Офіційно-діловий стиль складання документів

Офіційно-діловий стиль представляє собою один з функціональних стилів сучасної російської літературної мови: набір мовних засобів, призначення яких - обслуговування сфери офіційно-ділових відносин (ділових відносин між організаціями, всередині них, між юридичними і фізичними особами). Ділова мова реалізується у вигляді письмових документів, побудованих за єдиними для кожної з їх жанрових різновидів правилами. Типи документів різняться специфікою свого змісту (які офіційно-ділові ситуації в них відображені), а відповідно і своєю формою (набором і схемою розміщення реквізитів - змістовних елементів тексту документа); об'єднані вони набором мовних засобів, традиційно використовуваних для передачі ділової інформації.

Найбільш істотні ознаки ділової документації.

1. Специфіка культури офіційно-ділового мовлення полягає в тому, що вона включає в себе володіння двома різними за характером нормами: 1) текстовими, регулюючими закономірності побудови документа, закономірності розгортання його змістовної схеми, і 2) мовними, регулюючими закономірності відбору мовного матеріалу для наповнення змістовної схеми документа. Розрізнення цих двох типів норм ділового мовлення допомагає зрозуміти спрямованість і етапи розумової роботи над текстом документа: осмислення офіційно-ділової ситуації -> підбір відповідного їй жанру документа -> з'ясування відповідних жанру документа норм побудови тексту -> вибір відповідають жанром і формою документа мовних засобів.

2. Форма документа (схема, що відображає семантико-інформаційну структуру тексту) надає в розпорядження його укладача певний набір реквізитів і певну їх композицію (послідовність і порядок їх розміщення в тексті документа). 3. Упорядник, як правило, використовує традиційні для офіційно-ділового стилю мовні засоби. Такі: стилістика тексту документа (нейтральна, неекспресивна і неемоційна, та / або книжкова); та лексичні засоби (близькі до однозначності лексеми і звичні словосполучення, включаючи кліше і штампи, не кажучи вже про так званих канцеляризму - мовних засобах, вживання яких норми літературної мови обмежують сферою ділового мовлення); та морфологічні засоби (продуктивність віддієслівних іменників для називання дій; тенденція до невживання в документах особисто-вказівних займенників він, вони), і синтаксичні засоби (ускладнюють синтаксичну структуру причетні і дієприслівникові звороти, складнопідрядні речення з підрядними і з виражають логічні відношення спілками; іменні ланцюжка з родовим відмінком; синтаксична схема перерахування).

Ці та деякі інші особливості характеризують канцелярський підстиль офіційно-ділового стилю, орієнтуючи упорядника тексту документа на певний вибір і на певне сприйняття тексту документа його «одержувачем» (= читачем). Всі ці специфічні (і текстові, і мовні) власне канцелярські риси офіційно-ділового стилю закріплені в ГОСТах та посібниках, що забезпечує високий рівень стандартизації і уніфікації текстів ділової документації.

Діловий стиль - це сукупність мовних засобів, функція яких - обслуговування сфери офіційно-ділових відносин, тобто відносин, що виникають між органами держави, між організаціями або між ними, між організаціями і приватними особами в процесі їх виробничої, господарської, юридичної діяльності. Таким чином, сфера застосування ділового мовлення може бути в принципі представлена як широка мережа актуальних офіційно-ділових ситуацій і як набір відповідних жанрів документів. З цього можуть бути виведені як мінімум п'ять наслідків.

1. Широта цієї сфери дозволяє розрізняти щонайменше три підстилі (різновиди) ділового стилю: 1) власне офіційно-діловий (канцелярський, як його часто іменують), 2) юридичний (мовою законів та указів) і 3) дипломатичний. При ряді відмінностей ці підстилі близькі один до одного за своїми основними характеристиками. (Офіційно-ділові та дипломатичні документи зближує те, що вони орієнтовані на досягнення домовленості між двома сторонами або на формулювання позицій сторін, при особливо «етикетної» природі дипломатичних формул; на відміну від них для «язика законів» характерно прагнення до перерахування умов і обставин, що тягнуть за собою юридичну відповідальність.

2. Співвідношення «офіційно-ділова ситуація - відповідний жанр документа» означає, що зміст документа покриває багато реальних ділових обставин, відповідаючи не окремому обставині, а цілому їх типу - ситуації. Внаслідок цього форма і мова документів в офіційно-діловому стилі виступають як стандартизовані (відповідні єдиним зразком), і сама вимога стандартизації пронизують всю сферу ділового мовлення.

3. У сфері ділового мовлення ми маємо справу з документом, тобто з діловою папером, що володіє юридичною силою, і сам цей факт обумовлює письмовий характер реалізації мовних засобів офіційно-ділового стилю. У той же час суто письмовий характер ділового документа не може не впливати на його мову: письмова мова - мова у відсутності співрозмовника, що вимагає розгорнення і повноти викладу, бо «ситуація повинна бути відновлена у всіх подробицях, щоб зробитися зрозумілою співрозмовника.

4. У лінгвістиці прийнято протиставляти два типи текстів: інформативний (науковий, діловий) і експресивний (публіцистичний, художній). Належність ділового мовлення до першого типу пояснює деякі її особливості, і перш за все - її стилістичний характер. Гранична інформативна призначеного ділового тексту знаходить своє відображення в прагненні пише до максимально суворому й стриманого характеру викладу, а тим самим і в прагненні до використання стилістично нейтральних і / або книжкових елементів. Це, у свою чергу, виключає можливість вживання в текстах ділової мови експресивно і емоційно забарвлених мовних засобів (наприклад, розмовно-просторічної лексики або вигуків), образних засобів або слів, що вживаються в переносному сенсі - все це суперечило б вимогу точності ділового мовлення.

5. Сказане визначає і вимога однозначності, характерне для ділового мовлення. (Зазначимо в цьому плані різниця між науковою і діловим мовленням: у першій однозначність необхідна, а в другій просто неприпустима неоднозначність). Ця вимога зумовлює використання в діловому мовленні термінів або термінізірованних (близьких до однозначних) спеціальних засобів мови (ясно, що ця тенденція органічно пов'язана з юридичною силою документа, не терпить двозначності або, як говорив Л. В. Щерба, «пересудів»); такі, наприклад: постанову, резолюція - в канцелярському підстилів, позивач, відповідач - в юридичному підстилів, свідчити кому-небудь свою глибоку повагу - у дипломатичному. Не випадково дослідники відзначають, що «Професійні ідіоми, що склалися в діловій письмовій мові, виконують ту ж функцію, що терміни в наукової мови». З тієї ж причини характерно прагнення не вживати в ділових текстах особисто-вказівні займенники він (вона, воно, вони), оскільки їх використання в контексті - за наявності в ньому більше одного іменника того ж роду - може суперечити вимогам точності і ясності викладу.

Вимогою логічності й аргументованості викладу в області синтаксису ділового мовлення пояснюється велика кількість складних конструкцій. Мається на увазі велика вжиткового складнопідрядних речень із сполучниками, передають логічні відносини (придаткові причини, наслідки, умови), продуктивність всякого роду уточнень у тексті (причетні і дієприслівникові звороти, вставні конструкції), диференціація смислових відносин за допомогою складних спілок (типу внаслідок того що) і прийменників (типу на предмет чого).

Перераховані відмінні мовні риси ділового стилю (стилістичні, лексичні, морфологічні, синтаксичні) органічно вписуються в письмову сферу вживання цього стилю, у властиві йому жанри документації. Але не тільки це становить особливості норм офіційно-ділового (канцелярського) підстилі.

Всі ми так чи інакше, частіше або рідше стикаємося у своїй життєвій практиці з необхідністю подати заяву, скласти довіреність і т. п. Але при цьому кожен раз ми, як правило, натрапляємо на труднощі, пов'язані зізнанням (або, вірніше, незнанням) форми документа. Таким чином, з'ясовується, що зміст культури мовлення стосовно до ділового спілкування не може бути обмежене лише рамками лінгвістики, це питання не тільки підбору мовних засобів, але і ще чогось більшого.

Початок наших труднощів відноситься не до тієї стадії, коли ми вже працюємо над складанням самого тексту документа, а до більш раннього моменту, коли нам треба прийняти рішення про необхідність складання того чи іншого документа. Інакше кажучи, перше наше вплив у цьому плані - розумове - лежить в екстралінгвістичної (позамовною) сфері. Спробуємо уявити собі схему внутрішньої роботи, що проробляється кожним в плані складання будь-якого документа.

1. Пише (поки ще майбутній пише), опиняючись пов'язаних зі сферою офіційно-ділових відносин, стикаючись з будь-якими обставинами у сфері ділових відносин, перш за все повинен дати собі досить ясний звіт про характер ситуації, що офіційно-ділової ситуації. Ця ситуація і диктує вибір відповідного документа: якщо вам необхідно про щось просити будь-яку організацію (керівництво цієї організації), потрібний документ виявляється заявою; якщо ви проробили для цієї організації якусь роботу і хочете, щоб вам її оплатили, це буде рахунок і т. д. Отже, перший етап у діяльності пише в сфері ділового спілкування: з'ясування характеру офіційно-ділової ситуації і вибір відповідно до неї жанру документа.

2. Вибір жанру документа обумовлює необхідність знання форми (схеми) відповідного документа. Передбачається (в ідеалі), що пише вона знайома (в силу його професійної підготовки, з якого-небудь довідника або завдяки тому, що хтось підказав потрібний йому зразок). А вибравши відповідний ситуації жанр документа, він вибрав тим самим і єдино можливу в даному випадку форму документа.

Під формою документа розуміються сума його реквізитів і змістовно-композиційна схема - їх взаємозв'язок, послідовність і розташування. І тільки тепер, коли обраний жанр документа, а тим самим і його форма, виникає проблема мовного наповнення документа. Отже, схема обумовленості вибору в здійсненні реалізації ділового мовлення така: типова офіційно-ділова ситуація -> жанр документа -> форма документа -> мовне наповнення документа.

Основні відмінності між текстовими та мовними нормами зводяться до наступного: для текстових норм важливі вимоги до побудови певних типів і частин тексту, для мовних норм характерно обмеження можливості вживання мовних одиниць у контексті документа. Автономність цих двох типів норм доводиться можливістю нормативності одних при порушенні норм інших, пор.: Можливість мовних помилок в правильно побудованому документі і, навпаки, помилково побудований документ при загальній мовної правильності.

У процесі складання ділового тексту вибір його жанру грає роль пускового механізму, що включає дію конкретних текстових норм: у мовному свідомості пише виникає якийсь «зразок», або еталон, що покриває і загальну схему тексту документа, та його постійні та змінні елементи, і їх порядок і розташування. При цьому текстові норми документів можна розрізняти за ступенем жорсткості / гнучкості організації: залежно від того, фіксують зазначені норми такі ознаки, як (а) набір параметрів (реквізитів), (б) їх послідовність, (в) їх просторове розташування. Можна відзначити щонайменше три ступені жорсткості текстових норм.

1. Перший тип тексту представляє собою зразок-матрицю. Він характеризується фіксованістю всіх трьох основних параметрів організації тексту: (а) набору змістовних елементів (реквізитів), (б) їх послідовності, (в) їх просторового розташування. Тут має місце найбільш жорстке обмеження на всі параметри, найбільш повна уніфікація документів, таких, як, наприклад, довідка або довіреність. Жорсткість організації робить схему особливо прозорою, пор. наведену вище схему довіреності.

Для зразка-матриці істотною є фіксована організація постійних елементів змісту в таких типах текстів, як готові бланки довідки або анкети: в них на перший план виступає роль пробілів для позначення змінних елементів у тексті. Інакше кажучи, складання таких документів пишучим різко обмежує його свободу: йому в принципі доводиться не складати текст документа, а відповідати на питання (як в анкеті) або заповнювати графи (як в довідці або, у менш явному вигляді, в довіреності). І з точки зору труднощі складання документа зразки-матриці вимагають від пише мінімуму зусиль, постійно прямо вказуючи на те, що і де він повинен писати.

Така жорсткість організації тексту (і відповідно перевага постійних елементів тексту над змінними) може призводити до диференціації подібних документів з так званим ключовими словами.

2. Другий тип тексту представляє собою зразок-модель. Він демонструє більший (у порівнянні зі зразком-матрицею) рівень гнучкості норми, велику свободу - при фіксованості двох основних параметрів тексту: (а) набору основних змістовних елементів (реквізитів) і (б) їх послідовності. Але і тут форма документа досить жорстка, див. наведену вище схему заяви, з єдиним по суті «творчим» реквізитом: (4) формулювання прохання (чи скарги) та її аргументації. Ця жорсткість і відповідно сила відчуття схеми дозволяють пародійно обіграти форму документа, наповнюючи його в тексті художнього твору абсолютно не властивим ділового мовлення матеріалом. Сюди ж, до текстів типу зразка-моделі, належить велика частина різновидів ділових листів. Для них, зокрема, характерно розміщення тексту листа на бланку; тим самим виявляються повідомленими такі реквізити, як повне і коротке найменування організації-адресанта, її поштова адреса, номер телефону та телефаксу, дата підписання та / або відправлення документа.

Жорсткість зразка-моделі може призводити до перетворення тексту документа в зразок-матрицю.

3. Третій тип тексту представляє собою зразок-схему. Це найменш жорсткий тип організації документа, що характеризується тільки одним параметром (а) фіксованості набору основних елементів змісту (реквізитів), причому частіше за все має місце вживання реквізиту в якості початкового елемента, що визначає сам тип тексту.