Документирование аттестации работников

Аттестация – проверка профессиональной подготовки на предмет соответствия работника занимаемой должности.

Целями проведения аттестации являются:

- установление соответствия работника занимаемой должности;

- развитие творческого подхода к работе;

- совершенствование стратегии управления кадрами;

- соблюдение дисциплины труда.

Основными задачами аттестации являются:

- обеспечение организации кадрами с высокой квалификацией;

- выявление кадрового потенциала среди молодых специалистов;

- побуждение работников к совершенствованию своих профессиональ­ных качеств;

- определение направлений, требующих повышения квалификации, профессиональной подготовки или переподготовки кадров;

- предоставление работникам возможности карьерного роста;

- внесение предложений о перемещении кадров, освобождении работ­ника от должности, а также переводе на более (или менее) квалифицированную работу.

Трудовое законодательство предусматривает два вида аттестации работников: обязательную и необязательную. При этом аттестация может носить очередной (регулярный) и внеочередной характер.

Аттестация в обязательном порядке проводится для руководителей
и специалистов государственных предприятий, организаций и уч­реждений в соответствии с действующим законодательством.

Для коммерческих организаций действующее трудовое законодательство не предусматривает обязательного проведения аттестации, одна­ко аттестация может проводиться по инициативе работодателя.

В качестве общих показателей для всех категорий работников учитываются:

- уровень образования;

- объем специальных знаний в данной области;

- стаж работы в данной или аналогичной должности.

Для отдельных профессионально-квалификационных групп допуска­ется разработка отдельных оценочных критериев, которые могут быть разработаны:

- для служащих - в соответствии с тарифно-квалификационными характеристиками по общеотраслевым должностям служащих;

- для рабочих - в соответствии с Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих.

Периодической аттестации подлежат все категории служащих – руководители, специалисты и технические исполнители. состоящие в штате организации, кроме лиц, проходящих аттестацию в комиссиях, специально создаваемых вышестоящими органами по подчиненности. Аттестация работников может проводиться один раз в три года или пять лет, но не чаще одного раза в год.

Аттестации не подлежат:

- работники, проработавшие у данного работодателя менее года;

- беременные женщины;

- женщины, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком.

Аттестация работников проводится в порядке, определяемом трудовым законодательством или локальным нормативным актом работодателя.

Аттестация допускается только при наличии у работодателя соответствующего положения об аттестации. В положении об аттестации должны быть определены:

- сроки проведения аттестации;

- периодичность проведения аттестации;

- показания для проведения внеочередной аттестации (например, для закрытия вакантной должности);

- перечень работников, подлежащих аттестации:

- порядок и условия проведения аттестации;

- критерии и методы оценки квалификации и профессиональной компетенции работников с учетом специфики трудовых функций, кото­рые они выполняют.

Положение об аттестации вводится в действие приказом работодателя и должно быть под роспись доведено до сведения всех работников. Если на предприятии имеется первичная профсоюзная организация, то поло­жение должно быть согласовано с ее выборным органом.

Порядок проведения аттестации представлен на рисунке 16.

Рисунок 16 – Этапы оформления аттестации работников

Для проведения аттестации должна быть создана и утверждена приказом руководителя аттестационная комиссия. В состав комиссии, как правило, включают председателя (обычно заместителя руководителя организации или руководителя кадровой службы), секретаря (как правило, работника кадровой службы или юридической службы) и членов ко­миссии (руководителей подразделений, высококвалифицирован­ных специалистов). При проведении аттестации, которая может служить основанием для увольнения работников в связи с несоответствием занимаемой должности (пункт 3 статьи 81 ТК РФ), в состав аттестационной комиссии в обязательном порядке включается представитель соответству­ющего выборного профсоюзного органа. В крупных организациях создается несколько аттестационных комиссий, обладающих оди­наковыми правами.

Проект приказа о проведении аттестации готовится секретарем будущей комиссии. Приказ о проведении аттестациидолжен содержать следующие реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата; регистрационный номер документа; место составления; заголовок к тексту; текст; подпись; визы согласования.

К тексту приказа обязательно составляется заголовок, отвечающий на вопрос «О чем?» (например «О проведении аттестации»).

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В первой части излагается цель издания приказа: например, установление соответствия работников организации занимаемым должностям или ссылка на документ вышестоящей организации, послуживший основанием для издания приказа (включая его дату, номер и название).

Вторая, распорядительная часть начинается с указания распорядительного действия («ПРИКАЗЫВАЮ») и содержит предписываемые действия (например, «создать комиссию, разработать график проведения аттестации, подгото­вить представления на аттестуемых» и др.). Распорядительная часть может делиться на пункты, каждый из которых нумеруется арабской цифрой.

Приказ о проведении аттестации визируют руководители подразделений, председатель и члены аттестационной комиссии, руководитель кадровой службы, руково­дитель юридической службы (юрисконсульт), руководитель выборного профсоюзного органа. Подписывает приказ о проведении аттестации руководитель организации. Образец оформления приказа о проведении аттестации приведен на рисунке Ж.1 приложения Ж.

Копии приказа рассылаются всем руко­водящим должностным лицам и структурным подразделениям.

После издания приказа о проведении аттестации необходимо утвердить график проведения аттестации работников. График проведения аттестации должен содержать следующие реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата; регистрационный номер документа; место составления; заголовок к тексту; текст; подпись; визы согласования; гриф утверждения.

Текст графика проведения аттестации имеет табличную форму и содержит следующие графы: наименова­ние подразделения, в котором работает аттестуемый; фамилия, имя, отчество работника; наименование должности; даты проведения аттестации и представления в аттеста­ционную комиссию необходимых документов, ответственный за их подготовку. График проведения аттестации подписы­вается председателем аттестационной комиссии, визируется руководителями подразделений, согласуется вы­борным профсоюзным органом и утверждается руководителем организации. Образец оформления графика проведения аттестации приведен на рисунке Ж.2 приложения Ж.

График проведения аттестации доводится до сведения аттестуемых работников не менее чем за две недели до начала аттестации.

Не позднее, чем за две недели до начала проведения аттестации на
каждого аттестуемого работника его непосредственным руководителем подготавливается представление (отзыв или характеристика).

Документ не унифицирован, поэтому подготавливается в произвольной форме. Однако необходимо, чтобы представление содержало следующие реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата; регистрационный номер документа; место составления; заголовок к тексту; текст; подпись, виза ознакомления. Представление должно содержать всестороннюю оценку соответствия работника квалификационным требованиям, предъявляемым по должности к его профессиональной компетентности, оценку отношения к работе и качества выполнения должностных обязанностей, а также сведения о результатах работы за прошедший период. Подписывается и датируется представление руководителем структурного подразделения. Прежде чем представление будет передано в аттестационную комиссию, аттестуемый работник должен быть с ним ознакомлен. Форма представления на аттестуемого работника приведена на рисунке Ж.3 приложения Ж.

При неявке работника на заседание аттестационной комиссии без уважительных причин комиссия может провести аттестацию в его отсутствие.

Представление (отзыв или характеристика) печатается в двух экземплярах, первый помещается в дело аттестационной комиссии, второй – в личное дело работника вместе с аттестационным листом.

Аттестационная комиссия на своем заседании рассматривает представление, заслушивает аттестуемого и руководителя подразделения, в котором он работает. Обсуждение работы аттестуемого должно проходить в обстановке требовательности, объективности и доброжелательности, исключающей проявление субъективизма. Аттестация и голосование проводятся при участии в заседании не менее двух третей состава аттестационной комиссии.

Заседание аттестационной комиссии оформляется протоколом. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, заголовок к тексту, подписи.

В заголовке указывается название заседания (заседания аттестационной комиссии). Датой протокола является дата проведения заседания аттестационной комиссии. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части протокола указываются должности и фамилии председателя, секретаря и членов аттестационной комиссии, а также повестка дня (аттестация работника(ов)).

Основная часть протокола заседания аттестационной комиссии будет содержать изложение представления (отзыва или характеристики), ответы аттестуемого работника и руководителя подразделения, в котором он работает, на вопросы и результат аттестации.

Основная часть текста протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

В разделе «СЛУШАЛИ» указываются фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада.

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» указываются фамилии лиц, задававших вопросы аттестуемому, включая сами вопросы и ответы на них аттестуемого работника.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» отражается решение, принятое на заседании аттестационной комиссии. Решение формулируется кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникло двоякого толкования. Постановляющая часть может подразделяться на пункты. В протоколе должны быть приведены оценка деятельности работника и рекомендации комиссии.

По результатам аттестации работника аттестационная комиссия вы­носит рекомендации с одной из следующих формулировок:

- соответствует занимаемой должности (профессии);

- соответствует занимаемой должности (профессии) при условии улучшения работы и выполнения рекомендаций комиссии с повторной аттестацией через год;

- не соответствует занимаемой должности (профессии). Отражение в протоколе аттестационной комиссии недостаточной квалификации работника в соответствии со ст. 81 ТК РФ может стать основанием расторжения трудового договора по инициативе работодателя.

Кроме того, аттестационная комиссия вправе давать рекомендации
относительно:

- повышения работника в должности,

- изменения должностного оклада работнику,

- поощрения работника за достигнутые успехи,

- включения работника в резерв на выдвижение.

Наряду с решением указываются количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании. Результаты голосования определяются большинством голосов. При равенстве голосов аттестуемый работник признается соответствующим определенной должности и разряду оплаты труда.

Протокол подписывают председатель, секретарь и члены ат­тестационной комиссии. Форма протокола заседания аттестационной комиссии приведена на рисунке Ж.4 приложения Ж.

Результаты аттестации фиксируются в аттестационном листе. Форма аттестационного листа не унифицирована и может разра­батываться организациями самостоятельно. Примерная форма аттестационного листа приведена на рисунке Ж.5 приложения Ж. Аттестационный лист составляется в одном экземпляре, его подписывают председатель, секретарь и члены аттестационной комиссии, принявшие участие в голосовании. С аттестационным листом знакомится аттестуемый работник.

Аттестационный лист и представление (отзыв или характеристика) на работника, прошедшего аттестацию, кадровая служба хранит в личном деле.

В месячный срок со дня аттестации руководитель организации издает приказ об утверждении итогов аттестации в соответствии с принятыми аттестационной комиссией в отношении аттестуемых работников решениями. Образец оформления приказа об утверждении итогов аттестации приведен на рисунке Ж.6 приложения Ж.