Лекція 5. Інформаційно-довідкові документи

Переважна більшість документів, що відправляються з установ і фірм і направляються їм, є інформаційно-довідковими. Вони містять інформацію про фактичний стан справ у закладах, яка служить підставою для прийняття розпорядчих документів, До інформаційно-довідкових документів належать: довідки, доповідні і пояснювальні записки, зведення, огляди, акти, листи, телеграми телефонограми, Вони носять допоміжний характер по відношенню до організаційно-розпорядчим документами, не є обов'язковими до виконання на відміну від них. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або може бути лише прийнята до відома.

Довідки-документи, що містять текстову та (або) табличну узагальнену інформацію з якого-небудь певного питання, про стан справ, характерні показники, опис та підтвердження тих чи інших фактів і подій.

Довідки зазвичай ділять на дві групи - з інформацією про факти та події службового характеру і видаються зацікавленим громадянам та установам, що засвідчують якийсь юридичний факт. Найбільш численною і щодня складається є друга група довідок. Це довідки про підтвердження займаної посади, заробітної плати, місці проживання, наявності утриманців і т.п. Так як ситуації, з приводу яких ці довідки видаються, як правило, типові, застосовуються уніфіковані трафаретні бланки. Іноді форми бланків таких довідок додаються до нормативними актами.

Крім зазначення назви відомства, установи, виду документа (довідка), дати та номера ці бланки мають видрукуваний типової текст. Наприклад, форма довідки про доходи фізичної особи за рік.

Текст довідки зазвичай починається з вказівки в називному відмінку прізвища, імені та по батькові особи, про яку подаються відомості. В кінці довідки дається назва установи, куди вона видається. В тексті такий довідки не повинно бути архаїчних зворотів, що містять непотрібні слова типу "справжня довідка", "дійсно вчиться"\л т д. довідці ставляться дати її підписання і видачі. Текст довідки засвідчується підписом та печаткою,

Довідки інформаційного характеру відображують індивідуальні ситуації. Вони складаються за запитом подаються у встановлені терміни. Довідки, що направляються за межі установи, оформлюється на загальному бланку, а подаються всередині установи - оформляються на чистому аркуші паперу, але мають ті ж реквізити. Лише на місці назви установи-автора буде вказано структурний підрозділ.

Дата, адресат, заголовок, текст, підпис - обов'язкові реквізити цих двох різновидів довідок, Заголовок довідки може містити період часу чи дату, на яку припадають наведені в довідці дані.

Доповідні та пояснювальні записки служать для передачі інформації з одного рівня управління на інший і часто є підставою для видання розпорядчих документів.

Доповідна записка-документ, адресований керівнику даної або вищестоящої установи і що інформує його про ситуацію, що ситуації, що мав місце явищі або факті, про виконану роботу, що містить висновки та пропозиції укладача. Вона готується як за ініціативою автора, так і за вказівкою керівництва. Мета ініціативної доповідної записки - спонукати керівника прийняти певне рішення. Тому текст доповідної записки чітко ділиться на дві частини: перша - констатуюча (описова), де викладаються мали місце факти або описується ситуація, і друга - де викладаються пропозиції, прохання. Доповідні записки, інформують керівника про хід робіт, можуть представлятися регулярно.

Тексту доповідної записки обов'язково передує заголовок, Як і у довідках, від адресата залежить оформлення цього виду документів. Доповідні записки, подаються керівнику структурного підрозділу або керівника установи, оформляються на простому аркуші папери за типом загального бланка. Машинописним способом відтворюються реквізити: найменування структурного підрозділу-автора, вид документу (доповідна записка), дата. Підписує внутрішню доповідну записку укладач. Зовнішня доповідна записка, що адресується у вищестоящі інстанції, оформляється на загальному бланку установи і підписується керівництвом.

Пояснювальна записка - документ, що пояснює зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо) або пояснює причини якої-небудь події, факту, вчинку. Пояснювальні записки за змістом можна розділити на дві групи. До першої належать документи, найчастіше супроводжують основний документ (план, звіт) і пояснюють зміст окремих положень основного документа. Вони оформляються на загальному бланку установи. Другу групу складають пояснювальні записки з приводу будь-яких подій, що склалися ситуацій, вчинків і поведінки окремих працівників. Текст таких записок повинен бути переконливим, містити неспростовні докази. Як і внутрішні доповідні записки, вони оформляються на чистих аркушах паперу з відтворенням тих же реквізитів і підписуються укладачем.

Акт-документ, складений декількома особами для підтвердження встановленого факту, події, дії. Найчастіше акти складаються комісіями як постійно діючими, так і призначуваними розпорядчим документом (зазвичай наказом).

В окремих випадках акт може бути складений одним або кількома посадовими особами. Приводи для складання акта можуть бути різними, звідси і велика кількість різновидів актів: акти ліквідації (установ, підприємств, організацій); прийому-передачі (при зміні керівництва, передачі справ, матеріальних цінностей тощо); дегустації; прийому об'єктів; проведення випробувань; знищення справ, зіпсованих товарів тощо; списання; інвентаризації; нещасних випадків, аварій та ін. Якщо немає встановленої нормативним документом форми акта, то незалежно від різновиди вони складаються за єдиною схемою.

Передусім члени комісії повинні вивчити істота питання, що підлягає відображенню в акті, а також законодавчі та нормативні документи, що регулюють дане питання. Текст акта поділяється на три частини: вступ, констатуюча частина і висновки.

Текст введення у всіх актах формалізований. В ньому вказується підстава для складання акта, перелічуються особи, що становлять акт (можуть бути вказані і присутні при цьому особи). Починається ця частина акта словом "Підстава", яке друкується через 2-3 інтервалу після назви, з абзацу. Після слова "Підстава" ставляться дві точки і вказується найменування розпорядчого документа в називному відмінку, автор, дата, номер та заголовок.

Прізвища членів комісії та присутніх розташовуються по алфавітом. У назву посади входить і назва установи. Констатуюча частина починається з абзацу. У ній викладаються цілі, завдання та істота роботи, виконану укладачами акта, її результати. Результати роботи можуть бути оформлені таблицею. У заключній частині акту робляться висновки даються або рекомендації. Ця частина тексту не обов'язкова. Акт може закінчуватися констатацією фактів.

Після тексту перед підписами при необхідності вказують кількість складених примірників акта і їх місцезнаходження. Ця частина акта також не обов'язкова.

Договір - це письмова угода двох або більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення господарських взаємовідносин. Договір може бути укладений між приватними особами й організацією та між організаціями. Цивільний кодекс передбачає різні типи договорів.

Договір постачання - це договір, за яким організація-постачальник зобов'язується в певні терміни передати організації-покупцеві у власність певну продукцію, а організація-покупець зобов'язується оплатити продукцію за встановленими цінами.

Договір підряду - це договір, за яким підприємець-підрядник зобов'язується виконати певний обсяг робіт підприємству-замовнику.

Договір про матеріальну відповідальність - це договір, за яким одна сторона бере на себе повну матеріальну відповідальність за прийняті матеріальні цінності й зобов'язується дотримуватися встановлених договором правил зберігання, обліку, відвантаження, а інша сторона зобов'язується створити нормальні умови праці матеріально відповідальним особам.

Договір про спільну діяльність - це договір, що укладається між двома й більше організаціями для проведення спільних досліджень, будівництва, експлуатації підприємств. Укладаючи цей договір, сторони визначають розмір і характер внесків: грошові; майнові, трудова участь.

Договори щодо створення нових форм господарювання - це договори, які спрямовані на організацію асоціацій, малих підприємств, комерційних банків, орендних підприємств. Для створення асоціацій необхідно укласти установчий договір.

Установчий договір - це договір, що закріплює взаємні права та обов'язки всіх учасників створення асоціації. Звичайно ж, назвати всі договори з господарської діяльності неможливо, оскільки їх багато: це і договір про одержання позики, договори про посередницькі послуги, договори оренди, договір на здійснення кредитно-розрахункового обслуговування тощо. Крім договорів з господарської діяльності, виділяють ще трудові договори.

Трудовий договір - це угода між особою, що наймається на роботу, та керівником установи, організації або уповноваженим ним органом. За цим договором працівник зобов'язується виконувати певну роботу, а керівник - виплачувати йому заробітну плату та забезпечувати належні умови праці.

Реквізити:

♦ назва документа.

♦ зазначення місця укладання й дати.

♦ вступна частина (точні й повні назви сторін, їх представників (прізвище, ім'я, по батькові), повноваження, на підставі яких вони діють).

♦ зміст договору.

♦ термін виконання договору.

♦ кількісні та якісні показники продукції.

♦ зазначення ціни робіт (продукції) і загальної суми.

♦ порядок виконання роботи.

♦ порядок розрахунків між сторонами.

♦ додаткові умови до договору.

♦ вказівки на майнову відповідальність за повне або часткове невиконання договору.

♦ порядок і місце розв'язання суперечок.

♦ загальний термін дії договору.

♦ юридичні адреси сторін, що укладають договір.

♦ власноручні підписи сторін.

♦ печатки установи або обох сторін, які укладають договір.

Договір вважають укладеним тоді, коди сторони дійшли згоди з усіх пунктів і відповідно оформили його письмово.

Трудова угода - це документ, яким регламентуються стосунки між установою і позаштатним працівником. Трудова угода, укладена зі штатним працівником, визначає коло його доручень, які виходять за межі безпосередніх службових обов'язків.

Реквізити:

♦ назва виду документа.

♦ заголовок.

♦ місце складання.

♦ дата.

♦ текст з переліком повноважень і зобов'язань сторін.

♦ юридичні адреси сторін.

♦ підписи.

♦ печатка установи.

Трудова угода складається в декількох примірниках, один з яких передається виконавцю, а решта зберігаються у справах організації-замовника.

Контракт - це правовий документ, що засвідчує певну домовленість між підприємством, організацією чи установою й працівником про умови спільної виробничої й творчої діяльності. Згідно із Законами України "Про підприємство", "Про власність", "Про освіту" громадяни через контракт реалізують право розпоряджатися своїми здібностями до праці.

Реквізити:

♦ назва виду документа із стислим зазначенням його призначення.

♦ дата й місце підписання.

♦ орган, що наймає працівника.

♦ посада, прізвище, ім'я, по батькові того, кого наймають.

♦ термін дії контракту.

♦ текст.

♦ підписи сторін - укладачів контракту.

♦ печатка, що засвідчує підпис наймача.

♦ структура тексту:

♦ загальні положення.

♦ функції та обов'язки керівника (фахівця).

♦ компетенція і права керівника (фахівця).

♦ матеріальне та соціально-побутове забезпечення

♦ відповідальність сторін, вирішення спорів.

♦ зміна й розірвання контракту.

♦ адреси сторін та інші відомості.

Контракт складається у двох примірниках - по одному для кожної сторони; про це зазначається у тексті контракту.

Анотація - це коротка характеристика змісту книги, статті, рукописного тексту тощо. У ній наводяться найважливіші питання роботи, викладається її зміст і дається оцінка. Анотація допомагає під час добору й вивчення літератури з будь-якого питання, скорочує час на ознайомлення із змістом самої праці. Анотація може бути подана двома мовами: мовою тексту та однією з іноземних. У кінці анотації називаються категорії читачів, для яких рекомендовано анотовану книгу.

Відгук - це документ, що містить висновки уповноваженої особи (або кількох осіб) чи установи щодо запропонованих на розгляд вистави, творів мистецтва, фільму та інше.

Реквізити:

♦ назва виду документа.

♦ заголовок.

♦ текст, який містить:

- вступ;

- короткий виклад основних положень аналізованої роботи;

- висновок з пропозиціями, оцінкою та критичними зауваженнями.

♦ підпис.

♦ печатка.

♦ штамп підтвердження підпису.

♦ дата.

За потреби підпис особи, яка написала відгук, завіряється секретарем (вченим секретарем) установи за допомогою спеціального штампа.

Рецензія - це критичний відгук (дає аналіз і оцінку) на художній твір, друковану наукову працю тощо. Мета рецензії – рекомендація твору до друку, захисту.

Реквізити:

♦ назва виду документа.

♦ заголовок (який містить назву рецензованої роботи, прізвище та ініціали її автора, рік публікації, назву видавництва).

♦ текст, що складається з двох частин:

- короткий виклад змісту роботи;

- висновки, зауваження, оцінки автора рецензії.

♦ підпис та посада особи.

Висновок - це документ, у якому уповноважені особи, комісія або установа викладають свої зауваження, оцінки, рішення щодо окремого питання. Висновок передається до вищих органів для розгляду й затвердження.

Реквізити:

♦ назва виду документа

♦ заголовок

♦ текст, що складається з двох частин:

- у першій подаються загальна оцінка питання (документа) і загальні пропозиції;

- у другій містяться конкретні зауваження, викладені по пунктах. відсутність зауважень і пропозицій констатується вкінці висновку.

♦ підписи.

♦ дата.

♦ печатка.

Підписуючи висновок, уповноважені особи вказують свою посаду.

Звіт – це письмове повідомлення про виконання певної роботи. Звіти бувають статистичні й текстові. Статистичні звіти пишуться на спеціальних, виготовлених друкарським способом бланках, текстові – на звичайному папері.

Реквізити:

♦ штамп установи.

♦ назва виду документа.

♦ заголовок (вказуються установа, напрям діяльності, звітний період).

♦ текст, який має такі частини:

- вступ (вказуються завдання, які було поставлено перед установою за звітний період):

- основна частина (опис та аналіз виконаної роботи);

- висновки (пропозиції, зауваження, перспективи на майбутнє).

♦ підпис керівника установи або особи відповідальної за складання звіту.

♦ дата складання.

♦ печатка.

Великий за обсягом звіт поділяється на частини, кожна з яких має свій заголовок. У звітах, які не виходять за межі структурного підрозділу, печатка, штамп установи не ставляться.

План - це документ, що визначає точний перелік запланованих до виконання робіт чи заходів, їх послідовність, обсяг, тимчасові координати керівників та конкретних виконавців. За терміном виконання плани поділяються на:

♦ перспективні (охоплюють декілька років);

♦ річні;

♦ піврічні;

♦ квартальні;

♦ місячні;

♦ тижневі;

♦ щоденні.

За структурою розрізняють прості та складні плани. Основний зміст плану викладається у формі тексту або таблиці. Кожен пункт плану складається з трьох обов’язкових частин:

♦ зміст роботи;

♦ термін виконання;

♦ виконавці.

Плани підписуються особами, відповідальними за їх виконання, або керівниками установи. Затверджується план колегіальним органом або керівником установи. Деякі види планів перед затвердженням узгоджуються з вищими або суміжніми установами.

Реквізити:

♦ назва установи (структурного підрозділу).

♦ назва виду документа.

♦ заголовок (вказується період на який складено план).

♦ текст.

♦ підписи.

♦ дата складання.

♦ гриф узгодження.

♦ гриф затвердження.

♦ печатка.

Оголошення - це документ, у якому подається потрібна інформація, адресована певному колу зацікавлених осіб. За змістом оголошення поділяються на два види:

♦ оголошення про майбутню подію;

♦ оголошення про потребу в послугах або можливість їх надання.

Оголошення про майбутню подію має такі реквізити:

♦ назва виду документа.

♦ текст, що містить: - дату;

- місце;

- організатора;

- зміст (порядок денний) події;

- коло осіб, які запрошуються на подію;

- умови входу (платний чи вільний).

♦ підпис (назва установи або колегіального органу, прізвище або посада особи, яка дає оголошення) - якщо потрібно.

Оголошення про потребу в послугах або можливість їх надання містить такі реквізити:

♦ назва виду документа.

♦ заголовок.

♦ текст.

♦ адреса автора оголошення.

Часто в оголошеннях цього виду на місці назви документа („Оголошення”) розміщують (для економії місця, стислості та інформаційної насиченості) заголовок, функцію якого виконує ключове слово чи словосполучення з тексту: „Найму”, „Продам”, „Потрібні”, „Робота за кордоном” тощо. Обсяг адреси визначає автор оголошення (поштова, телефакс, маршрут проїзду). Текст оголошень обох видів може бути різним за обсягом: від максимально стислого до розгорнутого, який наближається до проспекту. Сучасні економічні відносини створюють передумови того, що часто оголошення наближаються до реклами за стилем викладу: в них використовуються риторичні звертання та запитання, оцінні, емоційно насичені слова, прикметники у формі ступенів порівняння, неповні речення тощо.