Обработка поступающих документов

Прием и обработка поступающих (входящих) документов осу­ществляется секретарем-референтом или работником службы дело­производства. Поступившие документы проходят следующие этапы (смотри рисунок 8.2):

Рисунок 8.2— Блок-схема работы с входящими документами

• первичную обработку;

• предварительное рассмотрение, разметку;

• регистрацию;

• рассмотрение документов руководством;

• направление на исполнение;

• контроль исполнения;

• исполнение документов;

• подшивку документов в дела.

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности адресования, количества листов докумен­та; наличия приложений. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание».

Предварительное рассмотрение входящих документов прово­дится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «Отметка о поступлении документа в орга­низацию», содержащий входящий номер документа и дату поступ­ления, при необходимости — часы и минуты. Отметка о поступле­нии не проставляется на приложениях к документу, а также про­спектах, каталогах и других материалах, не подлежащих регистрации.

Секретарь-референт или работник службы делопроизводства должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направ­ляемых руководителю. Руководителю предприятия должны переда­ваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступив­ших документов. Эти документы складываются секретарем в специ­альную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководите­ля, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям. При современ­ной организации труда и росте квалификации работников количе­ство документов, передаваемых непосредственно в структурные под­разделения или исполнителям, будет увеличиваться.

На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа секретарем-референтом простав­ляется условное обозначение структурного подразделения, например: «ОР» — отдел рекламы или 05 — номер (шифр) этого подразделения. При передаче документов непосредственно заместителям руководите­ля или исполнителям указываются их фамилии или инициалы.

В ряде фирм применяется условное обозначение руководящих должностных лиц, которое используется при разметке и направле­нии документов, например, 01 — генеральный директор, 02 — зам. директора и т. п.

В значительной степени облегчает процесс предварительного рассмотрения документов настольное устройство сортировки. Это устройство состоит из лотков (секций), имеющих этикетки для встав­ки условных обозначений (индексов) руководителей фирмы, струк­турных подразделений или исполнителей. Поступающие документы просто раскладываются по соответствующим секциям. При неболь­шом объеме документов для этих целей можно также использовать специальные папки с разделителями.

При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуж­даются ли документы, передаваемые руководству фирмы, в подборе дополнительных материалов (предыдущей переписки, контрактов, нормативных документов и т. д.). Эти документы подбираются секретарем-референтом и передаются вместе с входящим документом руководителю фирмы. Если в обязанности секретаря-референта вхо­дит доклад о поступивших документах, ему необходимо самому предварительно ознакомиться с этими материалами.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначе­нию документы, имеющие в адресе указание структурного подраз­деления или фамилию работника предприятия.

Передача входящих документов на рассмотрение руководству предприятия должна осуществляться после регистрации.

После регистрации документы передаются для рассмотрения и принятия решения руководителю предприятия. Принятие управ­ленческого решения по конкретному документу— одна из основ­ных функций руководителя, центральное, решающее звено в техно­логии управления. Руководитель, рассматривая поступающий до­кумент, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки.

Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе. Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал. Резолюция может явиться основанием взятия документа на контроль. Если в резолюции указано несколь­ко исполнителей, то лицо, указанное первым в списке, считается ответственным исполнителем.

При рассмотрении документов руководитель должен придер­живаться рекомендаций, соблюдение которых позволяет ускорить прохождение документов, избежать сбоев в обработке документов, создать условия для их своевременного и качественного исполнения. Руководитель должен рассматривать документы в день их поступле­ния и в тот же день (в крайнем случае на следующий день) возвра­щать секретарю-референту.

С резолюцией руководителя документ передается ответствен­ному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения. Переме­щение документов между исполнителями может осуществляться без расписок, за исключением документов с грифом ограничения досту­па («Конфиденциально», «КТ» и т. п.).

Для обеспечения оперативного исполнения документа несколь­кими исполнителями одновременно секретарь-референт размножа­ет входящий документ и передает копии исполнителям. Документ находится в работе у исполнителя до окончательного решения вопроса. Когда работа над документом завершена (составлен от­ветный документ, выполнено конкретное действие, задание), на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После этого поступивший документ и копия ответа на него подшиваются в соответствующие дела.