Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Этот реквизит наносится на документ от руки после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним. После этого документ помещается в дело и используется в справочных целях.

Содержание отметки зависит от характера исполнения документа. Например, может быть подготовлен письменный ответ на документ, проведены переговоры и достигнутые договоренности зафиксированы в договоре, протоколе и т. п. Возможно достижение устного соглашения, например, в ходе телефонных переговоров и т. д. Исполнитель делает краткую надпись о том, как именно был исполнен документ, указывает номер дела, в которое он помещен на хранение, дату проставления отметки и ставит свою подпись. Отметка об исполнении документа может быть подписана и датирована руководителем структурного подразделения, в котором исполнялся документ, например:

или

Проведены переговоры 20.05.2007

В дело № 03-05

или

Вопрос решен с начальником

рекламного отдела по телефону

21.04.2007

В дело №01-12

Недопустимо проставлять на документе отметки в виде формальных надписей "В дело", "Документ исполнен", "Решение принято" и т. п., которые не содержат конкретной информации о его исполнении.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется от руки на первом листе документа в левой части нижнего поля.