Информационно-справочные документы

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы: акты, справки, сводки, докладные записки, предложения, переписка и др.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают действовать строго определенным образом, как распорядительные документы, но сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря – инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

Протокол заседания

Протокол заседания – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия ре­шений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным орга­ном или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятель­ности организаций, следует отличать протоколы следственных, судебных, административных органов (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного про­исшествия и др.), а также протоколы договорного типа – протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и времен­ных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).

Протоколы оформляются на основании черновых записей, ведущихся во время заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, тезисов, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если заседание стенографировалось, после заседания стенограмма рас­шифровывается, оформляется и прилагается к протоколу (в этом случае допустимо вести крат­кую форму протокола). Если ход заседания записывался на магнитофонную ленту, после со­ставления и оформления протокола звукозапись хранится еще некоторое время (как правило, до полугода).

Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре (ответственном секретаре) кол­легиального органа или секретаре руководителя. Секретарь несет ответственность за правиль­ность записей в протоколе.

Существует два вида протоколов: полные и краткие. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимает руководи­тель коллегиального органа или руководитель организации.

Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида доку­мента – «ПРОТОКОЛ» или на специальном бланке протокола. Обязательными реквизитами ¹ протокола являются: наименование организации, название вида документа, дата и номер прото­кола, заголовок к тексту, подписи.

В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа или заседания. Заголо­вок грамматически согласуется с названием вида документа, например: «Протокол общего со­брания акционеров»; «Протокол заседания правления».

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется идентично в полной и в краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников больше 15 человек, их фамилии не указываются, а делается отметка – «Список участников прилагается»), повестка дня.

Фамилии присутствующих записываются в протокол в алфавитном порядке с указанием мес­та работы и должности. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должно­сти присутствующих не указываются.

Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагаются по пени их сложности и важности. Вопросы формулируются в именительном падеже без предлогов? «о», «об». Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

В разделе «СЛУШАЛИ» в кратких протоколах дается фамилия выступавшего (докладчики и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся: фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: (текст доклада прилагается).

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение. Решение формулируется кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникало двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании.

Постановляющая часть может подразделяться на пункты. Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. О наличии особого мнения делается запись в протоколе после записи решения.

Протокол заседания подписывается председателем и секретарем. В особо важных случаях выступавшие должны визировать протокол, визы проставляются на левом поле документа, на уровне записи выступления.

Датой протокола является дата протоколируемого события. Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания.

Отдельные виды протоколов (протоколы заседания технических, экспертных советов, комиссий, протоколы испытаний и некоторые другие) утверждаются руководителем организации или вышестоящего органа.

Допускается сокращенный вариант оформления протокола, при котором слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) не печатаются. После цифры, обозначающей номер вопроса в повестке дня, печатается содержание вопроса (пункт повестки дня). Последняя строка содержания вопроса подчеркивается, и под чертой печатаются фамилии докладчика и выступивших в обсуждении (первой указывается фамилия основного докладчика, а фамилии выступивших – в порядке их выступления). После указания фамилии при необходимости кратко излагается суть рассматриваемого вопроса, а ниже – решение (постановление).

Акт

Акт – документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности, испытаний (образцов, систем, технологий); приема-сдачи (материальных ценностей, документов); приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей); ревизии, инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации и т. д.

Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие не только фиксируют установ­ленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным доку­ментом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комис­сиями на регулярной основе.

Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное от­ражение в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта с унифици­рованным текстом (для актов с постоянно повторяющейся информацией).

Обязательными реквизитами акта являются: название организации, название вида документа (АКТ), дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпи­си, в необходимых случаях – гриф утверждения (см. приложения 26 и 27).

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт», например: «Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности института», «Акт ликвидации торгово-заку­почного кооператива «Феникс», «Акт списания материальных ценностей».

Датой акта является дата его составления.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указывается основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), председатель и члены комиссии. В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, содержать материал, представленный в виде таблицы.

При необходимости допускается включать в акт заключительную часть, которая должна со­держать решения, выводы или заключения комиссии, составившей его.

В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахожде­ние. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составле­нии. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются ру­ководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

Докладная записка

Докладная записка – документ, адресованный руководителю организации, содержащий обстоя­тельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фак­тах стравляется руководителю подразделения или организации. Докладные записки составляются инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя в случаях, когда разрешения ситуации требуется принятие решения вышестоящим руководством.

Докладные записки составляются на стандартном листе бумаги формата А4. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата и номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части – анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения, в третьей – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринят! Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит описании сложившейся ситуации, выводы и предложения составителя.

Докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю под разделения, и руководителем подразделения, если она представляется руководителю организации

Предложение

Предложение – служебный документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащей перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Предложения по служебной, административной деятельности отличаются от коммерчески; предложений, которые, как правило, оформляются в виде письма-приглашения.

Предложение составляется аналогично докладной записке, но, как правило, по указанию руководства. Текст предложения может состоять из двух частей: обоснования и заключения (перечня предложений), или только из одной части – конкретных предложений. Указание руководителя о подготовке предложений по какому-либо вопросу, как правило, дается одновременно не скольким или всем структурным подразделениям организации.

Предложения составляются руководителями подразделений и специалистами, представляются руководству, подписываются составителем. В органах власти и управления предложения могут представляться в вышестоящие органы по вопросам, решение которых находится в компетенции вышестоящего органа.

На основе предложений готовятся планы, программы, распорядительные документы и др.

Обязательными реквизитами предложения являются: наименование структурного подразделения (наименование организации), наименование вида документа (ПРЕДЛОЖЕНИЕ), и регистрационный номер документа, заголовок к тексту, адресат (должностное лицо), текст подпись.

Служебная записка

Служебная записка – документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемые работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

Служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др.

Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется руководители структурного подразделения или иному должностному лицу.

Обязательными реквизитами служебной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к текс адресат, текст, подпись.

Текст служебной записки, как правило, состоит из двух частей – обоснования (изложение причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т. п.

Служебная записка подписывается составителем или руководителем подразделения.

Объяснительная записка

Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему долж­ностному лицу.

Объяснительные записки, как правило, составляются в случае нарушения трудовой дисцип­лины, служебных нарушений, вызванных неправильными действиями или поведением кого-либо из работников организации.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретно­му должностному лицу. Реквизитами объяснительной записки являются: наименование струк­турного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послу­жившие поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительная записка подписывается составителем.

Справка

Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения биографи­ческого или служебного характера.

Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, как пра­вило, вышестоящую организацию, справки внутренние составляются для представления руко­водству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние – на стандарт­ном листе бумаги формата А4 аналогично докладной записке с теми же реквизитами.

Заголовок к тексту справки может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например: «Справка о комплектовании книжных фондов: «в 1-м полугодии 2003 г.», «Справка о количестве посадочных мест, предоставленных авиакомпанией «Россия» в 2002 г.». Справки такого рода носят отчетный характер.

Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй – приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если информация, представленная в справке, может быть разбита на тематические блоки, в тексте справки выде­ляют разделы, нумеруемые арабскими цифрами и имеющие собственные заголовки. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы.

Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из разделов.

Внешние справки подписываются руководителем организации или его заместителем. Если справка содержит сведения финансового характера, она подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и заверяется печатью. Внутренние справки подписываются руко­водителем структурного подразделения или специалистом-составителем.

Справки, составляемые для подтверждения сведений библиографического или служебного характера, составляются на бланках формата А5, подписываются двумя лицами – руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров, заверяются печатью. Для таких справок в организациях используются унифицированные бланки с трафаретным текстом.

Сводка

Сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, требований и т. д.). Как правило, в сводке концентрируются данные из различных источников по определенным параметрам, связанным одной темой. Сводка может содержать данные только из одного источника в случае их систематизации, логической переработки, обобщения.

В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.

В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка.

Обязательными реквизитами сводки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа (СВОДКА), дата документа, регистрационный номер, адресат, за| головок к тексту, текст, подпись.

Текст сводки, как правило, оформляется в виде таблицы.

Сводка подписывается руководителем подразделения или составителем, при ее направлении в другую организацию – руководителем организации.

Заключение, отзыв

Заключение (отзыв) – документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заключения (отзывы) составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты), проекты стандартов, по результатам анализа представленных данных и др.

Заключение (отзыв) может быть оформлено на общем бланке организации, если оно подпи­сывается руководителем организации или его заместителями, или на стандартных листах бумаги; если заключение подписывается специалистом организации или группой специалистов организации. Если заключение (отзыв) составлено не на бланке, подпись составителя заверяется печатью организации.

Обязательными реквизитами заключения (отзыва) являются: наименование вида документа дата документа, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

Текст заключения (отзыва) состоит из двух частей: в первой части дается краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть текста заключения (отзыва) может состоять из отдельных; пунктов, нумеруемых арабскими цифрами.

Если заключение (отзыв) составляется на проект документа, то при отсутствии замечаний, и предложений в заключении указывается: «С проектом... согласны» или «По проекту... замечаний нет».

При отправке заключения (отзыва), составленного не на бланке организации, в другое учреждение составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя.

Перечень, список

Перечень – документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объек­тов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требо­ваний.

Список – документ, также содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определен­ном порядке, но составленный в целях информирования или регистрации.

Перечень (список) может быть самостоятельным документом или составлять приложение к распорядительному документу. Оформляются перечни (списки) на стандартных листах бумаги формата А4. Если перечень (список) является самостоятельным документом, он оформляется с титульным листом, на котором указывается наименование документа, заголовок к тексту, мес­то издания, год, гриф утверждения. Текст перечня (списка), как правило, оформляется в виде таблицы.

Перечни в большинстве своем являются утверждаемыми документами. Перечни утверждают­ся руководителем организации или вышестоящим органом. Списки, как правило, не относятся к утверждаемым документам, хотя исключить возможность утверждения списка нельзя.

Порядок составления и форма конкретных разновидностей перечней регламентируются со­ответствующими инструкциями, указаниями, методическими документами.

Текст списка, как правило, излагается в виде перечисления наименований объектов, предме­тов, лиц, нумеруемых арабскими цифрами, или в табличной форме. Список подписывается долж­ностным лицом, составившим его, при необходимости – руководителем организации. Списки, являющиеся приложениями к распорядительным документам, визируются составителем.

Переписка