Документирование деятельности коллегиальных органов

Согласование распорядительных документов осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования, которые проставляются на первом экземпляре проекта. Проекты документов, исполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовыми органами или службами. Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиально, обсуждаются и принимаются на заседаниях. Постановление и решение коллегиальных органов должны иметь две подписи: председателя и секретаря.

Протокол – организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов. В формуляр протокола входят следующие реквизиты: наименование ведомства, наименование организации, указание вида документа, дата заседания (а не подписания протокола), номер, место заседания (город), гриф утверждения, заголовок, текст, подписи.

Текст протокола подразделяется на две части: вводную, где указывается председательствующий, секретарь, присутствующие и повестка дня, и основную, где фиксируется ход заседания. Протокол начинают словом «председатель». В повестке перечисляются вопросы, которые выносятся на рассмотрение коллегиального органа. Основная часть протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ. Эти слова пишутся прописными буквами, каждое – с новой строки, после него – двоеточие. Содержание выступления излагается от третьего лица единственного числа. Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня – запись принятого решения.