Особливості складу і оформлення ділових листів, необхідні і обов’язкові реквізити

Службові листи - узагальнена назва великої групи управлінських документів, які служать засобом спілкування з установами та приватними особами, повідомлення чого-небудь, повідомлення про що-небудь.

Службові листи застосовують для розв'язання численних оперативних питань, що виникають в управлінській діяльності, звідси випливає різноманітність змісту листів: запити, повідомлення, запрошення, претензії, зміни, уточнення, завдання, повідомлення, роз'яснення, нагадування, підтвердження, рекомендації, пропозиції, зауваження, прохання, вимоги і т.п.

Так як службові листи виступають сполучною ланкою між підприємствами, установами та організаціями, вони займають до 80% вхідної та вихідної документації установи. Тому, прагнучи до скорочення документообігу, насамперед слід звернути увагу на обґрунтованість складання цієї групи документів. Лист має складатися тільки в тих випадках, коли неможливо вирішення питання при усному спілкуванні (зняття питання по телефону або в особистій розмові).

Текст службового листа повинен бути простим, тобто висвітлювати одне питання. Це не тільки спростить технічні операції по обробці листів в установі-одержувача (насамперед реєстрацію, контроль, формування в справи), але і прискорить виконання документів, так як при наявності у листі кількох питань знімається копія або встановлюється черговість виконання питань. Тому, якщо з одним адресатом треба вирішити кілька питань, по кожному слід скласти окремий документ. Кілька запитань викладаються в одному листі лише у випадку їх взаємопов'язаності.

Текст листа, як правило, складається з двох частин. В першій частині викладаються мотиви, що спонукали скласти документ, тут же можуть бути зроблені посилання на рішення вищих органів, які були підставою складання листа. У другій частині викладається основна частина документа, заради якої він складався: висновки, прохання, пропозиції, зауваження тощо Враховуючи постійне зростання обсягів інформації, з якою доводиться знайомитися працівникам управлінського апарату, для активізації сприйняття інформації листи можна рекомендувати змінити традиційний порядок викладу тексту листа і починати його з істоти питання, поміщаючи докази і доводи по другу частину. Листи з нескладних, заздалегідь обговорених питань можуть складатися з однієї основної частини, без пояснень.

Рекомендується уникати у листі категоричних виразів, що досягається вступними словами і конструкцією: мабуть, як і раніше, як відомо, якщо можливо і т.п.

Повагу до адресата допомагають висловити дієприслівникові обороти типу: "уважно розглянувши Ваші пропозиції...", "Ретельно вивчивши Ваші зауваження...".

Незважаючи на різноманітність питань, що відображаються у листах, при обґрунтуванні дій використовується обмежений набір початкових та прикінцевих словосполучень і виразів: "Гаразд обміну...", "У порядку винятку...", "у Зв'язку...", "В відповідно... " та ін.

Причини прийняття рішень також формулюються за допомогою зворотів: "враховуючи", "вважаючи", "беручи до уваги", "розглядаючи", "керуючись" і т. д.

Так як лист оформлюється на бланку, його текст не слід починати із зазначення найменування установи-автора, воно вже є в самому бланку.

Листи оформлюються на спеціальному бланку для листів.

Листи, надіслані з установи, діляться на дві групи - ініціативні і відповідні. Якщо лист є відповіддю, укладач вказує дату і номер ініціативного документа, на який він відповідає. Цей реквізит переноситься на бланк з ініціативного листа при остаточному оформленні листи-відповіді.

За характером інформації листи можна розділити на велику кількість різновидів.

Супровідний лист - часто складається документ, котрий інформує адресата про направлення до нього додаються до листа документів. Складання супровідного листа допустимо лише з тому випадку, якщо необхідно щось пояснити або доповнити прикладеним документам вказати термін виконання, пояснити причину затримки, роз'яснити складні моменти і т.і.

Починаються листи цього різновиду словами: "Надсилаємо","Направляємо?', "Повертаємо", "Додаємо" тощо, далі вказуються заголовки та пошукові ознаки (дата і номер) направляється документа. Зазвичай текст супровідного листа дуже короткий, уміщається на форматі А5 і не має самостійного заголовка. Наприклад:

Направляємо Вам на рецензування рукопис "Програми курсу "Організація інформаційного забезпечення управління". Програма передбачається як типова для вищих навчальних закладів, які мають спеціалізації "менеджмент" або "організація управління". Відгук просимо надіслати до 12 вересня 2007 р. Додаток: на 24 арк. в 1 прим.

або

Направляємо Вам "Інструкцію по застосуванню плану рахунків бухгалтерського обліку фінансово-господарської діяльності підприємств". Текст інструкції дається з урахуванням змін, внесених наказом. Міністерства фінансів Російської Федерації від 28 грудня 2014 року № 173. Враховуючи, що Інструкція вводиться в дію з 1 січня 2007 р., пропонуємо ознайомити з нею усіх зацікавлених працівників фінансових служб. Додаток: інструкція.

У всіх інших випадках, коли супровідний лист не несе будь-якої інформації, воно буде зайвим і не повинно складатися.

Листи-запрошення адресатові пропонують взяти участь у якому-небудь проведеному заході. Вони можуть адресуватися як конкретним особам, так і установам.

В них розкривається характер проведеного заходу, зазначаються строки проведення та умови участі у ньому.

Рекламний лист - різновид інформаційного листа, направляється конкретному адресатові та містить докладний опис рекламованих послуг або товарів.

Цей вид листів отримав поширення з створенням госпрозрахункових і кооперативних організацій. Його мета - спонукати адресата скористатися пропонованими послугами. Текст листів відрізняється конкретністю, чіткістю і повнотою інформації. В таких листах адресу або телефон організації-автора вказується окремо. Нижче наводимо приклад оформлення рекламного листа.

Інформаційний лист - повідомляє адресата про якийсь факт чи заході, Найбільш часто з допомогою інформаційних листів пропагують діяльність будь-яких організацій, що випускають продукцію, яка видається літературу.

Лист-повідомлення за своїм стилем близько до листів-запрошень та інформаційних листів. Складається для конкретного адресата і найчастіше є відповіддю на запит.

Лист-підтвердження містить повідомлення про отримання будь-якого відправлення (листа, телеграми, переказу, бандеролі, товарів, цінностей тощо), про те, що раніше складений документ залишається в силі (наприклад, договір, інструкція тощо). Лист може підтверджувати будь-якої факт, дію, телефонна розмова. Починається цей різновид листа словами, утвореними від дієслова "підтверджувати".

Напрямок таких листів є обов'язковою частиною ділових відносин. Своєчасність їх відправлення дозволяє адресату зняти питання з контролю і виключає відправлення їм листів-нагадувань.

Лист-нагадування-містить вказівку на наближення або закінчення строку виконання якого-небудь зобов'язання або проведення заходи. Такий лист може бути особливо лаконічним і містити одну заключну частину.

Цей різновид листів, як правило, починається словом "Нагадуємо".

Гарантійний лист - документ, що забезпечує виконання викладених у ньому зобов'язань. В ньому адресата зазвичай гарантується оплата або надання чогось (місця роботи, проведення досліджень тощо). Ці листи мають підвищену правову функцію, тому виклад тексту має бути гранично чітким і ясним.

Гарантійні листи зазвичай мають два підписи (керівника і бухгалтера), на них проставляється печатка.

Ініціативні листи - це листи, що потребують відповіді. Велика категорія таких листів висловлює прохання (пропозиція, запит) до адресату у вирішенні будь-яких питань. Це найпоширеніша різновид листів, тематика яких не обмежена. Однак їх характер передбачає варіантність позитивного або негативного рішення поставленого питання.

Листи-відповіді за своїм змістом носять залежний характер від ініціативних листів, так як тема їх тексту вже задана і залишається викласти характер вирішення поставленого в ініціативному листі питання: прийняття або відмову від пропозиції, виконання прохання. Відповідь завжди повинна бути викладений у конкретній та чіткій формі: всели прохання можуть бути задоволені, якою мірою, в які терміни. Якщо лист містить відмову, він повинен бути добре аргументований.

Телеграма - вид документа, який визначається способом передачі інформації каналами телеграфного зв'язку. Своєчасність передачі і отримання інформації багато в чому визначають своєчасність і правильність прийняття рішення. Тому, щоб забезпечити термінове отримання інформації, вона передається по телеграфу. Для передачі факсимільного копії документа, а також схем, креслень і малюнків використовуються фототелеграми або факси (факсимільні повідомлення), електронна пошта.

Категорія і вид телеграми зазначаються перед адресатом. Наприклад, "урядова", "термінова", "засвідчена", "з повідомленням про вручення", "з оплаченою відповіддю" та ін. Найчастіше відправляють термінові телеграми і прості. Термінова повинна прийти до адресата за час до 3-х годин, а проста - до б годин. У телеграмі дається точна адреса, найменування установи, якщо відомо - найменування посади, прізвище (з ініціалами або без них) одержувача. Для здешевлення вартості телеграми і спрощення її обробки урядові установи і організації мають багато зареєстрований на телеграфі умовний або скорочений адресу. Адреса в телеграмі друкується окремою рядком.

У телеграмі, направленій на кілька адрес, кожен адреса вказується індивідуально. Якщо телеграма адресується більше ніж у чотири адреси, додається покажчик розсилки, складений і підписаний виконавцем, підготували текст телеграми. Друкується адресат прописними літерами. Текст телеграми друкується на чистому аркуші паперу на одній стороні через два інтервали також прописними літерами. Між словами в телеграмах робиться пропуск у два удари. Текст друкується, починаючи з абзацу, далі червоні рядки і абзаци не допускаються. Адреса і текст друкуються без переносів слів. Викладається текст гранично стисло. Він повинен складатися з одного логічного елемента ув'язнення. Лише у виняткових випадках можна допустити короткий доказ.

Велике значення при складанні телеграми слід надавати вибору слів, більш точно передають зміст. Телеграма пишеться особливим телеграфною мовою, по змозі без прийменників, сполучників, знаків знаки. Смислові відтінки слів і їх зв'язок передаються порядком розташування слів у реченні та їх закінченнями, Якщо знаки пунктуації все ж необхідні, так як мають смислове значення, вони пишуться скорочено малими літерами: точка - точка; кома - зпт; двокрапка - двтч; лапки - квч; дужки - скб.

Словами в телеграмі завжди пишуться цифрові дані і такі знаки, як № - номер;"-" мінус;"+" - плюс;! - знак оклику;? - знак питання; % - відсотки;: -поділ та ін. Дати позначаються арабськими цифрами: число, місяць, рік. Між цифрами розділові знаки не ставляться. Закінчується телеграма зазначенням її індексу. Відповідна телеграма друкується з зазначенням індексу ініціативного документа, на який дається відповідь, без слів "Ваш", "На Ваш". Тому сам текст не слід починати і закінчувати цифрами. Після тексту вказуються найменування посади та прізвище особи, яка підписала телеграму. Підпис у телеграмі оформляється окремим рядком.

Після тексту проставляється розмежувальна риса, під якій зазначаються службові відомості, які не підлягають передачі: адреса відправника, зазначення посади, підпис і розшифровка підпису відправника, дата підпису, який проставляється підписує телеграму.

Текст службової телеграми завіряється печаткою. Складається телеграма в двох примірниках. Перший, підписаний віддається для передачі, а другий підшивається у справу.