Номенклатура дел и ее виды

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием их сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Назначение номенклатуры дел:

- распределение исполненных документов в дела;- систематизация и учет дел;- закрепление индексов дел;- установление сроков хранения дел.

Кроме того, номенклатура дел:

- служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;- используется как основной учетный документ при сдаче в архив организации дел временного (до 10 лет включительно) хранения- является основой для составления актов на уничтожение дел;- может быть использована как схема для построения справочной картотеки на исполненные документы.

Различают три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.

Номенклатуры дел бывают трех видов: типовые, примерные и конкретные (индивидуальные).

Типовая номенклатура дел:- является нормативным документом; - содержит унифицированные заголовки дел, образующихся в процессе работы однородных по характеру деятельности и структуре организаций;- устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли;- применяется без внесения изменений в заголовки дел, конкретизируя только наименования организаций и отделов.

Примерная номенклатура дел:- устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но различных по структуре организаций;- носит рекомендательный характер;- допускается исключение дел, которые не образуются в деятельности конкретной организации, и добавление новых с указанием их индекса.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств, утверждаются их руководителями и служат пособиями для составления конкретных номенклатур дел.

Типовая и примерная номенклатуры дел являются методическими пособиями при составлении индивидуальных (конкретных) номенклатур дел для организаций, входящих в данную единую сеть.

Каждая организация, учреждение, предприятие должны иметь индивидуальную (конкретную) номенклатуру дел.

Индивидуальная (конкретная) номенклатура дел - это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.