Обработка отправляемых документов

Отправляемые предприятием документы называют исходящи­ми. Обработка исходящих документов состоит из следующих опе­раций (смотри рисунок 8.3):

• составление проекта документа исполнителем;

• проверка правильности оформления проекта документа сек­ретарем;

• согласование проекта документа;

• подписание документа руководителем (в необходимых слу­чаях утверждение);

• регистрация документа;

• отправка документа адресату;

• подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем,

правильность его оформления проверяется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном эк­земпляре.

В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласо­вание оформляется визой.

Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю фирмы. Вместе с ним могут быть пред­ставлены другие документы, на основании которых составлен про­ект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, кон­тракты, акты, нормативные документы).

Руководитель предприятия вправе внести изменения и допол­нения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После подписания руководителем двух экземпляров исходя­щий документ передается секретарю-референту или работнику служ­бы делопроизводства для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов».

Для регистрации исходящих документов необходимы следую­щие данные:

• номер документа, включающий номер дела;

• дата документа;

• адресат (корреспондент);

• краткое содержание или заголовок;

• отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);

• исполнитель;

• примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу но­мера необходимо зафиксировать его рукописным или машинопис­ным способом на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы в тот же день отправляются ад­ресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

Рисунок 8.3 — Блок-схема работы с исходящими документами