Документирование приема на работу

Правила оформления документов по личному составу

Документирование приема на работу

Прием на работу – это длительная и сложная процедура, результатом которой является заключение с работником трудового договора.

Процедура приема на работу представлена на рисунке 4.

Рисунок 4 – Этапы оформления приема на работу

При поиске работы соискатель чаще всего составляет и рассылает резюме. Резюме является предельно краткой и вместе с тем достаточно полной справкой о том, что представляет собой кандидат на должность в профессиональном отношении и социальном аспекте.

Резюме – неунифицированный и не имеющий правовой под­держки документ, получивший распространение в нашей стране в 1990-е гг. Первоначально резюме использовали только пред­ставительства или филиалы действующих в России иностранных фирм. Позднее резюме стало документом, широко применяемым в работе российских рекрутинговых фирм и кадровых агентств для сбора первоначальной информации претендентов на трудо­устройство. Кадровые службы отечественных коммерческих структур также широко используют этот документ при проведении первоначального отбора кандидатов на вакантные должности.

Резюме по сути дела представляет собой разновидность анкеты и содержит краткие сведения биографического характера, сооб­щаемые работником о себе. Структура резюме, примерная форма которого представлена на рисунке А.1 приложения А, уже сложилась. Как правило, оно содержит следующие разделы:

- персональные данные (фамилия, имя, отчество, почтовый адрес, телефон, дата и место рождения, гражданство, семейное положение);

- цель трудоустройства (с указанием должности или вида работы, на которую претендует составитель резюме);

- образование;

- опыт работы;

- дополнительные сведения;

- рекомендации (с указанием должностей, организаций, фамилий
и телефонов).

Характерной особенностью резюме является заполнение сведе­ний об образовании и опыте работы. Они записываются в обратной хронологической последовательности – начиная не с первого мес­та учебы (работы), а с последнего. При этом следует полностью указывать названия учебных заведений и организаций, в которых ранее работал (или в настоящее время работает) автор резюме. По­скольку кадровые службы всегда интересует причина, по которой меняется место работы, следует ее указать. Кроме того, в резюме уместно приводить не только наименование должности, по которой имеется опыт работы, но и должностные обязан­ности. Часто при одинаковых наименованиях должности (секретарь, инспектор и др.) обязанности существенно отличаются по содержанию: например, секретари выполняют не только технические функции, но и обязанности, связанные с организационной, административной, аналитической деятельностью.

В разделе «Образование, переподготовка, повышение квалифи­кации» перечисляют не только наименования учебных заведений и полученную квалификацию, но и дополнительное образование, например курсы иностранного языка (или скорописи, стенографии, бухгалтерского учета и т.д.), продолжительность обучения, даты поступления и окончания.

Кадровым службам при анализе резюме следует обращать осо­бое внимание на то, какая должность интересует соискателя. При этом учитывается соответствие уровня его подготовки, образова­ния, практического опыта работы и деловых качеств.

Ре­зюме обычно бывает не больше одной страницы текста. В разде­ле «Дополнительные сведения» могут сообщаться любые данные, характеризующие профессиональные навыки или личность претен­дента, а также его деловые и личные качества.

При приеме на работу работник может представить рекоменда­тельное письмо или характеристику с прежнего места работы.

Эти документы не получили в настоящее время повсеместного распространения и не являются обязательными. Однако если ра­ботник располагает хотя бы одним из них, это характеризует его деловые качества и может рассматриваться кадровой службой как аргумент в его пользу при решении вопроса о выборе кандидата на свободную вакансию.

Рекомендательное письмо составляется организацией или авторитетным частным лицом. Оно не носит официального характера. В рекомендательном письме описываются профессиональные знания и навыки, оценивается выполняемая работа и личные качества претендента на вакантную должность.

Характеристика является официальным документом и дает оценку деятельности кандидата на вакантную должность в целом. В ней указываются анкетные данные и должность работника, время работы в данной организации, продвижение по службе, отношение к работе, рост профессионального уровня, наличие наград и поощрений. Оцениваются деловой и моральный уровень работника, его личные качества и черты характера. Важно, чтобы в тексте были конкретные сведения о трудовой деятельности работника, инфор­мация о выполненных им заданиях, а не содержались общие фразы о высокой квалификации и выдающихся деловых качествах. Характеристика составляется руководителем структурного подразделения, в котором трудился работник, подписывается руководителем организации или его заместителем и представителем профсоюзного органа. Характеристика оформляется на бланке организации и обязательно датируется.

Рекомендатель­ные письма и характеристики обычно рассматриваются кадровыми службами при условии, что от даты выдачи до даты трудоустройства прошло не более 1-2 месяцев. Характеристика может быть выдана также и по запросу организации.

Для отбора кандидатов на вакантную должность организацией может бить разработана анкета. Анкета – основной документ, содержащий биографические данные, необходимый для получения информации о кандидате на вакантную должность и определения его компетентности.

Анкета составляется в виде вопросника. Вопросам предшествует текст-пояснение, разъясняющий цели анкетирования, правила заполнения анкеты, сведения о специальных отметках (например, ответы на какие вопросы обязательны), информации о том, как работодатель может распорядиться представленными ему данными, и пр. Под вопросами анкеты могут располагаться линии, ячейки или графы для ответов. На некоторые вопросы анкеты допускается указывать варианты ответов.

В анкету могут включаться вопросы, ответы на которые предполагают изложение кандидатом своего личного мнения на разные темы (например, что соискатель думает о данной организации, как относится к методам управления, какую работу хотел бы выполнять, какая заработная плата его устроит, желаемый график работы и пр.).

Не могут включаться в анкету вопросы о политических, религиозных и иных убеждениях, о частной жизни, о членстве в общественных объединениях и профсоюзах (за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами).

В соответствии со статьей 68 ТК РФ до заключения трудового договора работодатель обязан ознакомить принимаемого работника со следующими документами:

1) правилами внутреннего трудового распорядка;

2) иными локальными нормативными актами предприятия, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, например:

- должностной инструкцией;

- положением о структурном подразделении, в которое принимается работник;

- инструкцией по технике безопасности;

- положением о служебной, коммерческой тайне предприятия, перечнем сведений, содержащих служебную, коммерческую тайну;

- положением об обработке персональных данных;

- положением по охране труда;

- положением об оплате труда, о премировании работников и пр.;

3) коллективным договором.

Желая заключить трудовой договор, гражданин должен предоставить в отдел кадров документы, перечень которых предусмотрен статьей 65 ТК РФ. В данный перечень включены:

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

- трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

- документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний;

- дополнительные документы (в случаях, специально предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ).

Паспорт гражданина Российской Федерации – это основной документ, удостоверяющий личность гражданина Российской Федерации на территории России. В соответствии с документом, удостоверяющим личность, определяется возраст работника. К иным документам, удостоверяющим личность, относятся: свидетельство о рождении (для лиц, не достигших четырнадцати лет), заграничный паспорт (для граждан России, постоянно проживающих за ее территорией).

Трудовая книжка – это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовой кодекс РФ предусматривает, что:

- работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной;

- при заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем;

- по желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования – персональный документ, содержащий страховой номер и анкетные данные застрахованного лица в соответствии с индивидуальным лицевым счетом застрахованного лица.

Лицу, впервые поступившему на работу по трудовому договору, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляется по месту работы работодателем.

Воинский учет – государственная система учета и анализа имеющихся в стране призывных и мобилизованных человеческих ресурсов. Основными документами, на основании которых осуществляется первичный воинский учет граждан, являются:

- для граждан, пребывающих в запасе, - военный билет (временное удостоверение, выданное взамен военного билета);

- для граждан, подлежащих призыву на военную службу, - удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (диплом, свидетельство, удостоверение и т.д.) требуется в случаях, когда работник поступает на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки (юрист, инженер, водитель, переводчик и т.д.).

При приеме на работу запрещается требовать документы, не перечисленные в статье 65 ТК РФ. Исключение составляют случаи, когда необходимость предъявления дополнительных документов при заключении трудового договора предусмотрена непосредственно Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ. Таким образом, работодатель не вправе самостоятельно устно либо локальным нормативным актом расширять перечень документов, которые следует предъявлять гражданам при заключении трудового договора.

В соответствии со статьей 16 ТК РФ трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, заключаемого ими с соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.

В соответствии со статьей 56 ТК РФ трудовой договор – соглашение между работодателем и ра­ботником, в соответствии с которым работодатель обязуется пре­доставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным догово­ром, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном объеме выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внут­реннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя. Таким образом, трудовой договор – это добровольное соглашение между работником и работодателем, устанавливающее их взаимные права и обязанности, представленные на рисунке 5.

Рисунок 5 – Обязанности работодателя и работника по трудовому договору

В соответствии со статьей 57 ТК РФ в трудовом договоре указываются:

- фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя – физического лица), заключивших трудовой договор;

- сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя-физического лица;

- идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за ис­ключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);

- сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;

- место и дата заключения трудового договора.

Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия:

1) место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, - место работы с указанием обособленного структурного подразделения (его наименования в соответствии с учредительными документами) и его местонахождения;

2) трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы). Для правильного наименования должности в коммерческой организации можно использовать Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). В бюджетной сфере для наименования должностей применяются Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих; сборники и справочники, содержащие квалификационные требова­ния по наименованиям должностей в конкретных отраслях хозяй­ства.

При наименовании профессии необходимо обратиться к Единому тарифно-квалификационному справочнику работ и профессий рабочих (ЕТКС). соответствующего выпуска (раздела).

Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальности связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации;

3) дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, - также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом;

4) условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты).

Заработная плата каждого работника зависит от его квалификации,
сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда и максимальным размером не ограничивается. Запрещается какая бы то ни было дискриминация при установлении и изменении условий оплаты труда. Если в штатном расписании предусмотрены две одинаковые долж­ности, то и оплата труда по этим должностям должна производиться в одинаковом размере (без учета персональных надбавок и выплат, установленных системой оплаты труда, действующей у работодателя). Заработная плата работнику устанавливается трудовым договором в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда.

Размер заработной платы в трудовом договоре можно указывать в ви­де конкретной денежной суммы либо сослаться на внутренний нормативный акт, например штатное расписание. Кроме размера тарифной ставки в трудовом договоре также должны быть указаны доплаты, надбавки и поощрительные выплаты, предусмотренные трудовым законодательством или внутренними нормативными актами организации и, кроме того, основания и порядок их выплаты.

При необходимости раздел трудового договора, посвященный оплате труда, может предусматривать сроки и место выплаты заработной платы, если они не установлены локальными нормативными актами работодателя или отличаются в отношении данного работника;

5) режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя). Режим труда и отдыха определяется в Правилах внутреннего трудового распорядка. Если в организации действуют два и более режимов труда и отдыха (например, общий режим рабочего времени и сменная работа), на это следует обратить внимание при оформлении трудового договора;

6) компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;

7) условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);

8) условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами;

9) другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

Если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо сведения и (или) условия из числа предусмотренных статьей 57 ТК РФ, это не является основанием для признания трудового договора незаключенным или его расторжения. Трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями и (или) условиями. При этом недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон, заключаемым в письменной форме, которые являются неотъемлемой частью трудового договора.

В трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, в частности:

- об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте. Наименование обособленного структурного подразделения (филиала, представительства) указыва­ется в соответствии с учредительными документами, а внутреннего структурного подразделения (отде­ла, цеха, участка и пр.) – в соответствии со штатным расписанием и структурой организации;

- об испытании. Испытание при приеме на работу устанавливается для проверки соот­ветствия работника поручаемой ему работе. Порядок установления работнику испытания предусмотрен статьей 70 ТК РФ. Срок испытания не может превышать трех месяцев, а для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств или иных обособленных структурных подразделений организаций – шести месяцев, если иное не предусмотрено федеральным законом. При заключении трудового договора на срок от двух до шести месяцев испытание не может превышать двух недель;

- о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной);

- об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводилось за счет средств работодателя;

- о видах и об условиях дополнительного страхования работника. Работодатель вправе осуществлять дополнительное (медицинское, пенсионное) страхование работника и в связи с этим производить от­числения в негосударственные страховые фонды. В этом случае в трудовом договоре должны быть указаны как условия социального страхования, установленные на законодательном уровне, так и до­полнительные условия, установленные соглашением сторон или коллективным договором;

- об улучшении социально-бытовых условий работника и членов его семьи;

- об уточнении применительно к условиям работы данного работника прав и обязанностей работника и работодателя, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

По соглашению сторон в трудовой договор могут также включаться права и обязанности работника и работодателя, установленные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, а также права и обязанности работника и работодателя, вытекающие из условий коллективного договора, соглашений. Невключение в трудовой договор каких-либо из указанных прав и (или) обязанностей работника и работодателя не может рассматриваться как отказ от реализации этих прав или исполнения этих обязанностей.

Трудовой договор должен содержать раздел об ответственности сторон трудового договора, в котором устанавливаются виды ответственности в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения сторонами своих обязанностей по договору в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Кроме того, трудовой договор должен содержать раздел, касающийся порядка внесения изменений и дополнений в условия договора, его прекращения, аннулирования, разрешения возникающих споров при исполнении договора.

В соответствии со статьей 58 ТК РФ трудовые договоры могут заключаться:

1) на неопределенный срок;

2) на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор), если иной срок не установлен Трудовым Кодексом РФ и иными федеральными законами.

Срочный трудовой договор заключается, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, а именно в случаях, предусмотренных частью первой статьи 59 ТК РФ. В случаях, предусмотренных частью второй статьи 59 ТК РФ, срочный трудовой договор может заключаться по соглашению сторон трудового договора без учета характера предстоящей работы и условий ее выполнения.

Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.

Трудовой договор, заключенный на определенный срок при отсутствии достаточных к тому оснований, установленных судом, считается заключенным на неопределенный срок. Запрещается заключение срочных трудовых договоров в целях уклонения от предоставления прав и гарантий, предусмотренных для работников, с которыми заключается трудовой договор на неопределенный срок.

В соответствии со статьей 63 ТК РФ заключение трудового договора допускается с лицами, достигшими возраста шестнадцати лет за исключением случаев, оговариваемых частями второй, третьей и четвертой данной статьи.

В соответствии со статьей 64 ТК РФ запрещается необоснованный отказ в заключении трудового договора. Какое бы то ни было прямое или косвенное ограничение прав или установле­ние прямых или косвенных преимуществ при заключении трудового договора в зависимости от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, социального и должностного положения, возраста, места жи­тельства (в том числе наличия или отсутствия регистрации по месту жительства или пребывания), а также других обстоятельств, не связанных с деловыми каче­ствами работников, не допускается, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.

Запрещается отказывать в заключении трудового договора женщинам по моти­вам, связанным с беременностью или наличием детей.

Запрещается отказывать в заключении трудового договора работникам, при­глашенным в письменной форме на работу в порядке перевода от другого работо­дателя, в течение одного месяца со дня увольнения с прежнего места работы.

По требованию лица, которому отказано в заключении трудового договора, ра­ботодатель обязан сообщить причину отказа в письменной форме. Отказ в заключении трудового договора может быть обжалован в суд.

В соответствии со статьей 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один его экземпляр передается работнику, другой хранится у работодателя (в кадровой службе). Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.

Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе.

Трудовой договор является основанием для издания приказа руководителя организации о приеме сотрудника на работу.

В соответствии со статьей 61 ТК РФ трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем, если иное не установлено федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации или трудовым договором, либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя.

В соответствии со статьей 60 ТК РФ запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами.

Вместе с оформлением трудового договора на отдельных работников, которые в силу должностных обязанностей обслуживают или используют денежные, товарные или материальные ценности, при приеме на работу оформляется договор об индивидуальной материальной ответственности. В соответствии с гл. 39 ТК РФ работник несет материальную ответственность за ущерб, причиненный ра­ботодателю. В дальнейшем на работника может быть оформлен договор коллективной материальной ответственности. Этот документ необходим, когда работники выполняют такие виды работ, как хранение, перевозка, продажа товара и др., а также совместно используют оборудование, и при этом разграничить общую ответственность и установить ответственность каждого работника невозможно.

При оформлении приема на работу часто используется заявление о приеме на работу, хотя данный документ не является обязательным, т.к. не упоминается в ТК РФ. Подписав трудовой договор, работник тем самым выражает в письменной форме согласие на работу. В то же время многие работники кадровых служб крупных организаций считают заявление необходимым документом, т.к. на нем последовательно отмечаются этапы прохождения претенден­том на вакансию различных инстанций подразделения, занятого наймом: собеседование, заключение трудового договора и др., а само заявление сохраняется в составе личного дела весь период работы работника в организации.

Таким образом, использование этого документа или отказ от него является прерогативой организации. Если кадровая служба за­интересована в сохранении заявлений работников, то в инструкции но кадровому делопроизводству следует установить применение этого документа и порядок работы с ним.

Личное заявление работника о приеме на работу пишется обычно от руки в произвольной форме. В нем указывается наименова­ние вида документа (заявление); дата; адресат (должность, инициалы, фамилия руководи­теля организации); автор (инициалы, фамилия работника, его пас­портные данные, адрес проживания, номер телефона); текст; подпись. В тексте заявления отражается, на какую должность (по какой профессии и квалификации), в какое структурное подразделение автор заявления просит принять его на работу. На заявлении обычно проставляется виза ру­ководителя структурного подразделения и руководителя кадровой службы, после чего оно передается руководителю организации для резолюции. Образец оформления заявления о приеме на работу приведен на рисунке А.2 приложения А.

Распространена практика использования для заявлений трафаретной формы. В таких формах вся постоянная информация (наименование должности, фамилия и инициалы руководителя и др.) напечатана заранее, а при заполнении вносятся только сведения о работнике. Использование трафаретной формы помогает избежать ошибок при составлении заявления.

Личный листок по учету кадров является документом, содер­жащим анкетно-биографические сведения о работнике. Документ введен в практику еще в 1920-е гг. и постепенно трансформиро­вался в современный вид, обретя достаточно стабильный состав вопросов. Под влиянием времени часть когда-то обязательных вопросов изымается из личного листка (например, сведения о пар­тийности, членстве в ВЛКСМ и др.), а часть заменяется другими (например, вопрос о национальности заменен вопросом о граж­данстве). Применяемая в настоящее время форма личного листка не была утверждена в качестве единого докумен­та, обязательного для применения во всех организациях, и, как отмечают специалисты, не имеет правовой основы. Форма личного листка по учету кадров приведена на рисунке А.3 приложения А.

Личный листок поступающий на работу заполняет собственно­ручно без помарок и исправлений в одном экземпляре. Ответы на вопросы личного листка даются в соответствии с данными, которые содержатся в личных документах поступающего на работу. Сведения о фамилии, имени, отчестве, дате и месте рождения должны совпадать с данными паспорта (удостоверения личности). Сведения об образовании заполняются на основании диплома (удостовере­ния, свидетельства) с указанием названия учебного заведения, про­должительности обучения, полученной специальности. Ответы на вопросы о наличии ученых степеней, званий даются на основании документов Высшей аттестационной комиссии, об изобретени­ях – на основании патентов. Сведения о трудовой деятельности должны соответствовать записям в трудовой книжке с указанием полных лет и месяцев работы, названия организации, ее местонахо­ждения, занимаемой должности. Пункт об отношении к воинской обязанности заполняется на основании военного билета.

Работник подписывает личный листок по учету кадров, про­ставляет дату заполнения и сдает на проверку инспектору кадровой службы вместе с фотографией 4х6 см. Инспектор обязан прове­рить соответствие заполненного личного листка представленным документам, после чего в него вклеивается фотография.

Автобиография – документ, часто используемый кадровыми службами для получения дополнительных, по сравнению с личным листком по учету кадров и анкетой, данных о работнике. Автобиография составляется работником собственно­ручно без помарок и исправлений, пишется в произвольной форме, но в хронологической последовательности жизни и трудовой дея­тельности.

Основная информация, которая должна содержаться в автобиографии, сводится к следующему:

- фамилия, имя, отчество работника, дата и место рождения;

- образование (какие образовательные учреждения окончил, периоды учебы, результат);

- трудовая деятельность работника;

- сведения о близких родственниках: муже(жене), детях, матери, отце, братьях, сестрах (фамилия, имя, отчество; место жительства, место работы, должность);

- периоды воинской службы (для мужчин);

- иные сведения, которые работник считает нужным предоставить работодателю;

- паспортные данные, домашний адрес и телефон.

Как правило, в автобиографии подробно раскрываются вопросы, которые не отражены в личном листке по учету кадров – о причинах незаконченного образования, перехода на другие места работы, смены профессии и др.

В соответствии со статьей 68 ТК РФ прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

В настоящее время действуют унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Прием на работу оформляется с применением индивидуальной унифицированной формы № Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу» и сводной унифицированной формы № Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», приведенных на рисунках А.4 и А.5 приложения А.

Допускается заполнение унифицированной формы приказа от руки (разборчиво, желательно печатными буквами), а также пе­чатным способом, или в электронном варианте с последующим выводом на экран.

Заполнение реквизитов унифицированной формы производит­ся по определенным правилам.

Наименование организации должно соответствовать на­именованию, закрепленному в учредительных документах. Ука­зывается полное и сокращенное наименование организации. За­полнение поля ОКПО, содержащего код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций является обязательным.

Под номером документа понимается регистрационный номер приказа. Он должен соответствовать порядковому номеру приказов по кадрам, которые нумеруются в пределах календарного года и подшиваются в отдельную папку. Регистрационный номер приказа может дополняться буквенным индексом (обычно «лс» или «к»). Регистрация документа осуществляется после его подписания, поэтому реги­страционный номер должен проставляться от руки или с исполь­зованием автоматического нумератора.

Датой составления является дата подписания приказа руково­дителем, в чью компетенцию входит прием на работу сотрудни­ков. Дата оформляется цифровым способом арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Дата проставляется руководителем в момент подписания приказа.

Содержательная часть приказа начинается с распорядительного действия: «Принять на работу». Поле «Дата» состоит из двух граф. Графа «с» заполняется в соответствии с обязательным условием трудового договора о дате начала работы. В соответствии со статьей 61 ТК РФ работник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определенного трудовым договором. Если в трудовом договоре не определен день начала работы, то работник должен приступить к работе на следующий рабочий день после вступления договора в силу. Если в трудовом договоре не обозначена дата его вступления в силу, этой датой считается дата его подписания работником и работодателем. Если работник не приступил к работе в день начала работы, то работодатель имеет право аннулировать трудовой договор.

В случаях, когда заключается срочный тру­довой договор, в графе «по» указывается дата окончания его действия. При заключении срочного трудового договора на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответ­ствии с законодательством сохраняется место работы, возникает необходимость увеличения ширины графы «по», так как срок действия трудового договора определяется условием, например: «дату выхода из ежегодного основного оплачиваемого отпуска специалиста Сидорова С.С.» В случае заключения трудового договора на неопределенный срок в графе «по» ставится прочерк.

Фамилия, имя, отчество работника записываются полностью в соответствии с его паспортными данными в именительном или родительном падеже.

Табельный номер присваивается работнику при приеме на ра­боту в соответствии с принятой в организации системой табель­ного учета и не меняется при переводах и перемещениях работника в пределах организации.

Наименование структурного подразделения вносится в унифицированную форму в том случае, если оно предусмотрено условиями трудового договора. В ином случае в графе ставится прочерк. Наименование структурного подразделения записывается полно­стью с указанием внутреннего деления (департамент, отдел, группа и т.д.), в именительном или винительном падеже.

Наименование должности (специальности, профессии), разряда, класса (категории) квалификации записы­вается в соответствии с условиями трудового договора в именительном или творительном падеже.

Графа «Условия приема на работу, характер работы» заполняется без сокращений: «по совместительству», «для замещения временно отсутствующего работника», «для выполнения определенной работы», «в порядке перевода из другой организации», «с полной материальной ответственностью» и пр.

Размер тарифной ставки (оклада), надбавки проставляются в соответствии с условиями заключенного трудового договора и указываются цифрами.

Продолжительность испытательного срока указывается в прика­зе о приеме на работу только в том случае, если условие об испыта­нии включено в трудовой договор. Даже если сторонами было составлено соглашение об установлении испытательного срока при приеме па работу, но в оформленный в последующем трудовой договор условие об испытании по каким-либо причинам не было включено, включение его в приказ о приеме на работу не порож­дает для сторон договора юридических последствий. Отсутствие условия об испытании в самом трудовом договоре (даже в случае ознакомления работника с приказом, содержащим условие об испытании) означает, что работник принят без испытания.

Так как основанием для издания приказа служит трудовой договор, за­ключенный между работником и работодателем, в графе «Основание» следует указать реквизиты заключенного трудового догово­ра, т.е. дату его составления и регистрационный номер.

До подписания приказа руководителем организации может быть предусмотрено визирование проекта приказа руководителями различ­ных структурных подразделений – руководителями кадровой службы, бухгалтерии, юридического отдела и др. Состав лиц, визирующих приказы по личному составу, в разных организациях определяется организационной структурой и поряд­ком работы с документами. Правила визирования приказов по личному составу закрепляются в инструкции по работе с кадровыми документами, где устанавливается, какие должностные лица, в какой последовательности визируют документ.

В связи с тем, что унифицированная форма приказа о прие­ме на работу не предусматривает соответствующего реквизита, виза проставляется в нижней части оборотной стороны приказа (допускается визирование на лицевой стороне документа). Виза должностного лица должна включать в себя должность визирую­щего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициа­лы, фамилию) и дату.

При подписании приказа руководителем организации указываются наименова­ние его должности (в соответствии с уставными до­кументами), личная подпись, расшифровка подписи (инициа­лы, фамилия). В тех организациях, где имеется должность заместителя руководителя по работе с кадрами, право подписи приказов по личному составу обычно предоставлено ему. В этом случае при подписании приказа указывается должность заместителя руководителя.

Согласно части второй статьи 68 ТК РФ приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня факти­ческого начала работы. Подтверждением выполнения этого тре­бования является виза ознакомления, собственноручно проставляемая работни­ком в момент ознакомления с приказом и включающая его личную подпись и дату ознакомления с приказом (распоряжением) о приеме.

Форма № Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу» по реквизитам заголовочной и оформляющей части полностью совпадает с формой № Т-1. Форма этого приказа спроектирована по аналогу сводных приказов, когда одним приказом оформляется прием нескольких человек, ее содержательная часть включает столько пунктов, сколько человек оформляют на работу. Фор­ма № Т-1а построена в виде таблицы, графы которой содержат те же сведения, что и индивидуальная форма. При заполнении сводной формы приказа о приеме работников на работу по форме № Т-1а должны соблюдаются вышеприведенные требования. Однако в связи с тем, что в форме № Т-1а не предусмотрено ме­сто для отражений условий приема на работу и характера работы, а также затруднено увеличение ширины граф для внесения необходимого текста, возможно даже в случаях одновременного приема на работу нескольких работников оформление отдельных индивидуальных приказов по форме № Т-1. Примеры оформления унифицированных форм № Т-1 и № Т-1а приведены на рисунках А.6 и А.7 приложения А.

Подлинник приказа о приеме на работу остается на хране­нии в кадровой службе, копия передается в бухгалтерию для оформления лицевого счета и начисления зарплаты. В практике работы некоторых кадровых служб принято создавать несколь­ко копий приказа: для передачи в структурные подразделения, на табельный участок и др. При ведении на работника личного дела количество копий увеличивается – одна из них подшивается в личное дело.

На основании приказа о приеме на работу кадровая служба вносит запись о приеме на работу в трудовую книжку.

Внесение записи в трудовую книжку о приеме работника на работу включает следующие этапы:

- проверку имеющихся в трудовой книжке записей;

- внесение необходимых сведений в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

- заполнение в трудовой книжке сведений о приеме работника на работу.

В соответствии с частью третьей статьи 66 ТК РФ работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное и сокращенное (при его наличии) наименование организации в соответствии с учредительными документами организации. Эта запись не нумеруется и может быть сделана от руки или с использованием штампа, содержащего наименование организации.

В графе 1 проставляется порядковый номер вносимой записи.

В графе 2 указывается дата документирования факта приема на работу. Запись вносится на основании приказа о приеме на работу.

В графе 3 делается запись о приеме на работу, которая включает в себя:

- действие – принят(а), назначен(а);

- структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор);

- наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации.

В графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения), согласно которому работник принят на работу. Даты во всех разделах трудовой книжки пишутся арабскими цифрами (число и месяц двухзначными, год четырехзначными). Пример оформления записи в трудовую книжку о приеме работника на работу представлен на рисунке 6.

СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ

№ записи	Дата	Сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)	На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер)
чис-ло	ме-сяц	год
				Закрытое акционерное общество «Сфера»
				(ЗАО «Сфера»)
5	30	08	2008	Принята в транспортный отдел на	Приказ
				должность учетчицы	от 28.08.2008
					№ 28-к

Рисунок 6 – Образец оформления записи в трудовую книжку о приеме работника на работу

В завершение оформления приема работника на работу на него заводится личная карточка работника унифицированной формы № Т-2 или Т-2ГС(МС) (для государственных (муниципальных) служащих). Личная карточка работника – основной учетный документ, содержащий персональные данные работника. Личные карточки должны вести все организации-работодатели независимо от формы собственности.

Трудовое законодательство не предусматривает обязательного ведения личных дел на всех работников или на всех предприятиях (исключение составляют некоторые категории работников, например государственные служащие, на которых личное дело ведется в обязательном порядке). Однако ведение личных дел значительно облегчает работу кадровых служб, когда требуется составить представление о трудовой деятельности отдельного работника, т.к. личное дело включает в себя совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Личные дела могут вестись как на всех работников, так и на определенную их категорию: руководящих работников, специалистов, материально ответственных лиц и пр. Личное дело оформляется кадровой службой после издания приказа о приеме работника на работу.

Данные принимаемого работника вносятся также в табель учета использования рабочего времени и расчета оплаты труда (№ Т-12, Т-13) и в первичные учетные бухгалтерские документы.