Документы кадровой службы

Документы кадровой службы фиксируют сведения, необходимые для осуществления гражданами своих прав. Создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками. Работники, отвечающие за эти документы, должны знать Трудовой кодекс РФ. К документам по личному составу относятся:

- заявления о приеме, увольнении, переводе, трудовые договоры;

-характеристика;

- автобиография;

- резюме;

- приказы по личному составу;

- трудовые книжки;

- личные дела;

- личные карточки формы Т-2;

- лицевые счета по заработанной плате.

Трудовой договор (контракт) – документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых отношений и регулирующий их. Содержит следующие основные положения:

- место работы;

- конкретный вид деятельности (должность);

- дату начала работы;

- условия оплаты труды;

- режим работы.

Трудовая книжка – основной документ, где ведется запись всей трудовой деятельности человека.

Личное дело – совокупность документов, содержащих сведения о работнике. В его состав включается:

- внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

- анкета или личный листок по учету кадров;

- автобиография или резюме;

- копии документов об образовании;

- копии документов об утверждении в должности (для руководителя);

- характеристика или рекомендательное письмо;

- трудовой контракт (договор);

- копии приказов о назначении, перемещении и увольнении;

- справки и другие документы, относящие к данному работнику.

Личный документ – это документ, отражающий просьбу или предложение, адресованное должностному лицу или предприятию. Виды личных документов:

- заявление;

- резюме;

- автобиография;

- расписка;

- доверенность и др.

Заявление – документ, отражающий просьбу или предложение, адресованное должностному лицу или предприятию.

Резюме – документ, заполняемый при трудоустройстве и содержащий краткие автобиографические сведения, дату, должность, почтовый адрес, телефон, подпись. Текст резюме излагается по разделам:

1. Цель резюме.

2. Образование.

3. Трудовая деятельность.

4. Специальные знания.

5. Семейное положение.

Автобиография – документ, в котором работник собственноручно в произвольной форме приводит краткое содержание своей жизни и трудовой деятельности. В отличие от резюме, содержит сведения о родителях, а также о наградах и поощрениях. Сведения излагаются в хронологическом порядке. Обязательные реквизиты: название вида документа, текст (сведения о себе), подпись и ее расшифровка, дата.

Характеристика – документ, который содержит описание характерных и отличительных черт и качеств работника и отражает мнение организации о нем. Реквизиты: наименование вида документа, текст, подпись, дата, печать. Текст характеристики состоит из двух частей:

Вводная – указываются Ф.И. О., год рождения, образование, должность, структурное подразделение, стаж работы на предприятии;

Основная – указываются деловые качества, отношение к работе, профессиональный рост, наличие наград и поощрений, отношения с сотрудниками. Характеристику подписывает руководитель предприятия, ведущий специалист. Подпись заверяется печатью.

Отдел кадров является структурной частью службы управления и сосредотачивает наибольший объем функций по управлению персоналом.