Отметка о наличии приложения

Отметка о наличии приложения обязательно проставляется на исходящем документе, если вместе с ним в качестве приложений направляется еще ряд документов. Приложениями могут являться документы, направляемые с сопроводительным письмом; документы, о которых упоминается в тексте, или документы, подтверждающие факты, цифры и т. д., включенные в текст основного документа. Реквизит помогает предотвратить утерю документов, т. к. при получении или отправке документа, содержащего отметку о наличии приложений, обязательно проверяют их фактическое наличие и соответствие тем данным, которые указаны в отметке.

Слово "Приложение" печатается от левого поля под текстом с отступлением от него на два-четыре интервала. После него ставится двоеточие. Текст приложения печатается через один межстрочный интервал, если приложений несколько, текст разделяется 1,5 интервалами. При оформлении реквизита "отметка о наличии приложения" следует придерживаться ряда рекомендаций.

Если в тексте документа указываются названия документов, которые являются приложениями к нему, отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:

Если в тексте документа упомянуто наличие приложений документы не названы, в отметке они должны быть указаны полностью. Несколько приложений нумеруют, например:

Приложение:

1. Номенклатура изделий не 4 п. в 2 экз.

2. Смета расходов на 2 п. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов можно указывать, например:

Приложение: каталог изделий в 1 экз.

Если приложением является документ, который, в свою очередь, имеет приложения, то в отметке указывается следующее

Приложение: Договор аренды и приложения к нему, всего на 10 л.

При отправке документа нескольким организациям приложения могут направляться не всем адресатам. В этом случае в отметки указывают, в какой адрес направляют документ с приложение

например:

Приложение: на 6 л. a 1 экз. в первый адрес

Документы, которые являются приложениями к другим, должны иметь в правом верхнем углу отметку, состоящую из слов "Приложение" (без кавычек) и указания на наименование, номер, дату и другие реквизиты основного документа, например:

Приложение

к письму ЗАО "Вымпел"

от 11.04.2007 №07-10/11

При наличии нескольких приложений к одному документу на каждом из них проставляется порядковый номер: "Приложение № I", "Приложение № 2" и т. д.

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №_ " печатать прописными буквами, а также центровать все элементы данные отметки (наименование основного документа, его дату, регистрационный номер) относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к приказу Федерального агентств

по образованию

от 15.04.2007 № 23

Таким образом, в процессе движения входящего документа организации от момента получения и до завершения исполнения на нем последовательно проставляются следующие реквизиты:

- отметка о поступлении документа в организацию (29), включающая дату документа (11) и регистрационный номер документа (12);

- резолюция (17);

- отметка о контроле (19);

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28).
Процедура подготовки исходящего документа - это, во-первых, составление на бланке организации текста с оформлением таких его элементов, как "заголовок к тексту" (18) и, если необходимо, "отметка о наличии приложения" (21). Во-вторых, - это придание документу юридической силы, что достигается использованием бланка организации (реквизитов бланка) и оформлением следующих реквизитов:

- дата документа (11);

- регистрационный номер документа (12);

- гриф согласования документа (23);

- визы согласования документа (24);

- подпись (22);

- оттиск печати (25).

Кроме того, в процессе оформления исходящего документа на нем проставляются следующие отметки:

- ссылка на регистрационный индекс и дату документа (13);

- адресат (15);

- отметка о заверении копии (26);

- отметка об исполнителе (27);

- идентификатор электронной копии документа (30).
Оформление внутренних документов имеет свои особенности. Они связаны с тем, что в эту группу входят многие виды документов, которые различаются своим назначением, степенью юридической значимости. Внутренние документы: организационные (устав, положение, инструкция и т. п.), распорядительные (приказы, распоряжения, решения и т. п.), информационные и справочные (акты, докладные записки, справки и т. п.) имеют отличия рядке подготовки и оформления.

Так, для составления текста распорядительных документ обязательно используется бланк соответствующего вида документа, оформляются заголовок к тексту (18) и в случае необходимости - отметка о наличии приложений (21).

Закрепление юридической силы проводится оформлением таких реквизитов, как:

- визы согласования документа (24);

- подпись (22);
- дата документа (11);

- регистрационный номер документа (12).
В процессе движения распорядительного документа оформляются реквизиты:

- отметка о заверении копии (26);

- отметка об исполнителе (27);

- идентификатор электронной копии документа (30).
Закрепление юридической силы внутренних организационной документов требует оформления следующих реквизитов:

- визы согласования документа (24);

- гриф согласования документа (23);

- подпись (22);

- гриф утверждения документа (16);

- оттиск печати (25);

- дата документа (11);

- регистрационный номер документа (12).
Кроме того, ряд организационных документов должен составляться на бланке организации (например, Положение о структурном подразделении, должностная инструкция и др.). Для других документов этого не требуется (например, для устава), однако и в этом случае обязательным является указание наименования организация (структурного подразделения) - автора (08), наименования видя документа (10) и места его составления или издания (14).

При движении и обработке организационных документов на них также проставляются реквизиты:

- отметка о заверении копии (26);

- идентификатор электронной копии документа (30).

3.7. ИЗГОТОВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Упорядочение процессов документирования требует соблюдать не только процедуры составления и оформления документов, но и учитывать определенные требования к их изготовлению, в т. ч. использованию определенных форматов бумаги. Должен быть выдержан стиль внешнего оформления служебных документов, что предусматривает размещение текста и оформляющих документ реквизитов в соответствии с современными рекомендациями.

3.7.1. Форматы бумаги и поля

Принятые в нашей стране форматы бумаги для изготовления служебных документов были введены в 1920-е гг. Для их измерения была установлена метрическая система мер.

Площадь основного формата АО (841 х1189 мм) приблизительно равна квадратному метру. Каждый последующий формат получается из предыдущего делением большей стороны пополам. Все форматы геометрически подобны. Форматы делятся на три основных ряда - А, В, С (см. табл.).

Потребительские форматы бумаги (в мм)

Ряд А	Ряд В	Ряд С
А0	841*1189	В0	1000*1414	С0	917*1287
А1	594*841	В1	700*1000	С1	648*917
А2	420*594	В2	500*707	С2	452*648
А3	297*420	В3	353*500	С3	323*458
А4	210*297	В4	250*353	С4	229*324
А5	148*210	В5	176*250	С5	162*229
А6	105*148	В6	125*176	С6	114*162
А7	74*105	В7	88*125	С7	81*114
А8	52*74	В8	62*88	С8	57*81
А9	37*52	В9	44*62
А10	26*37	В10	31*44
А11	18*26	В11	22*31
А12	13*18	В12	15*22
А13	9*13

В настоящее время для подготовки управленческой документации используются стандартные форматы бумаги в соответствии с ГОСТ 9327-60 "Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы". В управленческой практике документы оформляв главным образом на бумаге форматов А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210) Отдельные виды документов, содержащие таблицы, графики,, планы и т. д., оформляются на формате A3 (297 * 420).

Любой документ должен иметь поля, т. е. определенное пространство между краем листа бумаги и текстом. Поля необходимы для подшивки документа, проставления некоторых служебных отметок. Если документ представлен в сброшюрованном виде поля дают возможность прочесть его текст.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 предусмотрены минимальные размеры полей:

- левого -20мм

- правого - 10 мм;

- верхнего - 20 мм;

- нижнего - 20 мм..
Размеры полей не могут быть меньше указанных. При этом нужно иметь в виду, что такие размеры полей используются для документов, находящихся в оперативной работе. Для документа
длительных и постоянного сроков хранения, которые после окончания работы с ними будут подшиты в дело или переплетены, рекомендуется устанавливать левое поле не менее 35 мм. Конкретно организация имеет право сама устанавливать размеры полей для своих документов, однако они не могут быть меньше размеров предусмотренных стандартом.

Определенные форматы бумаги для подготовки служебных документов приняты Международной организацией по стандартизации (ISO). Международным стандартом установлены и размер полей для оформления документов:

- с левой стороны - 20 ± 10 мм; верхнее поле - 10 ± 1,0мм.

3.7.2. Требования к изготовлению документов

Управленческие документы создаются на пишущих машинах или компьютерах. Существуют определенные правила изготовления документов на печатающих устройствах, выполнение которых обеспечивает рациональное размещение всех реквизитов, а также придают документам официальный характер, обеспечивают их качество.

В настоящее время документы изготавливаются на пишущей машинке:

- при отсутствии в организации компьютеров;

- подготовке наиболее важных документов, т. к. черная машинопись является наиболее надежным средством сохранности текста при длительном хранении документов.

Немногие внутренние документы (заявления, докладные записки, объяснительные записки) пишутся от руки.

В настоящее время основной способ изготовления служебных документов в организациях - использование персональных компьютеров.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 13,14,15, Times DL размером 12, 13, 14, через 1-2 интервала1. При оформлении таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров.

Все реквизиты документа, которые состоят из нескольких строк (кроме текста), печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5-2 интервалами. Реквизиты отделяют друг от друга 2-3 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кроме текста) - 28 знаков. Заголовок к тексту допускается продлевать до границы правого поля или переносить на следующую строку, если его длина превышает 150 знаков. Точку в конце заголовка не ставят.

Текст документа печатают, отступив 2-4 интервала от реквизита "Заголовок к тексту", на бланках А4 - через полтора межстрочных интервала, на бланках А5 - через один межстрочный интервал В текстах документов не рекомендуется применять подчеркивание а также иные способы выделения слов, фраз или абзацев.

Допускается печатать текст документа на двух сторонах листа бумаги.

В документах, составленных на двух и более страницах, вторая и последующая страницы нумеруются. Номер страницы проставляется посередине верхнего поля арабскими цифрами без кавычек дефисов и слова страница (стр.).

При печатании реквизитов служебных документов рекомендуется соблюдать следующие отступы от границы левого поля (количество печатных знаков):

- О (от границы левого поля) - для печатания реквизитов "заголовок к тексту", "текст" (без абзацев), "отметка о наличия приложения", "отметка об исполнителе ", "отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "подпись", "гриф согласования документа", заверительной надписи "Верно". Так же печатаются слова ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ в приказах и paспоряжениях; СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ в протоколах. Кроме того, от границы левого поля печатаются слова "Примечание" и "Основание", если в тексте документа имеются примечания, или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию:

- 5 - для начала абзацев в тексте;

- 32 - для реквизита "адресат";

- 40 - для реквизита "гриф утверждения документа";

- 48 - для проставления инициалов и фамилии должностного
лица в реквизите "подпись".

Контрольные вопросы

1. Что такое "документирование управленческой деятельности"?

2. Что включает понятие "юридическая сила документа "?

3. Какие виды бланков рекомендованы ГОСТ Р 6.30-2003 в качестве
обязательных?

4. Назовите состав реквизитов бланка письма.

5. Назовите состав реквизитов общего бланка.

6. Перечислите реквизиты документа, определяющие его юридическую силу.

7. Определите назначение делопроизводственных отметок на документах.

8. Какие реквизиты проставляются на входящем документе во время его движения в организации.

9. Какие реквизиты проставляются на исходящих и внутренних документах в процессе их оформления и движения в организации.

Глава 4 СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

4.1. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Организационная документация представляет собой комплекс документов, регламентирующих структуру, задачи, функции учреждения, организации или предприятия, организацию их работы, права, обязанности и ответственность руководителей и работников.

Организационные документы являются локальными нормативными актами и составляют правовую основу деятельности конкретной организации. Их нормы обязательны для исполнения.

Юридическая сила организационных документов определяется как содержанием, так и оформлением соответствующих реквизитов. Требования к ряду таких документов закреплены законами и иными государственными правовыми актами.

В состав организационных документов входят учредительным документы (устав, учредительный договор), положения (об организации, о структурном подразделении, о коллегиальном органе управления, об определенной сфере деятельности), структура организации, штатное расписание, правила (например, правила внутреннего трудового распорядка и т. п.), инструкции (должностные инструкции, инструкции по отдельным видам деятельности), договоры.

4.1.1. Устав

Устав - это свод правил, регулирующих деятельность учреждений, организаций, их взаимоотношения с другими учреждениями, организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере управления, хозяйственной и иной деятельности. Они приобретают юридическую силу после утверждения.

Устав является основным локальным нормативным актом, нормы которого обязательны для исполнения органами управления, структурными подразделениями и работниками организации. Все остальные внутренние нормативные (организационные) документы должны соответствовать уставу.

На основании устава действуют юридические лица (учреждения, организации и предприятия) различных форм собственности и организационно-правовых форм. В их числе государственные и муниципальные предприятия, хозяйственные товарищества и общества, некоммерческие организации (фонды, ассоциации и др.). Требования к уставам организаций и предприятий различных организационно-правовых форм закрепляются соответствующими законодательными актами, например, Федеральными законами от 14. П.2002 № 161-ФЗ "О государственных и муниципальных унитарных предприятиях" (далее - Закон № 161-ФЗ), от 26.12.1995 № 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (далее - Закон № 208-ФЗ), от 08.02.1998 № 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (далее - Закон № 14-ФЗ) и др. Они определяют состав информации, входящей в содержание документов, и порядок удостоверения уставов.

Так, например, устав унитарного предприятия в соответствии с законом должен содержать:

- полное и сокращенное фирменные наименования унитарного предприятия;

- указание на место нахождения унитарного предприятия;

- цели, предмет, виды деятельности унитарного предприятия;

- сведения об органе или органах, осуществляющих полномочия собственника имущества унитарного предприятия;

- наименование органа унитарного предприятия (руководитель, директор, генеральный директор);

- порядок назначения на должность руководителя унитарного предприятия, а также порядок заключения с ним, изменения и прекращения трудового договора в соответствии с трудовым
законодательством и иными содержащими нормы трудового права нормативными правовыми актами;

- перечень фондов, создаваемых унитарным предприятием, размеры, порядок формирования и использования этих фондов

- сведения о размере его уставного фонда, о порядке и об источниках его формирования, а также о направлениях использования прибыли.

Закон № 208-ФЗ установил перечень обязательных сведения, которые должны содержаться в уставах всех типов акционерных обществ на территории России:

- полное и сокращенное фирменные наименования общества;

- место нахождения общества;

- тип общества (открытое или закрытое);

- количество, номинальная стоимость, категории и типы акций, размер уставного капитала общества;

- структура и компетенция органов управления общества и порядок принятия ими решений;

- порядок подготовки и проведения общего собрания акционеров, в т. ч. перечень вопросов, решение по которым принимается квалифицированным большинством голосов или един
гласно;

- сведения о филиалах и представительствах общества;

- определение порядка и сроков осуществления преимущественного права приобретения акций, продаваемых акционера закрытого акционерного общества;

- указание на право участия акционеров-владельцев обыкновенных акций в общем собрании акционеров с правом голоса по всем вопросам, входящим в его компетенцию. Кроме того определено право таких акционеров на получение дивиденда и части имущества общества в случае его ликвидации;

- установление порядка информирования акционеров о проведении общего собрания акционеров;

- определение порядка избрания общим собранием акционера членов совета директоров;

- определение порядка избрания председателя совета директора и др.

Форма устава государственного предприятия входит в состав форм, включенных в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД). В ней представлена структура текста, состоящая из определенных разделов, а также отмечены места для проставления удостоверяющих реквизитов. Кроме того, приказом Минэкономразвития России от 25.08.2005 № 205 утвержден Примерный устав федерального государственного унитарного предприятия, основанного на праве хозяйственного ведения. На основе этих документов конкретные унитарные предприятия разрабатывают свои уставы. Уставы государственных и муниципальных учреждений, организаций и предприятий утверждаются вышестоящими органами государственного управления и органами местного самоуправления.

Форма устава негосударственной коммерческой организации современным российским законодательством не регламентируется. До недавнего времени в Российской Федерации действовал Типовой устав акционерного общества открытого типа (АООТ), утв. Указом Президента РФ от 01.07.1992 № 721 "Об организационных мерах по преобразованию государственных предприятий, добровольных объединений государственных предприятий в акционерные общества". В Типовой устав были включены следующие разделы:

1. Наименование и местонахождение общества.

2. Юридический статус общества.

3. Цели и предмет деятельности общества.

4. Уставный капитал.

5. Права и обязанности акционеров.

6. Собрание акционеров.

7. Совет директоров и Правление.

8. Заседание Совета директоров.

9. Компетенция Совета директоров.

10. Генеральный директор и Правление.

11. Учет и отчетность общества.

12. Ревизионная комиссия.

13. Ликвидация и реорганизация общества.

В 2003 г. указ был отменен, а значит, типовая форма устава акционерного общества не используется как обязательная, но может служить основой для разработки конкретными акционерными обществами своих уставов. Кроме того, практика деятельности негосударственных организаций выработала определенные подходы к составлению и оформлению этого документа.

Устав оформляется на стандартных листах бумаги формата и имеет титульный лист. На титульном листе помещается название вида документа - УСТАВ и фирменное наименование организации с указанием ее организационно-правовой формы. Далее отражая место составления (например, Москва) и год. В правом верхнем углу титульного листа помещают гриф утверждения устава.

Уставы негосударственных организаций должны быть утверждены учредителями или участниками товариществ и обществ, например:

Утвержден

Протоколом собрания учредителей
от 12.03.2007 № 1

УСТАВ