Общая характеристика служебной переписки

Переписка – обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение и др.), обес­печивающих оперативный информационный обмен между организациями. Переписка исполь­зуется для реализации информационных связей между организациями, как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения.

Содержанием переписки могут быть запрос, уведомление, согласие, претензия, напомина­ние, требование, разъяснение, подтверждение, просьба, рекомендация, гарантия, приглаше­ние и др.

Для осуществления информационного обмена в управленческой деятельности наиболее ши­роко используются служебные, или деловые, письма, пересылаемые по почте или посредством факсимильной связи. При составлении и оформлении служебных писем должны соблюдаться следующие требования:

—деловое письмо составляется на специальном бланке письма формата А4 или А5 и подпи­сывается руководителем организации или его заместителями в соответствии с предостав­ленной им компетенцией;

—деловое письмо должно быть посвящено одному вопросу, в письме может рассматриваться два и более вопросов, только если они взаимосвязаны и по ним будет приниматься одно решение;

—письмо не должно быть большим по объему, основная масса писем – до одной страницы текста (в исключительных случаях, когда речь идет о сложных проблемах, требующих де­тального описания и анализа, письмо может содержать до 5 страниц текста);

—инициативное письмо (просьба, запрос, требование и др.) требуют обязательного ответа, даже если этот ответ отрицательный;

—письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без грубых помарок и исправлений;

—независимо от содержания письмо должно излагаться официально-деловым стилем, содержать объективные сведения о событиях, иметь достаточную аргументацию, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

Для ведения переписки используются бланки писем организации, структурных подразделений, должностных лиц. Письма структурного подразделения используются в том случае, если руководитель наделен правом подписывать письма.

Даже прекрасно владеющие языком люди иногда испытывают трудности при составлении простого делового письма.

Деловые письма составляются для информирования корреспондента, сообщения ему сведений, которые чрезвычайно важны или иметь потенциальный интерес. Письма пишут с целью установления контакта, налаживания связей, чтобы в дальнейшем можно было осуществлять совместную деятельность, совершать сделки и т.д. Деловое письмо – это средство оперативного информационного обмена при реализации совместной деятельности. Письмо может использоваться как подтверждение устных договоренностей, как напоминание и т.д.

Для того чтобы деловое письмо было эффективным, оно не должно быть длинным. Необходимо выражать свои мысли сжато, просто и понятно. В письме должна быть только та информация, которая непосредственно относится к делу. В деловом письме не нежно употреблять сложные языковые обороты, сложные понятия, письмо не должно быть сухим, оно должно заинтересовать адресата. Даже если сама ситуация достаточно напряженная, вызывает серьезные опасения или обеспокоенность, в письме следует сдерживать эмоции, тон письма должен быть внешне спокойным. В деловом письме недопустима фамильярность.