Регистрация и контроль исполнения документов

Регистрация документа — это присвоение ему номера и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале (на карточке) или в памяти ПК.

Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.

Существуют несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Наибольшая эффективность достигается при централизован­ной системе регистрации, то есть при осуществлении всех регистра­ционных операций в одном месте или одним работником, например, секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает регистрацию до­кументов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).

С учетом специфики предприятия может применяться смешан­ная система, когда одна часть документов регистрируется централи­зованно, другая регистрируется в структурных подразделениях.

В небольших коммерческих предприятиях чаще всего приме­няется централизованная система регистрации.

Регистрация должна быть однократной, то есть зарегистриро­ванный документ не должен регистрироваться повторно в другом структурном подразделении.

При регистрации документы делятся на несколько групп, каж­дая из которых регистрируется отдельно, например:

• входящие документы;

• исходящие документы;

• внутренние документы;

• контракты коммерческие;

• документы, имеющие гриф ограничения доступа.

При регистрации каждой группы документов должны приме­няться единые унифицированные способы присвоения номеров (ин­дексов). Для внутренних документов и коммерческих контрактов, как правило, используется порядковая нумерация. Порядковый реги­страционный номер присваивается по журналу, начиная с № 1 (или № 01), с 1 января каждого года по 31 декабря.

Внутренние документы и коммерческие контракты при неболь­ших объемах и обеспечении их полной сохранности по решению руководства предприятия могут не регистрироваться. В этом слу­чае документу присваивается порядковый номер, следующий за номером последнего документа, подшитого в соответствующее дело.

Входящие и исходящие документы должны иметь регистраци­онные номера, состоящие: из порядкового номера документа; ус­ловного обозначения структурного подразделения или должност­ного лица; номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, номер документа № 72/1-5 включает:

72 — порядковый номер документа по журналу регистрации;

1-5— номер дела по номенклатуре.

В некоторых фирмах для регистрации документов применяет­ся иная последовательность расположения и написания составных частей номера, например: 1-5/72 или 1-5-72.

Номер документа может также содержать условное обозначе­ние (код) должностного лица, вопросов деятельности и т. д., на­пример, № 72-БМ включает в себя: БМ — Борис Мишин, автор документа; 72— порядковый номер документа.

Эффективность принятой системы присвоения номеров в зна­чительной степени зависит от ее стабильности. Если разработан­ная система оправдала себя на практике, то ее следует использо­вать как можно дольше. Пересмотр условных обозначений целесо­образно осуществлять в случае значительных изменений в функциях или структуре предприятия.

В практической деятельности применяются регистрационные журналы: отдельно для регистрации входящих и исходящих доку­ментов. При небольших объемах документов журналы могут вес­тись на протяжении нескольких лет.

Журналы могут включать в себя следующие графы:

• номер документа;

• дата документа;

• автор документа (внешняя организация) — для входящих документов;

• адресат (корреспондент) — для исходящих документов;

• количество листов документа;

• резолюция;

• исполнитель;

• подпись исполнителя;

• срок исполнения;

• отметка об исполнении;

• номер дела.

Работник службы делопроизводства по своему усмотрению может выбрать оптимальный состав регистрационных граф, ис­ключив лишние.

Для регистрации входящих и исходящих документов с помо­щью персонального компьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала. Система регистрации на ПК может быть создана в среде систем управления базами данных (Access), с помо­щью электронных таблиц (Excel, Lotus), с использованием програм­мы Cardfile (картотека) из Windows 95 и другими программными средствами.

Поиск документов на ПК может осуществляться последова­тельным просмотром («пролистыванием») журнала или по разным «ключам» (автор, корреспондент, исполнитель, дата и т. д.).

Не все входящие и исходящие документы подлежат регистра­ции. Каждое предприятие может составить для себя список (пере­чень) нерегистрируемых документов. Обычно в него включают: поздравительные письма; приглашения; рекламные письма; прайс-листы; каталоги; печатные издания (журналы, брошюры); извеще­ния; сообщения о встречах, переговорах; письма с пометкой «лич­но»; программы конференций, совещаний и т. п.

Порядок регистрации документов, имеющих гриф ограниче­ния доступа, определяется специальной инструкцией.

Регистрацию документов можно рассматривать как начальный этап контроля за их исполнением. Возможность проверки исполне­ния документов должна быть заложена в системе делопроизводства, принятой на предприятии. Регистрационные и контрольные функ­ции при этом могут быть неразрывно связаны и осуществляться с помощью тех же журналов.

Основная цель контроля — обеспечение исполнения тех доку­ментов, которые по поручению руководителя предприятия постав­лены на контроль. Технологическое обеспечение контроля за ис­полнением осуществляет секретарь-референт или работник службы делопроизводства.

После указания руководителя о постановке документа на конт­роль секретарь-референт проставляет красным фломастером букву «К» на левом поле документа напротив реквизита «Заголовок». Затем в регистрационном журнале делает отметку о контроле, сроках испол­нения, ответственном исполнителе. Эти сведения берутся из резолю­ции руководителя на документе. Если в регистрационном журнале нет графы о сроках исполнения, ее вводят для проведения контроля.

Срок исполнения для большинства документов не должен пре­вышать 10 дней.

Секретарь-референт помечает для себя промежуточные сроки проверки исполнения документа, проставляет их в журнале или за­писывает их вместе с номером документа и исполнителем в своем рабочем блокноте.

Нередко для ведения контрольных операций используется пер­сональный компьютер, который в заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения и выводит на экран номера доку­ментов в назначенный день для проведения по ним контрольных операций.

Ряд программ (Lotus Organizer, Microsoft Outlook и др.) предо­ставляют пользователю возможность вести рабочий календарь-ежедневник с помощью ПК. Такой календарь можно использовать для проведения контроля исполнения документов. В соответствующий день календаря заносится номер документа, взятого на контроль, исполнитель и его телефон, содержание поручения (если необходи­мо). ПК не только будет давать предварительные напоминания сек­ретарю, проводящему контроль, но и сможет в случае необходимо­сти передавать их на компьютер исполнителя.

Секретарь-референт проводит в установленные дни предвари­тельную проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов. По результатам проверки проводится анализ исполнения документов и в случае существенно­го отставания, задержки исполнения делается доклад руководителю предприятия для принятия экстренных мер (о результатах исполне­ния документов делаются сообщения на оперативных совещаниях руководства). Продление сроков исполнения может производиться только по указанию руководителя.

Документ считается исполненным и снимается с контроля ру­ководителем после проведения конкретной работы исполнителем (подготовки ответа, составления проекта контракта, проведения деловой встречи и т. п.). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит «Отметка об исполне­нии документа и направлении его в дело»). Кроме того, ставится отметка об исполнении в журнале регистрации.

Контроль исполнения документов как составная часть делопро­изводства и контроль исполнения как функция управления в ряде фирм совмещены. Высокая исполнительская дисциплина и ответствен­ность работников предприятия, единство исполнителей в достижении поставленных целей («единство команды») и другие факторы, влияю­щие на результативность работы, могут вообще привести к исключе­нию контроля за исполнением документов на предприятии.