Бланки документов

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Бланк включает только постоянную информацию об организации – авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа.

Реквизиты могут размещаться на бланке документа одним из двух способов:

– центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

– флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

ГОСТ Р 6.30 – 2003 устанавливает три вида бланка:

– общий;

– бланк письма;

– бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Бланк придает информации официальный характер. Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документа (за счет наличия постоянной информации), сокращает трудозатраты на составление, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги. Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланке создают первый лист каждого экземпляра документа, предназначенного к отправке из организации.

Для изготовления бланков используют в основном форматы бумаги А4 и А5, меньший формат используется для документов небольшого (до семи строк) объема.

Бланки документов должны быть изготовлены с учетом размеров полей.

При изготовлении бланков обычно используются типографские шрифты размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Реквизит «наименование организации» допускается печатать рисованными шрифтами от 6 до 24 кегля. Размер шрифта выбирают в зависимости от «длины» (т.е. количества знаков в наименовании организации-автора).

Наиболее распространенным способом изготовления бланков является типографский. Бланк может мыть изготовлен с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведен с помощью компьютера. В памяти компьютера хранят шаблон бланка, на котором и печатают текст конкретного документа.

Расположение реквизитов на бланках всех видов предусмотрено государственным стандартом в двух вариантах: продольном и угловом. В первом случае все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении реквизитов они размещаются в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант позволяет более экономично использовать площадь листа бумаги, т.к. правый угол бумаги остается свободным для размещения грифа утверждения (в таких документах, как положения, акты, инструкции), адресования (в письмах, докладных записках), для написания резолюции.

Выбор способа размещения реквизитов (углового или продольного) осуществляется каждой организацией при разработке бланка. Наибольшее распространение получили угловые бланки для писем и продольные для распорядительных документов.

Бланк вида документа. Если общий бланк дополнить наименованием вида документа, он становится бланком этого вида (например, приказа, протокола, акта). Бланки для каких-либо конкретных видов документов целесообразно создавать только в тех случаях, когда в организации применяется большое количество документов этих видов.

Бланки на двух языках. В организациях субъектов РФ, имеющих на ряду с русским языком в качестве государственного язык субъекта РФ, могут создаваться бланки, в которых реквизиты «наименование организации», «справочные данные об организации», «место составления или издания документа» печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне. При этом наименование организации на государственном языке субъекта РФ при применении продольного бланка располагают ниже, а при применении углового – справа от наименования на русском языке.

Наименование организации на иностранном языке воспроизводится на бланке в том случае, когда оно закреплено в уставе или в положении об организации, его располагают ниже наименования на русском языке.

Если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами возможно создание бланка на двух языках. В этом случае все реквизиты в бланке письма повторяются дважды: на русском и иностранном языке, при этом не допускается искажение наименования организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных.

В крупных управленческих аппаратах помимо бланка организации создают бланки структурных подразделений. Отличие этих бланков состоит в размещении ниже наименования организации – автора документа наименование структурного подразделения. Структурное подразделение также может иметь бланк письма и бланки наиболее массовых видов документов (распоряжение руководителя подразделения, протокол и др.).

Бланки должностных лиц создаются для руководителей (организации, крупного структурного подразделения), обладающих правом подписи. При этом наименование должности размещается ниже наименования организации. В бланках руководителя структурного подразделения наименование должности помещается ниже наименования структурного подразделения.

На бланках допускается располагать ограничительные отметки в виде уголков, штрихов или других обозначений для размещения отдельных реквизитов (заголовка к тексту, адресата, отметки о контроле и др.), а также для фальцовки и подшивки.

При получении документа в организации (учреждении, фирме) основное внимание уделяется содержащейся в нем информации, однако неизбежно запоминается и внешний вид документа – качество бумаги, использованные цвета, дизайн логотипа, начертание шрифтов, композиция надписей бланка. По этим признакам складывается впечатление о корреспонденте, степени его солидности, престижности.

Бланки создает любое учреждение, организация или предприятие, пользующееся правами юридического лица. Бланк должен производить благоприятное впечатление об организации, быть запоминающимся, отражать не только определенную информацию о фирме, но ее стиль. Однако пренебрежение приведенными выше правилами приводит к обратному результату – запоминаются нелепости, допущенные в оформлении.

Бланк, содержащий характеризующие организацию реквизиты (ее наименование, дату и место создания, регистрационный индекс), оказал влияние и на оформление внутренних документов организации. Для их оформления стали использовать те же реквизиты, повторяя их состав и порядок расположения даже в тех случаях, когда документ создается рукописным способом (заявление, объяснительная записка).