Выбор окружающей обстановки

Конфиденциальность является первым необходимым элемен­том интервью. Работник может пожелать обсудить личную про­блему или он может нуждаться в раскрытии глубоких чувств. Если супервизор овладел способностью создавать безопасную и раз­решающую атмосферу, для работника не будет необычным по­плакать, когда он прорабатывает эмоциональную проблему, или открыто выразить чувства гнева или враждебности по отноше­нию к супервизору. Очевидно, что конфиденциальность необхо­дима, если выражение таких чувств и отношений должно поощ­ряться или облегчаться.

Спокойная обстановка также важна, поскольку обычное вза­имодействие достаточно затруднено и без дополнительного шума предприятия или офиса.

Типичный «офис босса» не соответствует необходимой раз­решающей атмосфере. Различные символы власти и статуса начальника, такие как большой стол и ковровый настил пола, обычно слишком очевидны. Стол, как говорилось в главе 6, может действовать в качестве психологического барьера для эффективного общения, если супервизор сидит за столом в те­чение всего интервью. Некоторые супервизоры и руководите­ли предпочитают выходить из-за стола и садиться ближе к ра­ботнику. Один из руководителей разместил в своем офисе боль­шой рабочий стол, вокруг которого собирались подчиненные при проведении групповых или личных встреч с ним. Выход из-за большого стола добавляет интервью неформальности, а также помогает разрушить идею работника о супервизоре как «боссе».

Супервизоры и руководители часто игнорируют то, что во вре­мя консультационного интервью все телефонные звонки нужно блокировать. Работника очень дезорганизует необходимость ждать, пока супервизор отвечает нателефонные звонки или когда его прерывает секретарь.

Первый контакт

Атмосфера интервью, проводимого по просьбе супервизора или работника, часто устанавливается в зависимости от способа, ко­торым осуществляются первые приготовления к нему.

Любое собеседование обычно инициируется или письменным запросом, или личным телефонным звонком. Телефонный звонок предпочтительнее, чем письменный запрос, так как он дает воз­можность работнику реагировать и задавать вопросы, а также участвовать в выборе времени. Считается хорошим поступком указывать цель интервью, чтобы работник не оставался в состоя­нии беспокойства, волнения или сомнений о том, что хочет на­чальник, или что он сам сделал такого, за что его вызывают на собеседование.

Один руководитель, который обычно оказывался успешным в применении тренингового и консультационного интервью, во время звонка работнику по поводу интервью делал следующее: 1) во-первых, спрашивал, свободен ли тот для разговора; 2) ука­зывал проблему— «Возникли некоторые обстоятельства, и яду-маю, что нам следует поговорить об этом»; 3) спрашивал, заин­тересован ли тот и желает ли обсудить проблему; 4) давал воз­можность выбрать время и спрашивал, когда это было бы наиболее удобно сделать.

Многие успешные тренинговые и консультационные интер­вью происходили лишь тогда, когда работник проявлял перед супервизором инициативу в просьбе о них. Одной из наиболее часто встречающихся проблем в этой связи является высокая занятость вданный момент супервизора для проведения собесе­дования.

Слишком многие руководители и супервизоры оставляли решение проблемы за секретарем и, как результат, работники просто говорили: «Мистера Джонса нельзя сейчас беспокоить». Даже если руководитель просит работника прийти позднее, это означает, что он должен будет оставить работу, для того чтобы прийти еще раз, и при этом не будет уверен, чтоего выслушают.

Лучшим способом для начальника справиться с этой ситуа­цией было бы сделать пометку о просьбе и сказать, что он позво­нит работнику, когда освободится. Принципиальным здесь яв­ляется то, что работник приложил усилия для организации собе­седования, а ему было отказано, за что несет ответственность супервизор.

Другим успешным способом преодоления такой ситуации яв­ляется возможность спросить работника, насколько срочна его проблема. Ответ позволит супервизору позаботиться о самых не­отложных просьбах, если у него есть другие просьбы о встречах и нужно исправить их расписание.