Оформление реквизитов в документах

Реквизиты документа – обязательные элементы оформления официальных документов.

Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, которые отражает его назначение и особенности.

Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Реквизиты документа можно разделить на части: заголовочную, содержательную и оформляющую.

Заголовочная часть содержит сведения об организации и первичные данные о самом документе (реквизиты 01-17, 19).

Содержательная часть раскрывает его назначение и смысл (реквизиты 18, 20, 21).

Оформляющая часть содержит реквизиты, подтверждающие подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений (реквизиты 22-30).

Реквизиты важно оформлять правильно, в соответствии с действующими нормативами, так как они придают юридическую силу документу.

Среди обязательных реквизитов есть постоянные и переменные.

ГОСТ Р 6.30-2003 определяет расположение реквизитов на угловом и продольном бланке и устанавливает следующий состав реквизитов, используемых при подготовке и оформлении документов.

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОРГН) юридического лица;

06 – индивидуальный номер налогоплательщика /код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа

15 – сведения об адресате;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о постановке документа на контроль;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложений;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – виза согласования документа;

25 – оттиск печати организации;

26 – отметка о заверении копии документа;

27 – отметка об исполнителе документа;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организации;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Реквизит 01 «Государственный герб Российской Федерации»

Описание Государственного герба Российской Федерации и порядок его использования установлены Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».

По закону Государственный герб Российской Федерации представляет собой «…четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья. Орел увенчан двумя малыми коронами, соединенными лентой, над ними располагается одна большая корона. В правой лапе орла – скипетр, в левой – держава. На груди орла, в красном щите, – серебряный всадник в синем плаще на серебряном коне, поражающий серебряным копьем черного опрокинутого навзничь и попранного конем дракона».

Законом установлено 3 варианта изображения Государственного герба РФ на бланках документов: многоцветный вариант, одноцветный вариант на геральдическом щите и одноцветный вариант без геральдического щита (в виде главной фигуры – двуглавого орла).

Государственный герб Российской Федерации в многоцветном варианте помещается на бланках:

– федеральных конституционных законов и федеральных законов;

– указов и распоряжений Президента Российской Федерации;

– постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

– постановлений Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

– постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;

– решений Конституционного Суда Российской Федерации;

– решений Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;

– Президента Российской Федерации;

– Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

– Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

– Правительства Российской Федерации;

– Конституционного Суда Российской Федерации;

– Верховного Суда Российской Федерации;

– Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте помещается на бланках:

– Администрации Президента Российской Федерации;

– полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах;

– федеральных органов исполнительной власти;

– Генеральной прокуратуры Российской Федерации;

– Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;

– Счетной палаты Российской Федерации;

– Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

– Центрального банка Российской Федерации.

Одноцветный вариант Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита помещается на бланках:

– Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;

– органов, организаций и учреждений при Президенте Российской Федерации;

– органов, организаций и учреждений при Правительстве Российской Федерации;

– федеральных судов;

– органов прокуратуры Российской Федерации;

– дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за пределами Российской Федерации.

Изображение герба располагается на верхнем поле документа центровано относительно наименования организации.

Реквизит 02 «Герб субъекта Российской Федерации» помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами органов власти субъектов РФ. Герб субъекта РФ изображается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, автономных образований и городов федерального подчинения, а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении.

По действующему законодательству о местном самоуправлении муниципальные образования (города, районы, сельские населенные пункты) имеют право на собственные гербы. Они также имеют право помещать на бланках документов изображение собственного герба – герба муниципального образования.

Реквизит 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» используется в соответствии с Законом РФ от 23 сентября 1992 г. № 3520-I «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров».

Эмблема организации – это графическое обозначение, которое позволяет отличить товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров других.

Товарный знак (эмблема) размещается на верхнем поле документа центровано относительно наименования организации.

Нельзя заменять название организации эмблемой. Эмблема должна быть зарегистрирована официально. Товарный знак запрещается использовать другим лицам. Если на бланке указан герб, то эмблема не воспроизводится.

Допускается располагать эмблему на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации».

Реквизит 04 «Код организации» заполняется согласно Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Код организации – автора документа используется при передаче документированной информации по каналам электронной связи, служит для сокращения количества ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций.

Реквизит 05 «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица» заполняется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Реквизит располагается на бланке правее или ниже реквизита «Код организации».

Реквизит 06 «Индивидуальный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» заполняется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Реквизит на бланке располагается правее или ниже реквизита «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица».

Реквизит 07 «Код формы документа» проставляется в случае, если данная разновидность документа включена в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях наносится рядом с наименованием вида документа.

Реквизит 08 «Наименование организации» – автора документа указывают в соответствии с учредительными документами организации (уставом или положением). Наименование организации должно включать:

– сокращенное, а при его отсутствии полное наименование вышестоящей организации, если она имеется;

– указание на организационно-правовую форму или характер деятельности организации (открытое акционерное общество, государственное учреждение, благотворительный фонд и т.д.);

– собственное индивидуальное название организации;

– сокращенное наименование организации, если оно закреплено в учредительных документах организации (сокращенное наименование в скобках помещают ниже полного);

– наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации (если оно является автором документа).

Если документ готовят совместно две или более организации, то он составляется не на бланке, а на стандартном листе бумаги. Наименования организаций располагаются в соответствии с положением в иерархии органов управления. Наименования нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации. Наименования организаций, занимающие равное положение, располагаются на одном уровне.

Если организация расположена на территории субъекта Федерации, имеющего наравне с русским языком второй государственный язык – национальный, все реквизиты указываются на двух языках. При этом реквизиты на русском языке оформляются угловым способом слева, а реквизиты на национальном языке – справа.

Организации, осуществляющие переписку с зарубежными партнерами, используют бланки на двух языках – русском и одном из иностранных. Соответственно, все реквизиты бланка воспроизводятся на двух языках. Наименование организации на одном из иностранных языков должно быть закреплено в уставе (положении об организации). В документе наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Реквизит 09 «Справочные данные об организации» используются только при переписке и не проставляются на внутренних документах. Этот реквизит включает сведения, необходимые для информационных контактов: почтовый адрес, адрес электронной почты, Web-страницы в Интернете, номера телефонов, факсов, номер и дату оформления лицензии, другие сведения.

Реквизит 10 «Наименование вида документа» – реквизит обязательный для всех документов организации (кроме писем). В бланке печатается прописными буквами: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ и д.р.

Вид документа – это его принадлежность по признакам содержания и целевого назначения к системе документации.

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом или положением об организации и должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКУД.

Реквизит 11 «Дата документа» – один из основных реквизитов обеспечивающий юридическую силу документа.

Дату документа оформляют словесно-цифровым (01 апреля 2007 г.) или цифровым способом (29.04.2007) арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Дата может быть оформлена в соответствии с международным стандартом, и иметь последовательность оформления: год, месяц, число (2007.04.01; 2007-04-01; 20070401).

При оформлении даты не допускается употребление римских цифр.

Датой документа может быть дата:

– подписания документа (в приказах, распоряжениях, указаниях, справках, докладных записках, письмах, договорах и др.);

– утверждения документа (в положениях, инструкциях, правилах, штатных расписаниях, регламентах и др.);

– события (в протоколах).

Необходимо иметь в виду, что отметки, отражающие процедуру движения документа, в ходе его подготовки и исполнения также отражаются (датируются) в документе:

– резолюции;

– визы;

– отметка о поступлении документа в организацию;

– отметка о заверении копии;

– отметка об исполнении документа;

– отметка о направлении документа в дело.

Дата может быть проставлена от руки.

Реквизит 12 «Регистрационный номер документа» – это реквизит, содержащий чаще цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, присваиваемое каждому исходящему (отправляемому), внутреннему и входящему (поступившему) документу при его регистрации. Регистрация ведется в соответствии с принятой в организации системой индексации.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов в документе. Наличие в документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.

Реквизит заполняется путем внесения в трафаретную часть бланка регистрационного номера документа, проставляется одновременно с датой документа.

Дата и регистрационный номер могут записываться от руки или проставляться с помощью механического нумератора.

____________ № ______________

Реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» проставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Ссылка на регистрационный номер и дату позволяет не упоминать в тексте письма индекс и дату поступившего документа.

На № ______ от ______________

Реквизит 14 «Место составления и издания документа» целесообразно указывать на всех документах (кроме письма), но обязательным этот реквизит является в тех случаях, когда определение места составления затруднено по реквизитам «Наименование организации», «Справочные данные по организации». В письмах этот реквизит входит в почтовый адрес.

При оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны, так как возможны повторения наименований населенных пунктов в различных регионах. Если местом составления (издания) является город название которого оканчивается на «град», «город», «бург», перед названием города не следует писать сокращение «г.» (например, Екатеринбург, Зеленоград, Ужгород). В остальных случаях учитываются общепринятые сокращения, например:

Москва;

г. Челябинск;

г. Георгиевск Ставропольского края.

Место составления или издания документа может не указываться, если название территории входит в наименование организации, например:

Самарская академия культуры и искусств.

Реквизит 15 «Сведения об адресате» используется в письмах и внутренних документах, предназначенных для рассмотрения руководством (заявления, докладные и объяснительные записки и др.).

Адресат – это организация, структурное подразделение, должностные или физические лица, которым адресован документ.

Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

ЗАО «Бизнесконсалт»,

но не «В акционерное общество «Бизнесконсалт».

Документ может быть адресован руководителю организации, в этом случае указывают в дательном падеже название должности, включающее наименование организации, инициалы и фамилию руководителя. Инициалы располагаются перед фамилией:

Генеральному директору

ЗАО «Бизнесконсалт»

А.П.Игнатьеву

Документ может быть адресован руководителям структурного подразделения или специалистам. В этом случае реквизит «Сведения об адресате» включает наименование организации в именительном падеже:

ЗАО «Бизнесконсалт»

Главному бухгалтеру

О.Н.Карпухиной

или

ЗАО «Бизнесконсалт»

Начальнику отдела

по связям с общественностью

А.А.Макарову

При обращении к должностному лицу употребляется слово-обращение (академик, господин, профессор):

Президенту АКБ «Росинвест»

г-ну Панюкину А.К.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке:

Председателю садоводческого товарищества «Самоцвет» О.П. Замятиной

Если письмо отправляется нескольким адресатам, то в одном письме можно оформлять не более четырех адресатов. Если адресатов больше четырех, то адресат в письме указывают обобщенно, при этом составитель готовит список на рассылку, в котором указывает название организаций, которым следует разослать письмо с их адресами, например:

Администрации районов

Московской области

При адресации внутренних документов можно указать только название подразделения или должность, инициалы и фамилию его руководителя.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.

В соответствии с «Правилами оказания услуг почтовой связи», утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.2000 г. № 725, установлена определенная последовательность написания элементов почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях:

– наименование адресата (наименование организации – юридического лица или фамилия, имя, отчество физического лица);

– название улицы, номер дома, номер корпуса, номер квартиры;

– название населенного пункта (города, поселка и т.д.);

– название области, края, автономного округа (области), республики;

– страна (для международных почтовых отправлений);

– почтовый индекс.

Почтовый адрес не указывают при направлении документа в высшие органы государственной власти и управления (Президенту, Правительству Российской Федерации, в Высший Конституционный Суд и др.), в вышестоящую организацию, в подведомственные организации (филиалы, отделения, представительства) и постоянным корреспондентам.

Если письмо адресуется организации, а не конкретному лицу, указывается наименование и почтовый адрес:

Всероссийский

научно-исследовательский

институт документоведения

и архивного дела

Профсоюзная ул., д.82,

Москва, 117393

Если документ адресован физическому лицу, первоначально указывают фамилию и инициалы, затем почтовый адрес:

И.С.Рогову

ул. Липовая, 5, кв. 73,

пос. Алексеевка, Алексеевский р-н,

Самарская обл., 419108

Реквизит 16 «Гриф утверждения документа» – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Реквизит является обязательным при оформлении следующих видов документов: акты, задания, инструкции, нормативы, перечни, отчеты, планы, программы, положения, сметы, тарифные ставки, формы унифицированных документов, штатные расписания, должностные инструкции, расценки на производство работ или услуг.

Документ утверждается: должностным лицом (руководителем); изданием соответствующего распорядительного документа; коллегиальным органом.

Реквизит включает слово УТВЕРЖДАЮ без кавычек, наименование должности лица, утверждающего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату утверждения:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Бизнесконсалт»

Личная подпись А.П.Игнатьев

29.05.2006

Если документ утверждается распорядительным документом или коллегиальным органом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату документа, в котором зафиксировано решение об утверждении:

УТВЕРЖДЕНО

приказом Генерального директора

ЗАО «Бизнесконсалт»

от 29.05.2006 № 178

При этом все слова в грифе утверждения согласуются в роде, числе, падеже:

Инструкция – УТВЕРЖДЕНА, Положение – УТВЕРЖДЕНО.

Если в документе несколько грифов утверждения, то они располагаются параллельно (слева и справа) на одном уровне.

УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ

Директор Зам. Директора

завода «Текстильщик» завода «Красная заря»

Личная подпись С.С.Мамантов Личная подпись О.Ю.Кожемякин

26.05.2006 29.05.2006

При утверждении наименование документа приводится в творительном падеже.

Строки реквизита «Гриф утверждения документа» можно выравнивать по левому краю или центровать относительно самой длинной строки.

Реквизит 17 «Резолюция» является обязательным для документов, требующих исполнения.

Резолюция – это надпись на документе, которую проставляет должностное лицо, содержит указание руководителя о принятом им решении.

Указания по исполнению документа должны включать в себя: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения.

ГОСТ Р 6.30–2003 отводит для резолюции место справа в верхней части документа ниже реквизита «Гриф утверждения». Допускается оформление резолюции на отдельных листах бумаги с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится:

И.Р.Крамской

Подготовить проект контракта

к 26.07.2006

Личная подпись 12.07.2006

Если в документе указано несколько исполнителей, первый назначается ответственным, при этом никаких дополнительных пометок не делается.

Реквизит 18 «Заголовок к тексту» располагается слева над текстом документа и обязателен для всех документов (за исключением писем), оформляющихся на листах бумаги формата А 4.

Заголовок текста – это краткое содержание документа.

В соответствии с нормами русского языка отвечает на вопрос «О чем?» или «Чего?». Грамматически заголовок согласован с наименованием вида документа: приказ о приеме на работу, протокол собрания акционеров, правила внутреннего распорядка, распоряжение о предоставлении отпуска.

Заголовок к тексту на документах формата А 5 можно не указывать.

Заголовок печатается под реквизитами бланка без кавычек и не подчеркивается. В конце заголовка точка не ставится.

Объем реквизита не должен превышать пяти строк, в каждой не более 28 – 30 знаков.

Наличие заголовка сокращает время обработки документа при его регистрации.

Реквизит 19 «Отметка о постановке документа на контроль» проставляется на всех документах, требующих исполнения, и обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль». Для наглядности этот реквизит может быть выделен цветом.

Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный.

Типовой срок исполнения – срок исполнения для группы типовых документов (например – для обращения граждан).

Индивидуальный срок исполнения – срок исполнения документа, установленный поступившим документом, поручением или указанный в резолюции.

Реквизит 20 «Текст документа» – это основной реквизит документа. К текстам управленческих документов предъявляют требования, которые должны обеспечить объективность и достоверность информации – краткость, точность, рациональность построения, логичность изложения, простоту стиля, безупречность в юридическом отношении. Текст управленческих документов излагается официально-деловым стилем. Деловой стиль предполагает объективность изложения содержания документа, он должен быть нейтральным по тону, в нем широко используются стандартные термины и типовые речевые обороты. Деловые документы должны быть краткими. К особенностям делового стиля относится широкое применение устойчивых языковых формул, т.е. языковых оборотов, используемых в неизменном виде.

В официальных документах часто используются сокращенные слова и словосочетания, которые позволяют уменьшить объем текста и ускорить его восприятие. Сокращения применяются только общепринятые. Возможно при первом сокращении указать в скобках его расшифровку. Это же относится и к употреблению профессиональных терминов, которые широко используются в деловой переписке. Однако восприятие профессиональных терминов может быть затруднено. Если термин может оказаться непонятным адресату, следует дать пояснение в скобках.

Текст документа составляют на русском или национальном языках в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках.

Тексты документа пишутся на русском языке при направлении их:

– в федеральные органы государственной власти;

– в органы государственной власти субъектов РФ;

– в организации, не находящиеся в ведении данного субъекта;

– в организации, расположенные на территории других субъектов РФ.

Документ может быть представлен в виде анкеты, таблицы, текста.

Тексты большого объема разбиваются на параграфы, пункты, подпункты, разделы, которые нумеруются арабскими цифрами:

1. Раздел

1.1. Подраздел

1.1.1. Пункт

1.1.1.1. Подпункт.

Текст организационно-правовых документов (уставов, положений, инструкций, правил, регламентов и др.), состоят из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов. Разделы и подразделы могут иметь самостоятельные заголовки.

Тексты распорядительных документов (постановлений, решений, приказов, распоряжений, указаний) состоят из двух частей. В первой части (констатирующей) указываются причины, основания, цели составления документа, во второй части (распорядительной) формулируются поручения.

Тексты информационно-справочных документов (служебные письма, докладные и служебные записки, справки и др.) состоят из двух-трех частей. В первой части указывают причины, основание и цели составления документа, в заключительной части излагаются решения, выводы, просьбы, предложения и рекомендации.

В документах организации (приказ, распоряжение и т.д.), действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят»).

При упоминании в тексте документа законодательного, нормативного правового акта или иного документа указываются все выходные реквизиты документа: наименование документа, кем он издан или утвержден, дата и регистрационный номер документа или дата утверждения, заголовок к тексту.

Текст в форме анкеты содержит постоянную информацию об одном объекте по ряду показателей. Анкетные тексты чаще всего используются в кадровых и маркетинговых документах.

Текст в форме таблицы содержит информацию о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы широко используются в отчетных, плановых, финансовых документах.

В тексте документа должны иметься ссылки на все содержащиеся в нем таблицы.

Текст может составляться произвольно либо на основе трафаретов, содержащих постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации.

Применение трафаретных текстов позволяет значительно повысить быстроту составления документов, исключая стадии редактирования и перепечатки документов.

Реквизит 21 «Отметка о наличии приложений» не относится к числу обязательных.

В распорядительных документах сведения о наличии приложений указывают в тексте.

Сведения о наличии приложений к письмам, справкам, планам, отчетам и.т.д. оформляются в следующем порядке.

Если текст документа содержит полное наименование приложения, то отметка о наличии приложений оформляется сокращенно, например:

Приложение: на 3 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложение, не указанное в тексте, то в отметке о его наличии необходимо указать полное наименование входящих в него документов:

Приложение: 1. Типовая инструкция по делопроизводству – на 10 л. в 2 экз.

2. Перечень документов с указанием сроков хранения – на 4 л. в 2 экз.

Если к письму прилагается документ, уже имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: Договор купли-продажи от 03.04.2006 № 54 и приложение к нему, всего на 12 л.

На сброшюрованных приложениях количество листов не указывается.

Если документ направляют нескольким адресатам, а приложение к нему – не во все адреса, это отражают в отметке о наличии приложения:

Приложение: на 3 л. в 2 экз. в первый адрес.

На приложениях в правом верхнем углу проставляется отметка, где пишется слово «Приложение», арабскими цифрами номер приложения (если их несколько), наименование, дата и номер основного документа:

Приложение № 1

к приказу директора

ЗАО «Турбина»

от 25.05.2007 № 45

Допускается выражение «Приложение № 1» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, дату и номер относительно самой длинной строки (тогда предыдущий пример будет выглядеть следующим образом):

Приложение № 1 к приказу директора ЗАО «Турбина» от 25.05.2007 № 45

Если приложением является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительного документа делается отметка: (прилагается), а на самом приложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения документа.

Реквизит 22 «Подпись» – это обязательный реквизит любого документа. Документ, не скрепленный личной подписью ответственного должностного лица, не является документом. Под правом подписи понимается полномочие должностных лиц на подписание тех или иных документов (в пределах своей компетенции). Делегирование права подписи обычно определено нормативными актами организации (приказом руководителя, положениями, инструкциями).

В состав указанного реквизита входят:

– наименование должности лица, подписавшего документ (с названием организации – если документ оформлен не на бланке, без названия организации – если документ оформлен на бланке);

– личная подпись;

– расшифровка подписи (инициалы и фамилия), например:

Генеральный директор

ЗАО «Бизнесконсалт» Личная подпись А.П.Игнатьев

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой, в порядке иерархии должностей. Первой указывают подпись вышестоящего должностного лица (директор, бухгалтер, начальник отдела). Подписание документа осуществляется снизу вверх, т.е. первым подписывает документ должностное лицо, низшее по должности.

Директор завода Личная подпись И.Р.Колдун

Главный бухгалтер Личная подпись О.С.Иванова

Если документ подписывают несколько равных по должности лиц, их подписи располагаются на одном уровне, например:

Директор Директор

завода «Текстильщик» завода «Красная заря»

Личная подпись С.Г.Мамаев Личная подпись А.С.Антонюк

26.05.2006 26.05.2006

Все экземпляры документов, остающиеся в делах организации, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования. Исключения составляют копии исходящих писем, в которых вместо подписей ставится отметка о заверении копии.

Документы коллегиального органа (общего собрания участников акционерного общества, совета директоров и т.п.) подписываются председателем и секретарем.

В документах, подготовленных комиссией, указывают не фактические должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии).

Председатель комиссии Личная подпись А.В.Агеев

Члены комиссии

Личная подпись С.П.Ковров

Личная подпись О.Ю.Савелькаева

Личная подпись Н.А.Реброва

Если должностное лицо отсутствует (внезапная болезнь, отсутствие на рабочем месте), документ может быть подписан его заместителем или лицом, исполняющим его обязанности. При этом в документе обязательно следует указать фактическую должность и фамилию лица подписавшего документ. В тех случаях, когда в документе заготовлена подпись, исправления можно внести от руки или машинописным способом. При этом на документе перед должностью ставят буквы «И.О.» или «зам» и указывают фактическую должность подписавшего, также исправляют фамилию. Косую черту или предлог «за», или «врио» перед наименованием должности ставить нельзя. Такая практика недопустима, она лишает документ юридической силы.

Реквизит «Подпись» располагается под реквизитами «Текст» или «Отметка о наличии приложения» (если есть этот реквизит).

Подпись нельзя отрывать от текста и печатать на отдельном листе. Если подпись не умещается после текста, то последний абзац или несколько строк переносят вместе с подписью.

В ряде случаев (для подписания приглашений, извещений, справок, внутренних документов) может быть использован штамп факсимильной подписи. Факсимиле – аналог собственноручной подписи, который является механическим воспроизведением собственноручной подписи руководителя. Использование факсимильной подписи вместо настоящей не должно противоречить закону или иным правовым актам. Согласно ст. 160 ГК РФ использование факсимильного воспроизведения подписи допускается только при наличии соглашения сторон или соответствующего нормативного акта. В кодексе речь идет о документах выходящих за пределы организации, использование клише на внутренних документах, организация самостоятельно определяет порядок использования факсимильной подписи, виды документов, которые она заверяет. Правила пользования факсимиле закрепляется изданием распорядительного документа, либо инструкцией по делопроизводству.

Использование факсимильной подписи имеет ограничения. Запрещается использование факсимиле при оформлении подлинников всех документов.

Реквизит 23 «Гриф согласования» обязателен для документов, подлежащих внутреннему или внешнему согласованию.

Согласование – это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в тексте документа, необходимое для принятия правильных управленческих решений. Согласование может осуществляться как с должностными лицами внутри организации (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование). К внешнему согласованию относится и согласование документа с общественными объединениями (советами трудовых коллективов, профсоюзными органами и т.п.).

При внутреннем согласовании применяется визирование документов, при внешнем – гриф согласования.

Гриф согласования содержит слово Согласовано без кавычек, наименование должности лица, с которым согласуется документ (включая наименование организации), личную подпись, ее расшифровку и дату:

СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела по связям

с общественностью

ЗАО «Межстрой»

Личная подпись С.Б. Маркин

18.06.2006

При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают наличие документа (в именительном падеже) его дату и номер:

СОГЛАСОВАНО

Протокол собрания акционеров

26.04.2006 № 6

Если согласование документа осуществляется путем издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и индекс документа:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Президиума РАН

от 22.05.2006 № 08-124

Реквизит «Гриф согласования» располагается ниже реквизита «Подпись», а если грифов согласования несколько, то их, как правило, располагают на отдельном листе согласования.

Реквизит 24 «Визы согласования документа» – реквизит документа, отражающий процедуру внутреннего согласования и указывающий на согласие или несогласие заинтересованного должностного лица с содержанием документа.

Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости – должность визирующего:

Директор завода «Восход»

Личная подпись Л.С.Савушкин

29.04.2006

Если есть замечания к документу, то делается пометка об их наличии;

Замечания прилагаются.

Директор завода «Восход»

Личная подпись Л.С.Савушкин

29.04.2006

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Если в процессе визирования в проект документа вносится существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющего его сути.

Реквизит 25 «Оттиск печати» ставится на документы, требующие удостоверения подлинности подписи должностного лица, придает документу юридическую силу.

Печати подразделяются на следующие виды:

– гербовые;

– простые.

Гербовая печать круглая, в центре расположено изображение герба, а по окружности указывается полное название учреждения. Воспроизведение Государственного герба РФ является обязательным на печатях центральных органов власти, центральных органов федеральной исполнительной власти, на печатях иных органов государственной власти. Герб субъекта РФ размещается на печатях органов представительной и исполнительной власти субъектов Федерации. Герб города, района РФ размещается на печатях органов представительной и исполнительной власти города, района в соответствии с Федеральным законом от 28.08.1995 г. № 154-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ». Использование герба регламентируется соответствующими нормативными актами – федеральными законами, стандартами, нормативными актами субъектов Федерации, города, района.

В негосударственных организациях используется фирменная печать, которая приравнена к гербовой – в центре размещается эмблема организации или аббревиатура ее наименования, по окружности полное наименование организации с указанием ее организационно-правовой формы и номера ее государственной регистрации (номера в государственном реестре).

Нотариус имеет личную печать с изображением Государственного герба РФ, указанием фамилии, инициалов, должности нотариуса и места его нахождения или наименования государственной нотариальной конторы, штампы удостоверительных надписей, личные бланки или бланки государственной нотариальной конторы.

Простые печати по форме могут быть круглыми, квадратными, треугольными, прямоугольными, овальными. На таких печатях нет изображения герба, а только название организации или ее структурного подразделения. Оттисками таких печатей пользуются для заверения справок, копий документов, направляемых за пределы организации, при рассылке копий распорядительных документов, при опечатывании пакетов, бандеролей, шкафов и т.д.

Оттиск печати на документах заверяет подлинность подписи должностного лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется без захвата наименования должности и подписи, на специально отведенном для этого месте. Как правило, место проставления печати отмечается символом «М.П.».

Оттиск проставляемой печати и личная подпись должны быть хорошо читаемы.

Печати хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах).

В ряде нормативно-методических документов общего действия приведен примерный список документов, которые должны заверяться печатью. В делопроизводственной практике принято составлять индивидуальный список документов, на которых проставляется печать, он вводится действием приказом руководителя или является приложением к инструкции по работе с документами.

Реквизит 26 «Отметка о заверении копии документа» проставляется для придания копии юридической силы. Отметка о заверении копии документа состоит из слова «Верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, личной подписи, ее расшифровки и даты заверения:

Верно

Начальник отдела по связям

с общественностью

ЗАО «Бизнесконсалт» Личная подпись С.Б.Маркин

Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, то заверительную отметку удостоверяют печатью.

Документ, отправленный по факсу, не имеет юридической силы, поэтому заверенные копии высылаются по почте.

Реквизит 27 «Отметка об исполнителе документа» обеспечивает оперативную связь с тем, кто составил документ, для разъяснения или уточнения каких-либо вопросов.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию имя отчество) исполнителя документа и номер его телефона.

Располагается реквизит на лицевой (если документ подлежит размножению) или обратной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу:

Ю.П.Кондратьева

248 75 39

или

Юлия Павловна Кондратьева 248 75 39

Реквизит 28 «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» проставляется только на исполненных документах, которые подшиваются в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Оформляют реквизит на первой странице документа на нижнем поле.

Реквизит состоит из следующих элементов:

– слово «В дело»;

– номер дела, в котором будет храниться документ (можно с указанием года);

– при отсутствии копии – ссылку на номер и дату ответного документа (если таковой имеется), который свидетельствует об исполнении;

– подпись исполнителя документа;

– дату проставления отметки.

Отметку об исполнении проставляет и датирует или сам исполнитель, или руководитель структурного подразделения, например:

В дело 13-45 за 2006 г.

Подпись 24.04.2006

или:

Направлено письмо

23.04.2006 № 01-11/201

В дело 7-1 Подпись 24.04.2006

Сообщено по телефону О.А.Антоновой 23.05.2006

В дело

Подпись 23.05.2006

Реквизит 29 «Отметка о поступлении документа в организацию» проставляется на входящих документах от руки или помощью специального регистрационного штампа.

Реквизит включает порядковый номер, дату поступления документа, по необходимости часы и минуты.

ЗАО «АТЛАНТ» Дата ______________ № ________________

Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

Реквизит 30 «Идентификатор электронной копии документа» – это отметка, которая проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, код оператора, дату, место изготовления и другие поисковые данные, принятые в организации.

Желательно указывать полный путь к файлу (проставляется с помощью вкладки «Колонтитул»):

С:\Приказы по личному составу\Измайлов