас­ность для обычных посетителей музея-усадьбы, которые окажутся на его территории на следующий день. Несложно представить, что банкет с такими ограничениями (возможностью использования только пластиковой посуды) провести невозможно.

Что касается такого ограничивающего фактора, как выделен­ный на обслуживание бюджет, здесь все очевидно. В бюджет нескольких условных единиц на гостя можно предложить скром­ный коктейль, а вот нечто более серьезное вроде банкета уже не получится.