Документирование перевода на другую работу

Трудовой договор заключается не на один день и в большинстве случаев носит длительный характер. Однако это не означает, что в течение всего периода действия трудового договора его условия остаются неизменными. Зачастую обстоятельства требуют изменения тех или иных условий, которые были определены работником и работодателем в момент заключения трудового договора. Для таких случаев в трудовом законодательстве предусмотрены специальные нормы, регулирующие порядок и условия изменения трудового договора без его расторжения.

В соответствии со статьей 72 ТК РФ изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных Трудовым кодексом РФ. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме.

В соответствии со статьей 72¹ ТК РФ перевод на другую работу – это постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем. Трудовым законодательством предусмотрено несколько видов переводов, которые представлены на рисунке 7.

Рисунок 7 – Виды переводов

В соответствии со статьей 72¹ ТК РФ перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных частями второй и третьей статьи 72² ТК РФ.

Перевод следует отличать от перемещения. Перемещение не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора, не требует согласия работника, происходит у того же работодателя на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, поручение ему работы на другом механизме или агрегате.

Запрещается переводить и перемещать работника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья.

В соответствии со статьей 72² ТК РФ по соглашению сторон, заключаемому в письменной форме, работник может быть временно переведен на другую работу у того же работодателя на срок до одного года, а в случае, когда такой перевод осуществляется для замещения временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы, - до выхода этого работника на работу. Если по окончании срока перевода прежняя работа работнику не предоставлена, а он не потребовал ее предоставления и продолжает работать, то условие соглашения о временном характере перевода утрачивает силу и перевод считается постоянным.

Инициатива перевода на другую работу может исходить как от работника, так и от работодателя. Без соглашения сто­рон трудового договора, только по инициативе работодателя, изменение условий трудового договора возможно только в случа­ях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ. Такими случаями являются, например, катастрофы природного или техногенного характера, производственная авария, несчастный случай на про­изводстве, пожар, наводнение, голод, землетрясение, эпидемия или эпизоотия, любые исключительные случаи, ставящие под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населе­ния или его части. В подобных обстоятельствах работник, со­гласно части второй статьи 72² ТК РФ, может быть переведен на срок до одно­го месяца на не обусловленную трудовым договором работу у того же работодателя, но исключительно для предотвращения указанных случаев или уст­ранения их последствий.

Кроме того, без согласия работника перевод на срок до од­ного месяца на не обусловленную трудовым договором работу возможен также в случаях простоя (временной приостановки работы по причинам экономического, технологического, техни­ческого или организационного характера), необходимости пре­дотвращения уничтожения или порчи имущества либо замеще­ния временно отсутствующего работника. При этом простой или необходимость предотвращения уничтожения или порчи имущества либо замещения временно отсутствующего работни­ка должны быть вызваны перечисленными выше чрезвычайны­ми обстоятельствами. Надо отметить, что в случаях, предусмот­ренных частью третьей статьи 72²ТК РФ, перевод на работу, требующую более низкой квалификации, допускается только с письменного согла­сия работника.

В соответствии со статьей 74 ТК РФ изменение определенных сторонами условий трудового договора по инициативе работодателя допускается и в случае, если определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены в связи с изменением организационных или технологических условий труда (изменением в технике и технологии производства, структурной реорганизацией производства, другими причинами). Изменение может коснуться любых условий трудового договора кроме трудовой функции.

Процедура перевода на другую работу представлена на рисунке 8.

Оформление перевода на другую работу по инициативе работника (постоянного перевода с продолжением работы у того же работодателя) начинается с личного заявления, в котором работник излагает просьбу о переводе. В заявлении о переводе указываются наименование структурного подразделения; наименова­ние вида документа; дата; адресат (должность, инициалы, фамилия руководи­теля организации); текст; подпись. В тексте заявления излагается просьба работника перевести его на другую должность, в другое структурное подразделение. Если оформляется перевод на другую должность в том же подразделении, заявление должно быть завизировано руководителем этого структурного подразделения. При оформлении перевода на другую должность в другое структурное подразделение заявление визируют руководители структурных подразделений по прежнему и новому месту работы. На заявлении проставляется также виза ру­ководителя кадровой службы, который передает его руководителю организации для получения резолюции, разрешающей перевод. Образец оформления заявления с просьбой о переводе приведен на рисунке Б.1 приложения Б.

Оформление перевода на другую работу по инициативе работодателя (постоянного перевода с продолжением работы у того же работодателя) также начинается с личного заявления работника. Оно оформляется аналогично заявлению с просьбой о переводе, но в этом случае текст содержит согласие на перевод. Образец оформления заявления с согласием о переводе приведен на рисунке Б.2 приложения Б.

Перевод на другую работу

по инициативе работодателя

по инициативе работника

Рисунок 8 – Этапы оформления перевода работника на другую работу

После выражения работником согласия с переводом в письменной форме, руководитель структурного подразделения, в котором он трудится, готовит и подписывает представление о переводе. В представлении о переводе указываются наименование структурного подразделения; наименова­ние вида документа; дата; регистрационный номер документа; место составления; адресат (должность, инициалы, фамилия руководи­теля организации); заголовок к тексту; текст; подпись. В тексте представления руководителем структурного подразде­ления указываются: основные анкетные данные работника, мес­то его работы и должность, стаж работы в данной организации, оцениваются его деловые и моральные качества, профессиональ­ные способности, производственная деятельность и достижения, излагаются причины перевода и объективные основания для него. Представление согласовывается с руководителем структурного подразделения, в которое переводится работник, с кадровой службой и другими заинтересованными подразделениями. Вместо представления может составляться докладная записка, содержа­ние которой аналогично представлению.

Руководитель организации ставит на представлении свою ре­золюцию. Резолюция адресуется кадровой службе и содержит распоря­жение о решении вопроса. Образец оформления представления о переводе приведен на рисунке Б.3 приложения Б.

В соответствии со статьей 74 ТК РФ о предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее, чем за два месяца до введения этих изменений.

Уведомление оформляется на бланке организации в двух экземплярах и должно содержать наименование документа; дату (дату подписания) и регистрационный номер документа; место составления документа; адресат (наименование должности, фамилию, имя, отчество работника); заголовок к тексту уведомления; текст; подпись руководителя организации; отметку об ознакомлении работника с уведомлением. Текст уведомления должен содержать описание предстоящих изменений определенных сторонами условий трудового договора с указанием причин, вызвавших необходимость таких изменений, срок введения изменений и предложение новых условий работы. Кроме того, необходимо предупредить работника о возможных последствиях его отказа от продолжения работы в новых условиях. Подпись работника, подтверждающая ознакомление с уведомлением, имеет особую важность в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ. Необходимо, чтобы в отметке присутствовала фраза, отражающая смысл проставления подписи работника: «С уведомлением об изменении условий трудового договора ознакомлен, экземпляр уведомления на руки получил» или «Уведомление о предстоящем переводе мне вручено». Такая фраза может быть написана самим работником от руки или заготовлена на документе при его составлении. Кроме личной подписи работника и ее расшифровки отметка об ознакомлении обязательно должна включать дату ознакомления. Она должна отстоять от даты вступления в силу предстоящих изменений условий трудового договора не менее чем на 2 месяца. Течение данного срока начинается на следующий день после ознакомления работника с уведомлением. Подпись работника проставляется на экземпляре уведомления, остающемся у работодателя. Кроме факта ознакомления с уведомлением, работник должен отразить на остающемся у работодателя экземпляре уведомления согласие или несогласие на продолжение работы в новых условиях. Образец оформления уведомления об изменении определенных сторонами условий трудового договора приведен на рисунке Б.4 приложения Б.

Если работник не согласен работать в новых условиях, то работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую имеющуюся работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. При этом работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности или в других местностях, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

Предложение вакансий оформляется в свободной форме и должно включать наименование организации; наименование вида документа; дату и регистрационный номер; адресат; заголовок к тексту; текст; подпись руководителя организации или руководителя кадровой службы; отметку об ознакомлении работника с вакансиями и о согласии (отказе) работника на перевод. Текст данного документа должен содержать предложение занять одну из имеющихся вакансий, отвечающих требованиям части третьей статьи 74 ТК РФ. При перечислении имеющихся вакансий указывается трудовая функция, условия оплаты труда (должностной оклад и т.д.), прочие условия.

При отказе работника от ознакомления с уведомлением или с предложением другой работы составляется соответствующий акт.

При отсутствии указанной работы или отказе работника от предложенной работы трудовой договор с ним прекращается в соответствии с пунктом 7 статьи 77 ТК РФ.

В связи с переводом работника на другую работу необходимо внести соответствующие изменения в его трудовой договор. При переводе не допускается заключение нового трудового договора, первоначальный трудовой договор продолжает действовать до увольне­ния работника из организации.

Изменения к трудовому договору оформляются в письменной форме в виде дополнительного соглашения или приложения к трудовому договору, которые становятся его неотъемлемой частью.

Форма документа об изменении условий трудового договора в связи с переводом работника на другую работу в настоящее время не унифицирова­на. Кадровые службы организаций вправе самостоятельно разрабатывать и использовать в работе свои формы документов. Однако дополнительное соглашение к трудовому договору должно содержать наименование документа; место составления; дату составления и порядковый номер документа; указание на реквизиты трудового договора, в который вносятся изме­нения (дату составления и порядковый номер); текст; фамилию, имя, отчество работника и наименование работодателя; новую редакцию изменившихся пунктов трудового договора; сведения о документах, удостоверяющих личность работника и сведения о работодателе; подписи работника и работодателя. Образец оформления дополнительного соглашения к трудовому договору приведен на рисунке Б.5 приложения Б.

Перевод на другую работу оформляется с применением индивидуальной унифицированной формы № Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу» и сводной унифицированной формы № Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», приведенных на рисунках Б.6 и Б.7 приложения Б.

Заполнение полей унифицированной формы наименование организации, ОКПО, номер документа, дата составления унифицированной формы производит­ся в соответствии с действующими требованиями.

Содержательная часть приказа начинается с распорядительного действия «Перевести на другую работу». Поле «Дата» состоит из двух граф. В графе «с» указывается дата, с которой работник переводится на другую работу. Данный реквизит должен соответствовать изменениям, внесенным в трудовой договор работника. Графа «по» заполняется при осуществлении временного перевода, т.е. в ней указывается дата окончания перевода. В случае постоянного перевода в графе «по» ставится прочерк.

Табельный номер, присвоенный работнику при приеме на работу, не меняется ни при переводах, ни при перемещениях работника в пределах организации.

В графе «Вид перевода (постоянно, временно)» должно быть указано соответственно: «постоянно» или «временно».

В поле «Прежнее место работы» записывается наименование структурного подразделения (если оно предусмотрено трудовым договором); должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации, которую работник занимает в настоящее время.

В графе «Причина перевода» отражается причина, по которой работник переводится на другую работу, например: «инициатива работника», «замещение вакантной должности», «производственная необходимость», «состояние здоровья», «замещение отсутствующего работника» и пр.

В поле «Новое место работы» записывается наименование структурного подразделения (если оно предусмотрено дополнительным соглашением к трудовому договору); должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации, которую работник будет занимать после перевода; размеры тарифной ставки (оклада) и надбавки, устанавливаемых работнику по новой должности в соответствии с изменениями, внесенными в трудовой договор.

Основанием к изданию приказа о переводе является дополнительное соглашение к трудовому договору и другие документы, на основании которых осуществляется перевод (личное заявление работника, представление о переводе, докладная записка, уведомление, медицинское заключение и пр.). Необходимо указать не только наименования документов, но и их даты и регистрационные номера.

До подписания приказа руководителем организации может быть предусмотрено визирование проекта приказа руководителями различ­ных структурных подразделений – руководителями структурного подразделения, в которое переводится работник, кадровой службы, бухгалтерии, юридического отдела и др. С приказом (распоряжением) о переводе на другую работу работник должен быть ознакомлен под роспись. По просьбе работника ему выдается заверенная копия приказа (распоряжения) о переводе. Примеры оформления приказа (распоряжения) о переводе работника на другую работу приведены на рисунках Б.8 – Б.11 приложения Б.

Форма № Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу» оформляется по аналогии с формой № Т-5, однако она рассчитана на перевод нескольких работников. Фор­ма № Т-5а построена в виде таблицы, графы которой содержат те же сведения, что и индивидуальная форма. Для отражения в форме № Т-5а причин перевода и таких изменений, как характеристики условий труда, режим труда и отдыха и пр., в форму можно включить дополнительные столбцы. Пример оформления унифицированной формы № Т-5а приведен на рисунке Б.12 приложения Б.

Подлинник приказа о переводе остается на хране­нии в кадровой службе, копия передается в бухгалтерию.

Соответствующие изменения при осуществлении перевода работника на другую работу должны быть внесены в табель учета использования рабочего времени и расчета оплаты труда (формы № Т-12 и Т-13), в личную карточку работника (формы № Т-2 или Т-2ГС(МС)) и в первичные учетные бухгалтерские документы.

Внесение записи в трудовую книжку о переводе работника на другую работу в соответствии с частью четвертой статьи 66 ТК РФ производится, только если перевод носит постоянный характер.

При оформлении перевода на другую постоянную работу для заполнения трудовой книжки действуют те же правила, что и при внесении записи о приеме на работу.

В графе 1 проставляется порядковый номер вносимой записи.

В графе 2 указывается дата перевода работника на другую работу. Запись вносится на основании приказа о переводе на другую работу.

В графе 3 делается запись о переводе, которая оформляется следующим образом:

- действие – переведен(а);

- структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о конкретном структурном подразделении включено в изменения к трудовому договору);

- наименование новой должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации.

В графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения), согласно которому работник переведен на другую работу. Пример оформления записи в трудовую книжку о приеме работника на работу представлен на рисунке 9.

СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ

№ записи	Дата	Сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)	На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер)
чис-ло	ме-сяц	год
				Открытое акционерное общество
				«Север»
3	10	08	2006	Принята в отдел кадров на должность	Приказ
				инспектора по кадрам	от 10.08.2006
					№ 85-к
4	16	10	2008	Переведена на должность старшего	Приказ
				инспектора по кадрам	от 16.10.2008
					№ 125-к

Рисунок 9 – Образец оформления записи в трудовую книжку о переводе работника на другую работу

Таким образом оформляется постоянный перевод с продолжением работы у того же работодателя.

Основными этапами процедуры временного перевода работника на другую работу являются:

а) если временный перевод на другую работу осуществляется с согласия работника:

1) предварительная договоренность о переводе между работником и работодателем в зависимости от инициатора перевода:

- либо работник обращается к работодателю с заявлением переве­сти его на другую работу;

- либо работодатель готовит уведомление о переводе работника – а работник дает свое согласие в письменной форме;

2) заявление работника визируется руководителем подразделения, в которое переводится работник;

3) при необходимости проводится согласование заявления работника или уведомления работодателя с руководителями иных подразделе­ний организации (кадровой службой, бухгалтерией, заместителем первого руководителя и пр.);

4) на заявлении работника проставляется резолюция руководителя организации;

5) оформляется приказ (распоряжение) о переводе работника на другую временную работу (формы № Т-5 или Т-5а);

6) по просьбе работника ему выдается заверенная копия приказа (распоряжения) о переводе;

7) вносятся необходимые изменения в табели учета рабочего времени и расчета оплаты труда (формы № Т-12 и Т-13);

8) вносятся необходимые изменения в личную карточку работника (форма № Т-2 или Т-2 ГС (МС));

9) вносятся необходимые изменения в первичные учетные бухгалтерские документы;

б) если временный перевод на другую работу не требует согласия работника:

1) выполняется документирование обстоятельств, предоставляющих работодателю возможность временно перевести работника на другую работу без его согласия (акт, докладная записка и др.);

2) оформляется приказ (распоряжение) о переводе работника на другую временную работу (формы №Т-5 или Т-5а);

3) по просьбе работника ему выдается заверенная копия приказа (распоряжения) о переводе;

4) вносятся необходимые изменения в табели учета рабочего времени и расчета опла­ты труда (формы № Т-12 и Т-13);

5) вносятся необходимые изменения в личную карточку работника (форма № Т-2 или Т-2 ГС (МС));

6) вносятся необходимые изменения в первичные учетные бухгалтер­ские документы.

В соответствии со статьей 73 ТК РФ работника, нуждающегося в переводе на другую работу в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, с его письменного согласия работодатель обязан перевести на другую имеющуюся у работодателя работу, не противопоказанную работнику по состоянию здоровья. Перевод работника на другую работу в соответствии с медицинским заключением может носить как постоянный, так и временный характер. Соответственно будет отличаться и перечень документов, а также порядок оформления перевода работника на другую работу.