Системи документації

Документаційне забезпечення управління можна визначити як діяльність спеціальних працівників або підрозділів по створенню (фіксації та оформленню) документаційної інформаційної бази на різних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій.

Співвідношення між "діловодством" та "документаційним забезпеченням управління" полягає в тому, що документаційне забезпечення управління, безумовно, є ширшим за діловодство, яке виконує роль організаційно-правового технологічного інструменту побудови документаційного забезпечення управління.

Значення документаційного забезпечення як однієї із сфер управлінської діяльності визначається рядом факторів, і насамперед його універсальністю. Основу інформаційного забезпечення будь-якої системи, у тому числі й правоохоронних органів, у наш час складають традиційні машинописні, рукописні та друкарські документи. Зрозуміло, що інформація, яка в них міститься, може бути використана (зафіксована, оброблена, систематизована, передана й т. ін.) тільки при здійсненні ряду діловодних операцій. Тому вдосконалення управлінської діяльності залежить не тільки від моральних, ділових та особистих якостей працівників апарату управління, мотивації його діяльності, раціональних організаційних структур, ефективних управлінських рішень, але й від правильно організованого документаційного забезпечення (діловодства).

Слід відзначити, що основним носієм інформації в сучасному апараті державного управління, а отже, і в правоохоронних органах є документ, за допомогою якого здійснюються ділові зв'язки. Тому раціоналізація діловодства являє собою важливий напрям наукової організації роботи працівників апарату управління, засіб оптимізації процесу управління.

Завданням діловодства є забезпечення швидкої, безперебійної та ефективної роботи органів управління шляхом якісного та своєчасного складання документів, доведення їх до виконавців, організації контролю за строками виконання документів та здачею їх в архів.

Елементами діловодства є документування та документообіг.

Документування управлінської діяльності – це запис за встановленими формами необхідної для управління інформації, тобто створення документів.

Документообіг - рух документів в органі, тобто організація роботи з документами, яка являє собою процес створення, реєстрації документів, вручення виконавцю, виконання документа, контроль за виконанням, складання номенклатури справ, групування документів у справі, експертиза наукової та практичної цінності документів, оформлення та опис справ, забезпечення їх збереження, передача справ в архів.

Документування і документообіг взаємопов'язані, хоч виконуються різними категоріями службовців.

Організацією роботи з документами займається допоміжний персонал (працівники канцелярій, картотек, секретаріатів, друкарського бюро).

Діловодство – забезпечує управління. Завдяки діловодству в управлінській діяльності здійснюється процес оперування інформацією, без якого не можна виконати головні завдання, які поставлені ними.

Залежно від кола питань, вирішуваних органом, обсягу та характеру його компетенції, порядку вирішення питань (на основі колегіальності чи єдиноначальності), а також обсягу та характеру взаємозв'язків з іншими органами (установами) формується комплекс документів органу й визначається система діловодства. Відомі три системи діловодства:

♦ централізована система передбачає, що документи вхідні, вихідні та внутрішні реєструються в одному місці (канцелярія, секретаріат).

♦ децентралізована реєстрація документів допускається в установах з річним документообігом близько 100 тис. документів, а також в тих, які мають територіально уособлені структурні підрозділи та особливі умови роботи.

♦ змішана система передбачає, що важлива внутрішня документація та листування керівництва реєструється в канцелярії, решта документів – у структурних підрозділах.

Крім загальних інструкцій з діловодства, розробляються інструктивні матеріали по окремих ділянках і питаннях роботи з документами.