Основні визначення Інструкції про порядок оформлення організаційно-розпорядчих документів

Інструкція поширюється на організаційно-розпорядчі документи – накази, розпорядження, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо і встановлює: склад реквізитів документів та вимоги до їх змісту і розташування; вимоги до бланків та до оформлення документів на них; вимоги до оформлення довідково-інформаційних документів.

Інструкція розроблена на основі таких нормативних документів:

1. ДСТУ 2732:2004. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять.

2. ДК 010–98. Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД).

3. ДСТУ 3843–99. Державна уніфікована система документації. Основні положення.

4. ДСТУ 4163–2003. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.

5. ДСТУ 1.2:2003. Національна стандартизація. Правила розроблення національних нормативних документів.

6. ДСТУ 3008–95. Документація. Звіти у сфері науки і техніки.

7. Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань, інших матеріальних носіїв інформації та ведення діловодства.

Метою створення інструкції є реалізація єдиної технічної політики університету у сфері уніфікації управлінської документації.

Основними завданнями створення інструкції є:

♦ установлення єдиних вимог до порядку розроблення, затвердження, реєстрації та ведення уніфікованих форм документів;

♦ визначення та встановлення раціонального складу форм документів.

Науково-методичне керівництво роботами з уніфікації форм документів і контроль за їх застосуванням в університеті здійснює відділ з контролю і виконання діловодства.

Документ – оформлений згідно з установленим порядком матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Уніфікована форма документа – сукупність реквізитів, установлених відповідно до завдань, що вирішуються у певній сфері діяльності і розміщених за певними правилами на носії інформації.

Система документації – сукупність взаємозв’язаних документів, що використовуються у певній сфері діяльності.

Уніфікована система документації – створена за єдиними правилами та вимогами система документації, що містить інформацію, необхідну для управління в певній сфері діяльності.

Державна уніфікована система документації – призначена для організації здійснення процесів створення і впровадження уніфікованої управлінської документації система, що забезпечує функціонування державних органів виконавчої влади, підприємств, організацій, установ, а також їхню взаємодію з фізичними та юридичними особами усіх форм власності.

Офіційний документ – документ, створений організацією або посадовою особою і відповідно оформлений.

Копія (документа) – документ, який точно відтворює інформацію іншого документа, а також усі його зовнішні ознаки чи частину їх.

Оригінал офіційного документа – перший або єдиний примірник офіційного документа.

Дублікат документа – повторний примірник офіційного документа, який має юридичну силу оригіналу.

Формуляр-зразок – модель побудови форми документа, яка встановлює сферу використання, формати, розміри полів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити.

Бланк (офіційного) документа – стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа і місцем, відведеним для змінної інформації.

Реквізити (документа) – сукупність обов’язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку та не має юридичної сили.

Колонка – площа, що використовується для певної групи чи категорії даних.

Робоча площа – виділена площа, до якої можна вносити інформацію для подальшого відтворення або передачі.

Видавець документа – установа, підприємство чи особа, що видала та підписала документ (або засвідчила іншим чином) і взяла тим самим на себе відповідальність за його зміст.

Берег – відстань між краєм аркуша форми і початком робочої площі.