Студопедия.Орг Главная | Случайная страница | Контакты | Мы поможем в написании вашей работы!  
 

Документирование оформления служебных командировок



В соответствии со статьей 166 ТК РФ служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер (водители, стюардессы, проводники поездов, курьеры и т.д.), служебными командировками не признаются.

Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.

Согласно статье 167 ТК РФ, при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

В соответствии со статьей 168 ТК РФ, в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Одним из нормативно-правовых актов Правительства РФ, регулирующих возмещение командировочных расходов работникам, является Постановление Правительства РФ от 02 октября 2002 г. № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета».

Действующий Трудовой кодекс Российской Федерации не ограничивает продолжительность командировок максимальным пределом. Кроме того, работник может быть направлен в служебную командировку как в данной местности, так и в иную местность.

Процедура оформления служебных командировок представлена на рисунке 12.

Рисунок 12 – Этапы оформления служебных командировок

Для оформления служебных командировок применяются следующие документы:

- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении – унифицированная форма № Т-10а;

- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку – унифицированная форма № Т-9 или приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку – унифицированная форма № Т-9а;

- командировочное удостоверение – унифицированная форма № Т-10.

Инициативным документом и основанием приказа о командировании является служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (унифицированная форма № Т-10а), приведенное на рисунке Г.1 приложения Г.

Составляет и подписывает служебное задание руководитель структурного подразделения, в подчинении которого находится командируемый работник.

Заполнение полей унифицированной формы наименование организации, ОКПО, номер документа, дата составления унифицированной формы производит­ся в соответствии с действующими требованиями. Содержательная часть служебного задания имеет табличную форму, в ней указываются:

- структурное подразделение;

- должность (специальность, профессия) командируемого работника;

- местно назначения (страна, город, организация);

- даты начала и окончания командировки;

- срок пребывания в командировке (общее количество календарных дней и без учета времени нахождения в пути);

- организация плательщик;

- основание командировки (дата и номер приказа о командировании или командировочного удостоверения);

- содержание задания (цель) командировки.

При составлении служебного задания необходимо сформулировать основные вопросы, которые предстоит решить работнику в ходе служебной командировки, дать конкретные поручения по основным вопросам. При направлении работника в служебную командировку с целью проведения переговоров целесообразно в служебном задании перечислить основные вопросы, подлежащие обсуждению в ходе переговоров, а также документы, которые должны быть выработаны или подписаны сторонами во время переговоров.

Подписанное руководителем структурного подразделения служебное задание визируется руководителем организации и передается в кадровую службу или иное уполномоченное структурное подразделение для оформления приказа о направлении работника в командировку и командировочного удостоверения.

После возвращения из командировки работник заполняет краткий отчет о выполнении задания, поле для которого содержится в унифицированной форме № Т-10а. Отчет утверждается руководителем структурного подразделения, после чего служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении передается в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом о командировке. Пример оформления служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении приведен на рисунке Г.2 приложения Г.

Направление в командировку оформляется приказом. Для этого существует две формы первичной учетной документации: индивидуальная форма № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку» и сводная форма № Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», приведенные на рисунках Г.3 и Г.4 приложения Г.

Проект приказа о командировании составляется на основании служебного задания для направления в командировку и отчет о его выполнении.

Заполнение полей унифицированной формы наименование организации, ОКПО, номер документа, дата составления унифицированной формы производит­ся в соответствии с действующими требованиями.

Содержательная часть приказа начинается с распорядительного действия «Направить в командировку». «Место назначения» указывается в следующей последовательности: сначала указываются страна и город, затем - организация, в которой работник будет выполнять задание. При указании наименований городов, не являющихся центрами или столицами субъектов Российской Федерации, городами федерального значения, указывается административно-территориальная принадлежность к району, субъекту Российской Федерации.

Срок командировки переносится из служебного задания, при этом учитываются следующие правила: днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы. В случаях, когда работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке. Вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку и в день прибытия из командировки решается по договоренности с работодателем. Срок командировки исчисляется в календарных днях и включает в себя не только время нахождения работника в месте командирования, но и время нахождения в пути.

Цель командировки переносится из служебного задания. В поле «Командировка за счет средств» указываются источники оплаты сумм командировочных расходов (направление в командировку может осуществляться как за счет отправляющей организации, так и за счет принимающей).

В графе «Основание» приказа указываются реквизиты служебного задания или иного документа, на основании которого издан приказ, - договора, письма, вызова руководителя вышестоящей организации и т.д.

Проект приказа может быть завизирован заинтересованными лицами. Подписывается приказ о командировании руководителем организации.

С приказом (распоряжением) о направлении в командировку работник должен быть ознакомлен под роспись. Подпись работника на документе подтверждает факт его ознакомления с приказом. Трудовое законодательство предусматривает, что направление в служебные командировки определенных категорий работников допускается только с их письменного согласия. При этом работники должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку. К таким категориям относятся:

- женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет;

- матери и отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до 5 лет;

- отцы, воспитывающие детей без матери;

- работники, имеющие детей-инвалидов;

- работники, осуществляющие уход за больными членами семьи в соответствии с медицинским заключением;

- опекуны (попечители) несовершеннолетних.

При направлении в командировку работников перечисленных категорий необходимо получить их письменное согласие в форме заявления, на реквизиты которого необходимо дать ссылку в поле «Основание». Можно также дополнить формуляр приказа соответствующей визой согласования, содержащей слова: «С направлением в командировку согласен, право отказа от командировки мне разъяснено и понятно».

Для некоторых категорий работников законодательство устанавливает запрет на направление в командировки:

- беременных женщин;

- работников в возрасте до 18 лет;

- работников, с которыми заключен ученический договор, если командировка не связана с учебой.

Пример оформления приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку приведен на рисунке Г.5 приложения Г.

Форма № Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку» оформляется по аналогии с унифицированной формой № Т-9. Если направляемых в командировку работников больше трех, в приказ включаются дополнительные столбцы или дополнительные листы. Текст унифицированной формы № Т-9а имеет форму таблицы, графы которой содержат те же сведения, что и индивидуальная форма. Пример оформления унифицированной формы № Т-9а приведен на рисунке Г.6 приложения Г.

Приказ о командировании оформляется не менее чем в двух экземплярах. Первый остается на хранении в кадровой службе, второй передается в бухгалтерию для расчета сумм командировочных расходов.

На основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку оформляется командировочное удостоверение.

Командировочное удостоверение – это документ, удостоверяющий фактическое время пребывания работника в месте командировки (время прибытия в пункт (пункты) назначения и время убытия). Командировочное удостоверение является важным документом для последующего подтверждения обоснованности произведенных предприятием расходов, а для работника – подтверждением права на получение возмещения произведенных расходов.

Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.

Командировочное удостоверение оформляется с применением унифицированной формы № Т-10, представленной на рисунке Г.7 приложения Г. Заполнение полей унифицированной формы наименование организации, ОКПО, номер документа, дата составления унифицированной формы производит­ся в соответствии с действующими требованиями.

Фамилия, имя, отчество, структурное подразделение и наименование должности (специальности, профессии) работника, а также место назначения и цель командировки указываются в соответствии с приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку. Наименование предприятия, указанное на лицевой стороне командировочного удостоверения, должно совпадать с наименованием предприятия в графах отметок принимающей стороны на оборотной стороне документа. Личные данные работника и пункт назначения, указанные в удостоверении, должны совпадать с данными проездных документов.

Срок командировки переносится из служебного задания, исчисляется в календарных днях и включает в себя только время нахождения работника в месте командирования.

При заполнении унифицированной формы командировочного удостоверения необходимо указывать реквизиты паспорта или иного документа, удостоверяющего личность командированного работника. Командировочное удостоверение с незаполненным полем «Действительно по предъявлении паспорта или заменяющего его документа» является недействительным.

На оборотной стороне командировочного удостоверения предусмотрены несколько одинаковых отметок о дате выбытия («Выбыл из …») из пункта командировки и дате прибытия («Прибыл в …») в пункт командировки.

Первая отметка о выбытии работника заполняется в организации, которая его командирует, далее заполняются отметки о прибытии и выбытии из пункта назначения. Если работник командирован в разные населенные пункты или разные организации, отметки о днях прибытия и выбытия делаются в каждом из них. Каждая отметка о времени прибытия и выбытия заверяется подписью ответственного должностного лица и печатью. Пример оформления унифицированной формы № Т-10 приведен на рисунке Г.8 приложения Г.

Командировочное удостоверение составляется кадровой службой (или иным уполномоченным подразделением) в одном экземпляре (при направлении работника в командировку по территории Российской Федерации и в зарубежные страны с безвизовым режимом въезда), подписывается руководителем организации и выдается работнику на руки под подпись в журнале учета работников, выбывающих в командировки.

После возвращения из командировки в организацию работником составляется авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, и вместе с командировочным удостоверением и отчетом о командировке передается в бухгалтерию.





Дата публикования: 2015-01-23; Прочитано: 2776 | Нарушение авторского права страницы | Мы поможем в написании вашей работы!



studopedia.org - Студопедия.Орг - 2014-2024 год. Студопедия не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования (0.01 с)...