Документирование оформления поощрения работников

Поощрение за успехи в труде – это публичное признание заслуг как отдельных работников, так и коллективов работников в формах применения мер поощрения.

В соответствии со статьей 191 ТК РФ работодатель поощряет работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности (объявляет благодарность, выдает премию, награждает ценным подарком, почетной грамотой, представляет к званию лучшего про профессии).

Другие виды поощрений работников за труд определяются коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка, а также уставами и положениями о дисциплине. За особые трудовые заслуги перед обществом и государством работники могут быть представлены к государственным наградам.

По Трудовому кодексу РФ меры поощрения могут применяться к любому работнику, в том числе имеющему дисциплинарные взыскания, так как в нем нет запрета, который имел место в ч. 3 ст. 137 КЗоТ.

Все меры поощрения можно разделить на моральные (благодарность, почетная грамота, звания) и материальные (премии, ценные подарки). Возможно применение к работнику нескольких мер поощрения, в том числе моральных и материальных.

Процедура оформления поощрения работников представлена на рисунке 13.

При подготовке документов о награждении сотрудников необходимо учитывать:

- Трудовой кодекс РФ;

- Указ Президента РФ от 02.03.1994 № 442 «О государственных наградах Российской Федерации»;

- иные федеральные законы и указы Президента РФ об учреждении государственных наград и почетных званий Российской Федерации;

- отраслевые положения о системе поощрения;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- коллективный договор (при наличии);

- иные локальные нормативные акты, включающие указания на возможные формы поощрения в организации.

Представление о поощрении оформляется в структурном подразделении, в котором трудится работник, и подписывается его руководителем. В представлении указываются наименование структурного подразделения; наименова­ние вида документа; дата; регистрационный номер документа; место составления; адресат (должность, инициалы, фамилия руководи­теля организации); заголовок к тексту; текст; подпись.

Рисунок 13 – Этапы оформления поощрения работников

Представление составляется в произвольной форме и может содержать следующую информацию:

- фамилия, имя, отчество работника;

- дата рождения;

- занимаемая должность;

- стаж работы: общий; в данной организации; на последнем месте работы;

- сведения о трудовой деятельности за последние 3, 5 или 10 лет (в зависимости от категории награды или поощрения и требований нормативных документов);

- имеющиеся награды;

- информация о результатах профессиональной и иной деятельности лица, представляемого к награждению;

- мотив;

- вид поощрения.

Представление визируется бухгалтерией (в случае премирования и награждения ценным подарком) и другими заинтересованными подразделениями.

На основании представления о поощрении руководитель организации принимает решение о поощрении за труд по процедуре, установленной в данной организации: лично, решением коллегиального органа управления, собрания трудового коллектива и т.д. Руководитель организации ставит на представлении свою ре­золюцию. Резолюция адресуется кадровой службе и содержит распоря­жение о решении вопроса. Образец оформления представления о поощрении приведен на рисунке Д.1 приложения Д.

Все поощрения за труд оформляются соответствующим приказом (распоряжением) руководителя организации. Проект приказа о поощрении составляется кадровой службой организации на основании представления руководителя структурного подразделения.

Поощрение работников организации оформляется с применением индивидуальной унифицированной формы № Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника» и сводной унифицированной формы № Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников», приведенных на рисунках Д.2 и Д.3 приложения Д.

Заполнение полей унифицированной формы наименование организации, ОКПО, номер документа, дата составления унифицированной формы производит­ся в соответствии с действующими требованиями.

Содержательная часть приказа (распоряжения) о поощрении не содержит распорядительного действия. Мотив поощрения, указываемый в приказе, должен соответствовать нормативному документу по данному конкретному поощрению и представлению о награждении данного работника (за добросовестное отношение к труду, за продолжительный стаж работы, в связи с юбилейной и другими праздничными датами и пр.).

Приказ должен содержать сведения о виде поощрения в соответствии со статьей 191 ТК РФ или иными локальными нормативными актами организации, указываемые в графе «вид поощрения (благодарность, ценный подарок, премия и др. – указать)».

Если в качестве вида поощрения применяется премирование, в графе «в сумме ________ руб. ________ коп.»прописью и цифрами необходимо указать размер премии. При оформлении всех остальных видов поощрений из унифицированной формы приказа (распоряжения) о поощрении данную графу допускается исключить.

В графе «Основание» указывается наименование, дата и регистрационный номер документа, являющегося основание поощрения (представления руководителя структурного подразделения или иного документа, соответствующего порядку поощрения, принятому в данной организации).

Проект приказа визируется в соответствии с процедурой поощрения, предусмотренной в организации (руководителями кадровой службы и структурного подразделения, в котором работает сотрудник, относительно которого издан приказ, главным бухгалтером и другими заинтересованными лицами). Приказ подписывается руководителем организации.

С приказом (распоряжением) о поощрении работник должен быть ознакомлен под роспись. Приказы о поощрении доводятся до сведения коллектива. Пример оформления приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику приведен на рисунке Д.4 приложения Д.

Если поощрение применяется сразу к нескольким работникам, то приказ о поощрении оформляется по унифицированной форме № Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников». Данная форма оформляется по аналогии с формой № Т-11. Текст унифицированной формы № Т-11а имеет вид таблицы, графы которой содержат те же сведения, что и индивидуальная форма приказа о поощрении. Пример оформления унифицированной формы № Т-11а приведен на рисунке Д.5 приложения Д.

Следует отметить, что форма № Т-11а может быть использована в случае, если к группе работников одновременно применяется один вид поощрения. В противном случае необходимо внести изменения в данную форму – строку «вид поощрения» заменить на отдельный столбец таблицы, в котором указывается конкретный вид поощрения для каждого работника.

Соответствующая запись о поощрении должна быть внесена в личную карточку работника (формы № Т-2 или Т-2ГС(МС)) и трудовую книжку (записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовую книжку не вносятся).

В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное и сокращенное (при его наличии) наименование организации в соответствии с учредительными документами организации. Эта запись не нумеруется и может быть сделана от руки или с использованием штампа, содержащего наименование организации.

В графе 1 проставляется порядковый номер вносимой записи.

В графе 2 указывается дата документирования факта поощрения работника. Эта запись заносится на основании приказа о поощрении.

В графе 3 делается запись о виде и мотиве поощрения.

В графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения руководителя организации о поощрении работника. Пример оформления записи в трудовую книжку о премировании работника представлен на рисунке 14.

СВЕДЕНИЯ О НАГРАЖДЕНИЯХ

№ записи	Дата	Сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)	На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер)
чис-ло	ме-сяц	год
				Открытое акционерное общество «Дом»
1	15	08	2007	Премирована за добросовестное	Приказ
				отношение к труду	от 15.08.2007
					№ 25-к

Рисунок 14 – Образец оформления записи в трудовую книжку о поощрении работника