Організаційні документи

Усі підприємства, організації та установи у своїй діяльності керуються положеннями, статутами, правилами та інструкціями. Усі ці документи називають організаційними.

Організаційна діяльність установи полягає у розробці та затвердженні комплексу організаційних документів, котрі містять правила, норми, установлюють статус організації, її компетенцію, структуру, штатну чисельність, функціональний зміст діяльності організації в цілому, її підрозділів та працівників, їх права, обов'язки, відповідальність тощо.

До організаційних документів належать: статут організації, положення про структурні підрозділи, колегіальні та дорадчі органи, регламенти роботи колегіальних і дорадчих органів, штатний розклад, інструкції за окремими видами діяльності, котрі потребують регламентації (наприклад, інструкція з діловодства, посадова інструкція).

Організаційні документи містять положення, обов'язкові для виконання, вони реалізують норми адміністративного права і слугують правовою основою діяльності установи.

Мета розробки організаційних документів - найбільш раціональний розподіл і кооперація праці між підрозділами та працівниками.

Організаційні документи належать до безстрокових і діють до їх відміни чи до затвердження нових. У стабільно працюючій установі необхідність перегляду, зміни чи доповнення організаційних документів може виникати один раз на декілька років. Залежно від характеру і глибини змін у діяльності установи організаційні документи розробляються заново або в них вносяться необхідні зміни, доповнення розпорядчими документами.

Організаційні документи за своєю формою бувають типові та індивідуальні.

Положення - це правовий акт, що окреслює основні правила діяльності організації та її структурних підрозділів. Положення затверджує вищий орган управляння або керівник підприємства.

Статут - це юридичний акт, що є зведенням правил, які регулюють діяльність організації, установи, товариства громадян, їхні стосунки з іншими організаціями та громадянами, визначають їх структуру, функції, правовий статус та обов’язки в певній сфері державного управління або господарської діяльності. Після затвердження повноважним органом статути підлягають обов’язковій реєстрації у відповідних державних органах (для товариств, приватних підприємств та малих підприємств таким органом є районна державна адміністрація за місцем юридичної адреси об’єкта підприємницької діяльності). Вони видають підприємству свідоцтво про реєстрацію із зазначенням реєстраційного номера, юридичної адреси, після чого новостворена організація починає свою діяльність. Статути можуть бути типові та індивідуальні (табл. 4.1).

Таблиця 4.1. – Види статутів та їх основна характеристика

Група	Для кого розробляється	Приклади організацій	Ким затверджується
Типові (загальні)	Для певних груп організацій, підприємств, товариств	Акціонерні товариства (АТ), малі підприємства (МП), товариства з обмеженою відповідальністю (ТОВ) тощо	Вищими органами державної влади та управління, з’їздами громадських організацій.
Індивідуальні	Для певної організації шляхом конкретизації типового статуту	АТ «Мальва», МП «Колобок», ТОВ «Іриска»	Вищою установою, якої підпорядковане підприємство, організація

Реквізити статуту: гриф затвердження вищою установою чи органом управління, назва виду документа, заголовок, текст, відмітки про погодження та реєстрацію, дата.

Статут є основою для розробки положення про структурний підрозділ. Статути розробляються для груп організаційно-правових форм підприємств (наприклад, статут орендного підприємстватощо).

Рубрикація для статуту є обов’язковою; нумерують не лише розділи, а й пункти у межах кожного розділу. Тексти ділових документів мають стандартні початки і закінчення.

Інструкція - це правовий акт, який створюють органи управління для встановлення правил, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, підприємств, окремих їх підрозділів та служб, а також посадових осіб або громадян. Інструкція належить до категорії організаційних документів, які видаються міністерствами, установами. Даний документ - це нормативний акт, що регламентує різні питання. Вирізняють інструкції посадові, з техніки безпеки, експлуатації різного устаткуваннята інші. Кожна з них має бути затверджена вищим органом управління або керівниками організації із зазначенням терміну введення інструкції в дію. Текст інструкції складається з розділів, які можуть бути поділені на пункти та підпункти. Він викладається від третьої особи або в безособовій формі. Інструкція оформляється на бланку. Формуляр має такі реквізити: найменування закладу, структурного підрозділу, виду документа, коротке формулювання змісту (заголовок), текст, посада і прізвище особи, відповідальної за її складання, підпис, дата, номер (індекс) за класифікатором.

В організації суттєву роль відіграють посадові інструкції, які визначають організаційно-правовий статус працівника в структурному підрозділі. Посадові інструкції розробляються, як правило, на основі типових посадових інструкцій для працівників окремих категорій. Розробляє та підписує посадову інструкцію керівник структурного підрозділу, затверджує її керівник організації (установи). Текст цього документа має бути коротким, точним, зрозумілим, оскільки інструкція призначена для постійного користування. Текст викладають від другої, третьої особи або у безособовій формі.

Посадові інструкції розробляються не менш ніж у двох примірниках, на загальному чи спеціальному бланку або на чистих аркушах паперу формату А4. На одному з примірників розташовують реквізити погодження та ознайомлення посадової особи з інструкцією.

Правила - це службові документи організаційного характеру, в яких викладаються настанови або вимоги, що регламентують певний порядок будь-яких дій, поведінки.

Вирізняють кілька груп правил: правила внутрішнього трудового розпорядку, правила підготовки документації до здавання в архів, правила експлуатації.

Оформляють правила на загальних або спеціальних бланках з кутовим розташуванням постійних реквізитів, оскільки цей документ вимагає також грифа затвердження. Формуляр-зразок документа наводиться нижче (рис. 4.1.).

Рис. 4.1. - Формуляр-зразок правил