Основные этапы работы с документами

Работа с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций (смотри рисунок 8.1).

Рисунок 8.1 — Схема организации работы с документами фирмы

Работа с входящими документами начинается со стадии при­ема документов секретарем или работником службы делопроизвод­ства, дальнейшей сортировки и регистрации. После рассмотрения их руководителем и простановки резолюции документы направля­ются на исполнение.

Алгоритм работы с исходящими документами не имеет суще­ственных отличий от схемы организации работы с внутренними до­кументами, кроме того, что работа с оригиналами исходящих доку­ментов заканчивается на стадии отправки документа адресату пос­ ле его регистрации. Копии исходящих документов после подшивки в дела проходят те же стадии обработки, что входящие и внутрен­ние документы.

Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие и в некоторых случаях — исхо­дящие документы.

Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции: использование в справочно-информационной работе в течение 3-х лет и определение дальнейшей «судьбы» документа (архивное хранение, дальнейшее использование или уни­чтожение).

Основу правильной организации работы с документами со­ставляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязан­ностей между работниками предприятия. Точное знание обязанно­стей повышает ответственность каждого работника и в то же вре­мя исключает дублирование операций при работе с документами. Разделение труда между работниками закрепляется в должностных инструкциях или в инструкции по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству разрабатывается для уста­новления единого порядка составления документов и организации работы с ними на предприятии и содержит образцы правильно оформленных документов, правила работы с ними, ответственность должностных лиц за конкретные виды работ с документами.