Идентификатор электронной копня документа

Реквизит предназначен для автоматизированного поиск и контроля информации. Идентификатором электронной копия документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, установленные в автоматизированной системе обработка документов данной организации.

3.6. ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА ЭЛЕМЕНТЫ ТЕКСТА

Текст, являясь основным реквизитом документа, выражает основное содержание управленческого решения или действия. В настоящее время сложились общие требования к информации составляющей содержание документа, структуре текста и стилю его изложения.

В соответствии с Законом РФ от 25.10.1991 № 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" и Федеральным законом от 01.06.2005 № 53-ФЗ "О государственном языке Российской федерации" русский язык как государственный язык Российской федерации подлежит обязательному использованию в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов РФ, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций всех форм собственности.

Официальная переписка и иные формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов РФ с адресатами в Российской Федерации ведутся на государственном языке России. Это означает, что только на русском языке текст составляется при направлении документов:

-в федеральные органы государственной власти субъектов РФ;

- на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других субъектов РФ.

Делопроизводство в сфере обслуживания и коммерческой деятельности ведется на государственном языке РФ. Иные языки (языки субъектов РФ или иностранные языки) используются в коммерческой деятельности, если это предусмотрено договорами между деловыми партнерами.

Тексты документов по композиционной структуре, используемым формулировкам связаны с видами и разновидностями документов. Однако в российской практике документирования сложились общие требования к текстам служебных документов, которые должны обеспечить объективность и достоверность информации, ее краткость, точность, рациональность построения, логичность изложения, простоту стиля.

Язык служебных документов - это официально-деловой стиль изложения их содержания. Деловой стиль используется в законотворчестве, дипломатической деятельности, сфере экономики и управления.

Можно выделить следующие особенности официально делового стиля.

Точность, достоверность и объективность информации. по вышенное требование к точности, не допускающей иного толковании информации) связано, прежде всего, с юридической значимостью содержания служебных документов.

Информационная нагрузка каждого элемента и внимание к деталям. Это является условием выполнения таких требование к содержанию служебных документов, как краткость изложена

при полноте информации, необходимой для решения вопросов.

Тенденция к унификации речевых средств. Унификация затрагивает все элементы текста документа: состав информации формуляр документа, композиционную структуру, синтаксис, фразеологию и лексику. Это выражается в следующем:

- наличие языковых формул (штампов, клише);

- наличие моделей синтаксических конструкций;
- регламентированная сочетаемость слов;

- структурное постоянство состава информации;

- способы составления текста по аналогии, типизации;

- повторы;

- официальный речевой этикет.
Нейтральность тона и неличный характер изложения информации. Определяющим фактором данной стилевой особенности текста является авторство. Автором служебных документов являются юридические лица (учреждения, организации, предприятия) их структурные подразделения или должностные лица. Поэтому личностный момент в оценке фактов, изложенных в документе
ослаблен, тон содержания должен быть нейтральным.

Формально-логическое изложение. В деловом стиле используются средства логической, а не эмоциональной оценки ситуаций и фактов.

Высокая степень использования терминированной лексики. Термины и профессионализмы являются неотъемлемой частью официально-делового стиля. Их использование зависит от сферы деятельности, к которой относится документ, и тех вопросов, которые отражены в его тексте. Вместе с тем употребление узкопрофессиональных терминов следует ограничивать, т. к. их большое количество часто вызывает трудности восприятия текста документа. Если термин может оказаться непонятным адресату, следует дать его пояснение в скобках.

Типизация речевых средств и стандартизация терминов. Стандартизация языка обеспечивает ту степень, точности, которая, в частности, придает документу юридическую силу. Для достижения такой точности повторяются одни и те же слова, названия, термины. Устойчивые словосочетания обеспечивают однозначность, понимания текста, сокращают время на его подготовку.

Кроме того, в официальных документах широкое применение получило использование сокращенных слов и словосочетаний, которые позволяют уменьшить объем текста и ускорить его восприятие. Сокращения используются только общепринятые. Возможно при первом употреблении сокращения указать в скобках его расшифровку.

Таким образом, официально-деловой стиль отличается строгим соблюдением норм и стандартов. Отклонение от них в российской практике документирования может считаться грубым нарушением.

Управленческие документы могут быть простыми и сложными. Простые документы посвящены одному вопросу. Сложные документы содержат несколько вопросов, которые могут касаться нескольких исполнителей. При составлении документов рекомендуется включать в них один вопрос.

Текст большинства организационно-распорядительных документов состоит из двух частей: основания, в котором излагают причины составления документа, факты, события, дают описание возникшей ситуации, и заключения, в котором формулируют распоряжения, просьбы, предложения, выводы и др. Документ может состоять из одной фразы, но и в этом случае в первой ее части формулируют причины обращения или создания документа, а во второй - просьбу. Если содержание документа не нуждается в пояснении, обосновании, текст может содержать только заключительную часть.

Текст документа делится на абзацы, состоящие из нескольких предложений, посвященных одной мысли (аргументу), и являющиеся простейшим компонентом текста. Каждый абзац выделяется в документе абзацным отступом - отступление на пять знаков от границы левого поля документа. Абзацы связного текста не нумеруют.

Допускается составление текстов документов в виде отдельных разделов (которые могут подразделяться на пункты, подпункты и др.). Каждый раздел текста сложного документа должен иметь заголовок, отдельные части текста нумеруются арабскими цифрами. Номер каждой небольшой составной части такого документа включает номера соответствующих составных частей более крупного деления. Например: текст состоит из трех разделов, каждый из которых содержит два подраздела. В этом случае нумерация текста выглядит следующим образом: Раздел 1, подразделы 1.1 и 1.2. Раздел 2, подразделы 2.1 и 2.2. Раздел 3, подразделы 3.1
и 3.2. Текст, состоящий из разделов, характерен для распорядительных документов (приказы и др.), внутренних организационный документов (положения, инструкции и др.), плановой и отчетной
документации.

Содержание документа может быть представлено в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих форм. Сплошной связный текст документа должен содержать грамматически и логически согласованную информацию об управленческом действии. Такой текст используется при составлении большинства организационно-распорядительных документов: положений, уставов, правил, писем, всех видов распорядительных документов протоколов, актов, докладных и объяснительных записок.

При часто повторяющихся управленческих ситуациях используют однотипные документы с унифицированным текстом. Унифицированный текст может быть представлен в виде трафаретного
текста (трафарета), анкеты, таблицы.

Трафаретный текст - заранее заготовленный текст документа с унифицированной постоянной информацией и пропусками для переменной информации. Наиболее распространенная форма трафарета - справка. Трафаретные тексты могут использоваться и для оформления многих видов управленческих документов (акты, заявления, приказы, представления и др.), если они часто используются в ежедневной работе.

Составление текста документа в виде анкеты используется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких сходных объектах по определенному набору признаков. В анкете часть информации будет постоянной. Наименования признаков в ней выражается существительным в именительном падеже ("фамилия", "возраст", "место рождения") или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("были", "находились", "имеете"). Во второй части размещается переменная информация, содержащая конкретные характеристики признаков. Они должны грамматически согласовываться с наименованием признаков. Наиболее известная форма анкеты - кадровая анкета, содержащая однотипные сведения о работниках организации. Полностью заполненная анкета представляет собой пример структурированного представления текста документа.

Таблица - перечень сведений (числовых данных) приведенных в определенную систему и расположенных по графам. Форма таблицы используется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Таблица позволяет представить информацию в более компактном виде, ее применяют для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Заголовки граф и строк пишут с прописной буквы; подзаголовки граф оформляют строчными буквами, если они служат продолжением заголовка, и пишут с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовка и подзаголовка таблицы точка не ставится. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблица занимает более одной страницы, то ее графы должны быть пронумерованы и, на следующей странице печатают только номера этих граф. Таблицы могут быть включены в текст документа или в приложения к нему. Если таблиц в документе более одной, их следует нумеровать арабскими цифрами: Над таблицей слева пишется "Таблица 1". Таблица может иметь заголовок, который отражает ее содержание. Он пишется над серединой таблицы с прописной буквы. Рекомендации к построению и оформлению таблиц содержатся в ГОСТ Р 1.5-2004 "Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления и обозначения".

3.6.1. Элементы текста

Реквизиты "Заголовок к тексту" и "Отметка о наличии приложения" непосредственно связаны с содержанием документа (текстом документа), дополняют его и поэтому считаются элементами
текста.